7. Cấu trúc của đề tài
2.2.1 Cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị và cơ sở vật chất là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong những yếu tố giúp con người làm việc trong văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình đổi mới công tác văn phòng trở nên rộng rãi hơn nhiều so với trước đây. Chính vì nhanh chóng tiếp thu được những thành quả đó, hiện tại, Viện Thông tin KHXH đã sử dụng đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại nhất phục vụ cho quá trình làm việc tại văn phòng.
Cơ sở vật chất được thiết kế và xây dựng theo mô hình mới, hiện đại,
PHÓ TRƢỞNG PHÕNG BỘ PHẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ BỘ PHẬN TÀI VỤ BẢO VỆ LÁI XE TẠP VỤ CHUYÊN VIÊN CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH TRƢỞNG PHÕNG
khoa học. Về trụ sở văn phòng, cở sở hạ tầng: Viện Thông tin KHXH có trụ sở từ tầng 4 đến tầng 10, tòa nhà B trong khu diện tích các cơ quan trực thuộc của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội, nằm ở vị trí vô cùng thuận lợi giữa ngã tư giao nhau của các trục đường chính Liễu Giai – Đội Cấn, quận Ba Đình, rất gần với trung tâm thương mại lớn nhất Hà Nội.
Tòa nhà B được đầu tư với hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại hóa bậc nhất trong hệ thống các văn phòng hiện đại, xây dựng và đưa vào sử dụng từ năm 2013 với thiết kế kính cách âm khá dày, chịu lực lớn và tản nhiệt; ánh sáng hài hòa với không gian mặt kính 4 chiều. Phía trước tòa có trồng và đặt các chậu cây xanh lớn, tạo cảm giác thân thiện với môi trường.
Hệ thống thang máy tự động bằng thẻ từ được hoạt động 24/24 phục vụ quá trình di chuyển trong tòa nhà. Thang máy được trang bị rất hiện đại, có hệ thống chuông báo tự động, quẹt thẻ từ, được gắn các màn hình lớn luôn hoạt động tạo cảm giác thoải mái và giảm căng thẳng cho mọi người.
(Hình 2.1 Hệ thống thang máy hiện đại)
Hơn nữa, hệ thống cửa ra vào của Viện Thông tin đều phải sử dụng thẻ từ để tự động mở mà không sử dụng mật mã bằng dấu vân tay làm tốn thời
gian và phiền phức cho khi ra vào trụ sở làm việc.
(Hình 2.2 Mở cửa tự động bằng thẻ từ)
Ở các hành lang, sảnh cũng được lắp đặt các thiết bị báo cháy tự động, bình cứu hỏa và hệ thống camera giám sát khắp tòa nhà nhằm đảm bảo an ninh nơi làm việc.
Viện Thông tin KHXH đã chú trọng đầu tư về trang thiết bị văn phòng khi bắt đầu thực hiện công cuộc cải cách hành chính – đổi mới công tác văn phòng. Viện đã ứng dụng tốt thành quả của khoa học công nghệ trong việc trang bị các trang thiết bị chuyên dụng bao gồm: Máy tính, máy photo copy cỡ lớn, máy in, máy scan, máy camera, máy chiếu. Đây là các trang thiết bị không thể thiếu tại các cơ quan nhà nước.
Các trang thiết bị truyền thông: Mạng internet, điện thoại, máy fax… Các đồ dùng văn phòng thì gồm nhiều loại với những tính năng và công dụng khác nhau, thuận tiện trong quá trình xử lý công việc như: Bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách, kệ đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, giấy tờ, quạt, điều hòa, bình nước nóng lạnh và đặc biệt là két sắt (để phục vụ cho việc bảo quản các văn bản, tài liệu mật của cơ quan). Ngoài các thiết bị và đồ dung như trên còn có các văn phòng phẩm như: sổ sách, giấy bút, kẹp giấy, dụng cụ dập ghim, phong bì…
Để quản lý tốt hệ thống cơ sở vật chất – trang thiết bị, Viện Thông tin đã có quy định rõ ràng về thời gian thực hiện công tác kiểm kê, thanh lý, mua sắm mới các tài sản, cơ sở vật chất phòng làm việc của văn phòng nhằm phục vụ công việc hành chính.
