1.2.4.8. 1. Các hoạt động đấu thầu
Do đặc tính của ngành tư vấn thiết kế xây dựng, công ty không hề có hoạt động thu mua sản phẩm cung ứng nhằm tạo giá trị gia tăng, công việc chính của công ty và đấu thầu để nhận được hợp đồng thiết kế qua đó tạo doanh thu cho công ty.
Đấu thầu tư vấn thiết kế công trình xây dựng có 2 loại cơ bản:
Loại 1: nhà đầu tư sẽ ra một số yêu cầu về công trình làm họ muốn thiết kế, như
kiểu dáng, kết cấu, thông số kỹ thuật, công dụng, giá cả…(ví dụ một nhà đầu tư muốn xây một khu chung cư với 3 khối nhà, không gian xanh là 30% diện tích, các phòng ở thông thoáng…) sau đó sẽ tiến hành mời thầu. Các công ty được mời thầu sẽ thiết kế bản vẽ theo các yêu cầu trên của nhà đầu tư. Sau quá trình xem xét, so sánh, bản thiết kế nào phù hợp sẽ được nhận.
Loại 2: nhà đầu tư sẽ mời các công ty đấu thầu một công trình không hề có bất
cứ yêu cầu nào. Các công ty nhận đấu thầu sẽ xác định những yếu tố, yêu cầu cho công trình như kiểu dáng, kết cấu, thông số kỹ thuật, công dụng…và sau cùng là giá cả. Công ty nào đưa ra được những yếu tố và yêu cầu phù hợp nhất sẽ được nhận và tiến hành công việc thiết kế.
Quy trình đấu thầu
Lập hồ sơ dự thầu: hồ sơ dự thầu bbao gồm một số tư liệu như thông báo mời
thầu, giấy ủy quyền, đơn dự thầu, đảm ảo dự thầu, các thông tin về năng lực, các thông số kĩ thuật, giấy tờ chuyên môn về thiết kế công trình… Trong đó, nhà thầu phải xác định rõ giá dự thầu và biểu giá, các đơn giá của Nhà thầu đưa ra là cố định và không được thay đổi. Về mặt tư liệu chứng minh kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu, các
nhà thầu thường phải làm việc ít nhất 3 năm trở lên cho các công trình lớn, kèm theo đó là kinh nghiệm thiết kế các công trình tương tự về nội dung kĩ thuật và mức độ phức tạp với dự án trong khoảng 3 năm trở lại, các giấy tờ về trình độ và kinh nghiệm các cán bộ kĩ thuật thực hiện hợp đồng, báo cáo tình hình tài chính, kiểm toán của nhà thầu trong 3 năm trở lại và các thỏa thuận liên quan để chủ đầu tư xác minh các điều kiện trên. Công ty cũng hoạt động được hơn 3 năm, với kinh nghiệm thiết kế nhiều công trình nên kinh nghiệm và năng lực của công ty hoàn toàn được các nhà đầu tư tin tưởng.
Sau khi xong hồ sơ dự thầu, các nhà thầu nộp hồ sơ và bước sang khâu mở thầu và đánh giá. Đánh giá hồ sơ dự thầu thực hiện theo trình tự : đánh giá sơ bộ hồ sơ dự án, đánh giá chi tiết hồ sơ dự án, xếp hạng hồ sơ ự thầu theo đánh giá và đề nghị trúng thầu.
Khâu đánh giá sơ bộ hồ sơ dự án gồm 3 bước. Bước 1, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ so với các yêu cầu chủ đầu tư đưa ra, bước 2, các hồ sơ không hợp lệ sẽ bị loại và cuối cùng là nhiệm vụ làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu khi có yêu cầu của chủ đầu tư. Sau đó đến khâu đánh giá chi tiết hồ sơ dự án. Ở đây, chủ đầu tư sẽ tiến hành đánh giá về mặt kĩ thuật, tài chính và hiệu chỉnh những sai lệch. Trong đó, yếu tố kĩ thuật đóng vai trò quan trọng nhất tới thành công của hồ sơ. Sau cùng là xếp hạng và hồ sơ tốt nhất sẽ được chọn. Quá trình đánh giá hồ sơ phụ thuộc rất nhiều và o trình độ cũng như công nghệ của đội ngũ thiết kế và đây cũng là yếu tố chính quyết định thành công của doanh nghiệp.