3.2.1.1. Căn cứ pháp lý
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn được thành lập trên cơ sở Quyết định số: 283/QĐ-UBND ngày 30/3/2009 của UBND huyện Vân Đồn về việc thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường.
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn là đơn vị sự nghiệp công lập hoạt động theo cơ chế tài chính đơn vị sự nghiệp có thu thuộc phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Vân Đồn (tự bảo đảm một phần kinh phí hoạt động thường xuyên theo Nghị định số: 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn có tư cách pháp nhân, có con dấu và mở tài khoản riêng theo quy định của pháp luật tại Kho bạc Nhà nước huyện Vân Đồn. Trụ sở văn phòng đặt tại: Tầng 2, Trung tâm hành chính công huyện Vân Đồn, Khu 4, thị trấn Cái Rồng, huyện Vân Đồn, tỉnh Quảng Ninh.
3.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn là cơ quan chuyên môn thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường; tham mưu giúp Phòng Tài nguyên và Môi trường thực hiện chức năng về:
- Thực hiện các thủ tục về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên địa bàn huyện đối với hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cưở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
- Đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; chỉnh lý biến động về đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật đối với cộng đồng dân cư, hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cưở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam;
- Lưu trữ, quản lý và chỉnh lý toàn bộ hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn cấp huyện; gửi thông báo chỉnh lý biến động cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp xã để chỉnh lý hồ sơ đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền; kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính của Ủy ban nhân dân cấp xã;
- Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng xác định mức thu tiền sử
dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản khác gắn liền với đất đối với người sử dụng, chủ sở hữu tài sản gắn liền vơi đất là cộng đồng dân cư, hộ gia đình, cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu ở
tại Việt Nam;
- Lưu trữ, quản lý bản lưu, bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ theo quy định;
- Thống kê, kiểm kê đất đai, lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất cấp huyện và cấp xã;
- Cung cấp trích lục bản đồ Địa chính, trích sao hồ sơđịa chính và các thông tin khác vềđất đai, tài sản gắn liền với đất phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của cộng đồng; Thực hiện việc thu phí, lệ phí và các dịch vụ về cung cấp thông tin đất đai, trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơđịa chính theo quy định của pháp luật;
- Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện chếđộ báo cáo theo quy định hiện hành; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên giao.
3.2.1.3. Tổ chức bộ máy của Văn phòng đăng ký đất đai huyện Vân Đồn
Theo thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT-BTNMT-BNV-BTC, hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế và cơ chế tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Tổ chức bộ máy Văn phòng đăng ký quyền sử
dụng đất huyện Vân Đồn được chia thành bộ phận lãnh đạo và 03 bộ phận chuyên môn là: bộ phận Nghiệp vụ, bộ phận Tổng hợp và bộ phận Kế toán.
Từ năm 2015 mặc dù có Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT-BTNMT- BNVBTC ngày 04/4/2015 của liên Bộ Tài nguyên & Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ
Tài chính hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế và cơ
chế tài chính của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các địa phương có hiệu lực nhưng ở Quảng Ninh do đã thực hiện thành Trung tâm Hành chính công cấp huyện theo Quyết định số 1831/QĐ-TTg ngày 23/10/2015 của Thủ tướng chính phủđể cải cách thủ tục hành chính, vì vậy Văn phòng ĐKQSD đất huyện Vân Đồn vẫn duy trì bộ máy tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và cơ chế trách nhiệm, phạm vi thẩm quyền giải quyết công việc như mô hình của Thông tư liên tịch số 05/2010/TTLT- BTNMT-BNV-BTC trước đây. Vì vậy, chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ các bộ
phận trong Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn về cơ bản không có sự thay đổi nhiều so với trước, cụ thể:
Hình 3.2. Sơđồ tổ chức của VPĐKQSDĐ huyện Vân Đồn
- Giám đốc: Phụ trách chung mọi hoạt động của Văn phòng, có trách nhiệm lãnh đạo, quản lý và bố trí phân công viên chức và người lao động thực hiện các chức năng nhiệm vụ tại VPĐKQSDĐ, là người chịu trách nhiệm trước phòng TNMT, UBND huyện về kết quả hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản công của phòng theo quy định của pháp luật.
- Phó giám đốc: Thường trực và làm việc tại bộ phận Trung tâm Hành chính công. Giúp Giám đốc phục trách một số lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công; khi Giám đốc vắng mặt được uỷ quyền
điều hành hoạt động của Văn phòng; Kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ
của viên chức, người lao động thuộc lĩnh vực đảm trách.