Việc quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản thiết bị tại văn phòng Viện Thông tin KHXH được quy định cụ thể như sau:
- Bàn giao các trang thiết bị cho từng bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác sử dụng và bảo quản;
- Xây dựng nội quy về sử dụng tài sản công của cơ quan;
- Thường xuyên tổ chức kiểm kê, kiểm tra hoặc kiểm tra theo định kỳ chất lượng và số lượng thiết bị được sử dụng;
- Xử lý (sửa chữa hoặc thay mới) các thiết bị không đạt chất lượng. Những thiết bị đã hết kỳ sử dụng hoặc lỗi thì cơ quan tiến hành thanh lý và thay thế những thiết bị mới, tốt hơn, phục vụ kịp thời cho công việc.
Cuối tháng 12 năm 2017, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, phòng Tổ chức – Hành chính Viện Thông tin đã tổ chức kiểm kê tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng theo đúng kế hoạch của lãnh đạo cơ quan để báo cáo lên cơ quan chủ quản cấp trên. Công tác kiểm kê đã được tổ chức một cách nhanh chóng, nhờ vậy, hàng loạt các thiết bị cũ đã được thanh lý, mua mới nhằm thay thế kịp thời, phục vụ cho các hoạt động chuyên môn. Hệ thống các máy tính cũ được thay mới bằng các loại máy tính hiện đại như Dell, HP. Công tác phục vụ in ấn tài liệu, văn bản, giấy tờ đã được quan tâm bằng cách thay mới toàn bộ hệ thống máy in cũ, máy photocopy cũ bằng loại máy mới, hiện đại nhất của hãng Canon.
Việc sử dụng máy tính, máy photocopy là phương tiện hỗ trợ đắc lực nhất cho khâu soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Soạn thảo văn bản trên máy tính vừa đảm bảo các quy định về thể thức và tính pháp lý của văn bản, tài liệu.
Đồng thời, việc sử dụng các thiết bị truyền tin như máy fax, internet, điện thoại... được sử dụng liện tục giúp cho việc kết nối và truyền thông tin một cách nhanh nhất. Ví dụ như: thông qua internet thì công ty có thể tìm hiểu các thông tin về các dự án, đăng thông tin tuyển dụng nhân sự, đặc biệt nhất là quan việc sử dụng mạng internet, Viện Thông tin tham gia sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp do Viện hàn lâm KHXH quản lý... Máy điện thoại bàn luôn trong tình trạng hoạt động tốt để phục vụ cho công tác truyền tin trong trường hợp khẩn cấp từ cấp trên xuống hoặc các phòng ban với nhau.
Việc tổ chức sử dụng thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác văn phòng tại Viện Thông tin KHXH đã được chú trọng và thể hiện như sau:
- Đào tạo và bồi dưỡng kiến thức và thực hành thực tế việc sử dụng trang thiết bị hiện đại trong văn phòng cho toàn thể cán bộ, công chức, nhân viên trong toàn quan để họ có thể dễ dàng sử dụng thiết bị phục vụ công việc và có ý thức bảo vệ tài sản chung của đơn vị;
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và bảo quản, sử dụng trang thiết bị;
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng các thiết bị do các phòng, bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm quản lý; đồng thời giám sát ý thức bảo quản tài sản công của mỗi cá nhân trong toàn Viện;
- Tiến hành đề xuất việc thanh lý hoặc sửa chữa thiết bị hư hỏng, lỗi thời; - Tổ chức sử dụng theo đúng quy định của cơ quan (mục đích, yêu cầu sử dụng).
Đặc biệt, dưới tác động của khoa học công nghệ, Viện Thông tin KHXH đã chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin bằng việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại và các phần mềm ứng dụng cho công việc văn phòng như: Bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office; phần mềm gõ tiếng Việt Unikey; các trình duyệt web: Google Chrome, Firefox, Internet Explore; phần mềm đọc file pdf; phần mềm nén file; phần mềm diệt vi rút, gián điệp và các
phần mềm khác; các phần mềm máy tính chuyên dụng: Word 2010, Excel 2010, Power point 2010.
Trong năm 2017, Viện Thông tin KHXH tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện các hoạt động chuyên môn, đặc biệt là trong công tác chỉ đạo, điều hành. Một trong những nội dung trọng tâm của công tác cải cách hành chính được lãnh đạo Viện xác định là triển khai có hiệu quả Nghị quyết số 36a
/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử.
Đặc biệt là trong công tác giải quyết các văn bản đến – đi và chỉ đạo, điều hành, Viện Thông tin KHXH hiện đang sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp dưới sự quản lý của Viện Hàn lâm KHXH.
(Hình 2.6 Trang chủ phần mềm Hệ thống quản lý văn bản
và Điều hành tác nghiệp)
Sau một thời gian triển khai áp dụng, bước sang năm 2017, Viện Thông tin đã chấp hành nghiêm các quy định về quản lý, theo dõi và vận hành phần mềm.
Với phần mềm hệ thống này, toàn bộ văn bản đi – đến của Viện Thông tin đều có thể được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu trên máy tính, giúp cho
việc xử lý các công việc được nhanh gọn, tiết kiệm và kịp thời. Hơn nữa, công tác chỉ đạo điều hành cũng trở nên dễ dàng hơn khi mọi thông tin liên quan đều được truyền tải và chỉ đạo xử lý một cách nhanh nhất.
(Hình 2.7 Phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp)
Qua đó có thể thấy rằng, việc sử dụng các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng của Viện Thông tin KHXH đã góp phần quy trình hóa, tin học hóa các nghiệp vụ hành chính (công tác văn thư, lưu trữ...); làm cho công việc diễn ra nhanh gọn hơn, tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại; đồng thời bảo vệ cho hệ thống thông tin được an toàn tránh kẻ xấu đột nhập, virut máy tính ăn cắp thông tin dữ liệu ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, việc ứng dụng các phần mềm trên vẫn còn hạn chế như chưa áp dụng các hệ thống kiểm định chất lượng ISO vào trong công tác quản lý và các phần mềm diệt virus đã hết hạn mà chưa kịp thay mới.
Như vậy, nhờ tiếp thu được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại, Viện Thông tin KHXH đã bước đầu tiến hành đổi mới các trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất một cách hiệu quả nhất. Các trang thiết bị được
đầu tư mua sắm luôn phục vụ tốt cho các công việc, nghiệp vụ liên quan đến công tác văn phòng, tiết kiệm thời gian, rút gọn các quy trình thủ tục bằng thủ công truyền thống. Đồng thời, cán bộ, viên chức văn phòng đã có ý thức trong sử dụng và bảo quản các trang thiết bị nhằm đảm bảo hiệu quả công việc.
2.2.2 Bài trí, thiết kế công sở
Bài trí, thiết kế công sở là một nội dung quan trọng của đổi mới công tác tổ chức văn phòng; việc tạo môi trường làm việc tốt là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của cán bộ, công chức cũng như quyết định đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Viện Thông tin là cơ quan sự nghiệp công lập của nhà nước nên môi trường làm việc ở đây mang tính kỷ cương hành chính như ở các cơ quan nhà nước khác. Cơ quan hoạt động về mảng thông tin khoa học nên môi trường làm việc rất năng động, sáng tạo.
Viện Thông tin KHXH có trụ sở tại số 1B, đường Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội đã được xây dựng mới hoàn toàn theo thiết kế độc đóa, hiện đại và đưa vào sử dụng chính thức năm từ 2013.
Chính vì vậy, việc bài trí, sắp xếp thiết kế công sở cũng mang một phong cách hiện đại, tiết kiệm không gian nhằm tạo môi trường làm việc khoa học, hiệu quả cao.
Văn phòng Viện Thông tin KHXH được bố trí từ tầng 4 đến tầng 10, bộ phận Tổ chức – Hành chính được đặt ở tầng 4 của tòa nhà, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan và từ bên ngoài một cách nhanh nhất, Phòng Tổ chức – Hành chính của Viện được coi là bộ phận trung tâm của toàn cơ quan nên Viện đã lựa chọn ví trí rất hợp lý và khá khoa học cho bộ phận văn vòng.