- Bộ phận Tổng hợp: Thực hiện các nhiệm vụ văn thư, lưu trữ; quản lý tài chính, tài sản thuộc đơn vị; theo dõi, thống kê tình hình cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; tổng hợp thông tin báo cáo; cải cách hành chính. Tiếp nhận, quản lý về việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.
- Bộ phận Nghiệp vụ: Thực hiện các nhiệm vụ về đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận QSDĐ, quyền sở
hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác liền với
đất. Đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài
Giám đốc Phó giám đốc Bộ phận Nghiệp vụ Bộ phận Văn thư -Tổng hợp Bộ phận Kế toán
sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật. Thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất. Thực hiện các nhiệm vụ về lập, chỉnh lý, cập nhập, lưu trữ và quản lý hồ sơđịa chính. Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định. Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Bộ phận Kế toán: Theo dõi, tổng hợp, báo cáo các nội dung liên quan đến các hoạt động về thu, chi tiền do ngân sách cấp và tiền thu phí, lệ phí (nếu có) của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất theo tháng, quý, năm và lưu giữ hồ sơ
chuyên ngành kế toán theo quy định, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật.
Hàng năm, VPĐQSDĐ huyện đã ban hành quy chế tổ chức và hoạt động, trong đó quy định rõ cơ cấu, chếđộ làm việc, mối quan hệ công tác của các bộ phận chức năng và các cán bộ, viên chức. Theo đó các quy trình thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai được xác lập và trách nhiệm đã được phân định rõ ràng, phần nào đã đáp ứng được yêu cầu trong cải cách thủ tục hành chính. Ngoài ra tùy tình hình công việc tại từng thời điểm, lãnh đạo Văn phòng có thểđiều động giữa các bộ
phận với nhau và thuê thêm lao động để hoàn thành nhiệm vụ.
3.2.1.4. Nguồn nhân lực
Về nhân sự: tổng số biên chế Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn hiện nay gồm 09 người, trong đó có 01 Giám đốc, 01 Phó giám đốc và 7 viên chức chuyên môn (01 viên chức được cử trực tại Trung tâm Hành chính công huyện, 01 chuyên viên phòng TNMT phụ trách tài chính kiêm nhiệm). Trong đó có 06 đồng chí có trình độ trên đại học tương đương 66,6%; 03/9 đồng chí có trình độ đại học chiếm 33,4%. Từ số liệu trên cho thấy số lượng cán bộ, viên chức VPĐKQSDĐ huyện Vân Đồn tuy còn ít nhưng họ có đủ trình độ, năng lực để hoàn thành các nhiệm vụđược giao
Bảng 3.2. Hiện trạng trình độ cán bộ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn
Đơn vị: người TT Trình độđào tạo Số lượng/Tổng số Tỷ lệ (%) 1 Trên đại học 6/9 66,6 2 Đại học 3/9 33,4 3 Cao đẳng 0 0 4 Trung cấp 0 0 5 Trình độ lý luận trung cấp 7/9 77,7
6 Công nghệ thông tin trình độ B 9/9 100
7 Ngoại ngữ trình độ B 9/9 100
Tổng 09 người 100
(Nguồn: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn) Về trình độ công nghệ thông tin: 100% cán bộ, viên chức VPĐKQSDĐ
huyện hiện nay đã qua đào tạo công nghệ thông tin, được cấp chứng chỉ tin học từ
trình độ B trở lên phục vụ cho hoạt động chuyên môn cũng như nghiệp vụ công vụ. Ngoài ra, hầu hết cán bộ, viên chức VPĐKQSĐ huyện đều thông thạo sử dụng ứng dụng các phần mềm chuyên ngành như MicroStation, Auto Cad, TK 05 để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụđược giao.
Về độ tuổi: Trong tổng số 09 cán bộ, viên chức VPĐKQSDĐ huyện hiện nay, số cán bộ, viên chức có tuổi đời dưới 30 là 02 người bằng 22,2 %, tuổi từ 30- 50 là 06 người tương đương 66,7% và có 01 đồng chí trên 50 tuổi tương đương 11,1%. Nhìn vào số liệu nêu trên có thể thấy độ tuổi cán bộ, viên chức Văn phòng
đăng ký quyền sử dụng đất huyện là khá cân đối, bao gồm cả cán bộ, viên chức trẻ -
đội ngũ kế cận; cán bộ, viên chức bậc trung và có kinh nghiệm. Có được kết quả
trên do công tác xây dựng kế hoạch, tạo nguồn của huyện thời gian qua đã tiến hành khá hiệu quả.