Thực tế khảo sát cho thấy, phương pháp bố trí nơi làm việc của văn phòng Viện Thông tin là kiểu văn phòng bố trí hỗn hợp. Cách bố trí này căn cứ vào sự liên kết không gian giữa các bộ phận và căn cứ vào trình độ tập trung hóa công tác văn phòng. Theo mô hình hỗn hợp này, Viện Thông tin sẽ tận dụng được ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí kín và bố trí mở; có bộ phận của văn phòng được bố trí kín và có bộ phận bố trí mở.
Chẳng hạn, phòng Tổ chức – Hành chính được chia thành các bộ phận nhỏ và có bố trí phòng riêng: phòng Tổ chức – hành chính, phòng Trưởng phòng, phòng cho bộ phận tài vụ - kế toán. Các phòng này được sắp xếp liền kề nhau, phòng Trưởng phòng được bố trí ở giữa, có các vách ngăn sang phòng Tổ chức – Hành chính và phòng Tài vụ, tạo nên không gian làm việc vừa tự do vừa riêng tư. Trưởng phòng vừa có không gian làm việc riêng, còn rất dễ quản lý cấp dưới, thuận tiện cho trao đổi công việc, tiết kiệm thời gian di chuyển.
Thiết kế văn phòng có ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của cán bộ, công chức, viên chức văn phòng. Trong một môi trường văn phòng hỗn hợp có sự kết hợp giữa kiểu văn phòng mở và văn phòng kín sẽ tạo nên các vị trí làm việc được bố trí chung với nhau và đôi khi sử dụng những tấm panel hoặc các phòng sử dụng cửa chung.
Theo mô hình văn phòng hỗn hợp này, Viện Thông tin KHXH áp dụng cách bố trí các phòng ban theo từng khối chức năng được bố trí gần nhau, các phòng trong một khối được sắp xếp thành một dãy, một tầng thuận tiện hơn về nhiều mặt, giúp cho nhân viên dễ dàng tương tác với nhau thường xuyên hơn. Cách sắp xếp, bố trí phòng làm việc này vừa linh hoạt, tiết kiệm diện tích lại giảm chi phí mà còn rất thuận lợi cho việc trao đổi, xử lý thông tin.
Kiểu thiết kế hỗn hợp không những giúp tăng tính tương tác và giao tiếp giữa người quản lý với cấp dưới mà còn làm tăng khả năng tập trung và hiệu suất làm việc. Các cán bộ, viên chức văn phòng được làm việc trong cùng một không gian không chỉ tạo ra cảm giác thân thiết giữa nhân viên còn giúp tăng tính hiệu quả trong việc trao đổi thông tin khi làm việc nhóm. Đồng nghiệp có thể thuận tiện quay sang với nhau để nhận được lời khuyên hay tư vấn mà không cần phải gõ cửa văn phòng hay sắp xếp một cuộc họp chính thức. Việc tương tác trong thiết kế văn phòng hỗn hợp trở nên thường xuyên và đơn giản hơn so với một không gian khép kín nơi mọi người đều có một không gian làm việc riêng tư của mình.
Về sắp xếp, bố trí cơ sở vật chất, thiết bị bên trong tòa nhà không những đảm bảo an ninh nơi làm việc mà còn mang tính văn minh, hiện đại. Ở các khu vực hành lang bên ngoài phòng làm việc, Viện có trang trí thêm các chậu cây xanh tạo ra “hiệu ứng xanh” trong văn phòng; hệ thống các bình lọc nước tự động được đặt phía bên ngoài mỗi phòng làm việc thuận tiện để phục vụ cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức văn phòng khỏi phải mất thời gian di chuyển; trang bị bàn ghế phục vụ việc tiếp khách bên ngoài cơ quan.
Đặc biệt, Viện còn trang bị một hệ thống đèn điện, hệ thống báo cháy tự động, camera an ninh khắp các khu vực hành lang và những khu vực bảo quản quan trọng của cơ quan được phòng quản trị mạng và cơ sở dữ liệu tổ