Cơ cấu theo giới: Số lượng cán bộ, viên chức nam, nữ Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn hiện chiếm tỷ lệ khá tương đương nhau: có 05/9
3.2.1.5. Cơ sở vật chất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn
Cơ sở vật chất của VPĐKQSDĐ huyện Vân Đồn cơ bản đáp ứng được những đòi hỏi ban đầu nhưng chưa thực sự đáp ứng thỏa đáng nhu cầu của người dân cũng như cán bộ, viên chức. Hiện VPĐKQSDĐ huyện được bố trí 03 phòng làm việc tại tầng 2, Trung tâm Hành chính công huyện (01 phòng của Giám đốc; 02 phòng chuyên môn), mỗi phòng rộng 20m2 được trang bị bàn ghế, máy vi tính đã kết nối với mạng internet và cổng thông tin điện tử hành chính huyện, bảng niêm yết công khai thủ tục hành chính, hệ thống giá, tủ đựng tài liệu. Khu vực chờ cho công dân cũng được bố trí nhưng diện tích còn hạn hẹp, chưa đáp ứng được số
lượng công dân đến giao dịch trong ngày.
3.2.2. Cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
3.2.2.1. Cơ chế tài chính
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Vân Đồn là đơn vị sự nghiệp công lập do đó cơ chế tài chính của đơn vị được thực hiện theo Nghị định số
16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế của đơn vị sự
nghiệp công lập và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Trong đó:
- Kinh phí hàng năm của đơn vị do Ngân sách nhà nước cấp bao gồm: kinh phí thực hiện cấp sổ đỏ lần đầu; thủ tục đăng ký biến động đất đai (đất đai, nhà ở, tài sản gắn liền với đất); cấp đổi sổđỏ; đo đạc, lập, chỉnh lý bản đồ địa chính; duy trì, bảo dưỡng thường xuyên cơ sở dữ liệu đất đai...
- Nguồn thu sự nghiệp của đơn vị bao gồm: các khoản thu phí, lệ phí được để
lại cho đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của Nhà nước; thu từ dịch vụ phù hợp với chuyên môn.
3.2.2.2. Quy trình thực hiện các thủ tục hành chính vềđất đai
Căn cứ Quyết định 3430/QĐ-UBND ngày 04/9/2018 “Về việc công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Quảng Ninh.
Căn cứ Quyết định số 4819/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2019 của UBND huyện Vân Đồn về việc ban hành áp dụng thay thế, sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ
một số quy định ISO lĩnh vực Tài nguyên & Môi trường thuộc Hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
Trong đó mỗi thủ tục đều quy định chi tiết về thủ tục hồ sơ, nội dung, cơ sở
pháp lý, trình tự giải quyết, trách nhiệm và thời gian giải quyết các thủ tục hành chính của cơ quan chuyên môn, cơ quan dịch vụ công và người sử dụng đất điều này đã giúp cho công dân, cán bộ thụ lý, giải quyết hồ sơ một cách dễ dàng.
Riêng đối với những xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn cộng thêm 10 ngày làm việc.
Bảng 3.3. Thời gian giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến đất đai thuộc thẩm quyền của VPĐKQSDĐ huyện Vân Đồn
TT Thủ tục
Thời gian giải
quyết ( Ngày)
1 Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân
30-40 2 Chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp của hộ gia đình, cá
nhân
10 3 Chuyển mục đích sử dụng đất đối với trường hợp không phải
xin phép
10
4 Chuyển nhượng quyền sử dụng đất 10
5 Giao đất làm nhà ởđối với hộ gia đình, cá nhân tại nông thôn không thuộc trường hợp phải đấu giá QSD đất
20-30 6 Nhận thừa kế quyền sử dụng đất 10 7 Tặng cho quyền sử dụng đất 10 8 Cấp lại giấy chứng nhận QSD đất bị mất cho hộ gia đình, cá nhân 10-20 9 Chỉnh lý biến động QSD đất 01 10 Đính chính giấy chứng nhận QSD đất 01
11 Đăng ký thay đổi thế chấp QSD đất và tài sản gắn liền với đất 01 12 Đăng ký thế chấp bằng QSD đất và tài sản gắn liền với đất 01 13 Xóa thế chấp, bảo lãnh bằng QSD đất và tài sản gắn liền với đất 03-13 14 Đăng ký thế chấp bằng QSD đất và tài sản gắn liền với đất hình
thành trong tương lai
03-13 15 Đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản, thế chấp bảo