7. Cấu trúc của đề tài
3.4 Ứng dụng ISO 9001:2015 để tổ chức các công việc văn phòng một
một cách khoa học, hiệu quả
Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước theo tiêu chuẩn TCVN ISO là mô hình về phương pháp quản lý, là công cụ hỗ trợ để các cơ quan kiểm soát và đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình; tạo dựng một phương pháp làm việc khoa học: xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm), và rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy trình nào, theo biểu mẫu nào...); rõ thời gian thực hiện từng công đoạn (bao nhiêu ngày làm việc) nhằm khắc phục nhược điểm phổ biến lâu nay của quản lý hành chính là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện… Hiện nay, phiên bản mới nhất của Hệ thông này là 9001:2015, đây là phiên bản mới nhất sẽ thay thế phiên bản hiện hành ISO 9001:2008 sẽ hết hạn vào tháng 9/2018.
Điểm cải tiến của ISO 9001:2015 so với các phiên bản cũ là việc tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro (giúp tổ chức xác định các yếu tố có thể là nguyên nhân làm các quá trình và hệ thống quản lý của tổ chức chệch khỏi kết quả được hoạch định, đưa ra các kiểm soát phòng ngừa nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực và tận dụng tối đa cơ hội khi nó xuất hiện).
Để nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn phòng (hiện đại hóa văn phòng), Viện Thông tin KHXH cần triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 như sau:
Quy trình tuyển dụng nhân sự
Các bước của quy trình tuyển dụng và trách nhiệm thực hiện các bước đó theo quy trình:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng (do các bộ phận thực hiện)
Duyệt yêu cầu tuyển người (do HR thực hiện ( xin duyệt từ giám đốc))
Bước 2: Mô tả công việc, tìm ứng viên (kết hợp HR và bộ phận)
Trong bước này cần tiến hành thông báo tuyển dụng có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức sau:
Quảng cáo trên báo, đài, tivi, internet.
Thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm.
Trên trang web tuyển dụng của công ty, dán thông báo trước cổng công ty…
Thông báo tuyển dụng nên ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân…
Bước 3: Thu nhận, Lọc hồ sơ (do HR thực hiện)
Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của nhà nước: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch có chứng thực, giấy chứng nhận sức khỏe, CMND, bản sao hộ khẩu, văn bằng chuyên môn, nghiệp vụ….
Lọc hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu của ứng viên, bao gồm: Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khỏe, mức độ lành nghề, tính tình, đạo đức, nguyện vọng….. Sau đó chọn ra những hồ sơ đạt yêu cầu.
Bước 4: Phỏng vấn, đánh giá phỏng vấn (kết hợp HR và bộ phận)
Bao gồm:
Bài test/ Phỏng vấn sơ bộ
Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất.
Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Phỏng vấn nâng cao
Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng và những phầm chất cá nhân thích hợp đối với doanh nghiệp…
Đánh giá phỏng vấn
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng
Đây là bước quan trọng nhất quyết định tuyển chọn hoặc loại bỏ ứng viên. Để nâng cao mức độ chính xác nhà tuyển dụng cần xem xét một cách hệ thống đầy đủ các thông tin về ứng viên.
Bao gồm các nội dung phải thực hiện như sau:
Đào tạo hội nhập (do HR thực hiện)
Thử việc (kết hợp HR và bộ phận)
Đánh giá thử việc (kết hợp HR và bộ phận)
Bước 6: Phân công công việc chính thức - Bố trí công việc (bộ phận)
Khi có quyết định tuyển dụng, nhân viên phòng hành chánh – nhân sự sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động với nhân viên mới và họ sẽ hòa nhập vào môi trường làm việc mới với công việc chính thức của họ dưới sự hướng dẫn của trưởng bộ pận phụ trách quản lý họ.
Lọc hồ sơ Giữ thông tin cho những lâng tuyển dụng sau
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Duyệt yêu cầu tuyển dụng
Tìm ứng viên
Bài test/ Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn nâng cao Thử việc Đánh giá phỏng vấn Đánh giá thử việc
Phân công công việc chính thức Xác định nguồn
tuyển dụng (Bên trong, bên
Điều chuyển sang vị trí phù hợp hơn hoặc cho nghỉ Phiếu yêu cầu tuyển người
Mô tả công việc
Bài test, form chấm điểm
Form đánh giá phỏng vấn
Giữ thông tin cho những lâng tuyển dụng sau
Offer thử việc Form đánh giá thử việc
Không
Không Không
Trong đó:
Bắt đầu hoặc kết thúc quy trình Một nhiệm vụ được thực hiện
Các tài liệu cần chuẩn bị trong quy trình
Các vấn đề cần được quyết định “Có”/ “Không”
Đầu vào/ ra của số liệu, nơi dữ liệu được nhập vào hoặc gọi ra
Nhìn chung, nếu áp dụng hiệu quả sơ đồ trên, quy trình tuyển dụng nhân sự tại Viện Thông tin KHXH cần có những tài liệu sau:
+ Phiếu yêu cầu tuyển người + Bản mô tả công việc
+ Bài test, form điểm cho bài test + Form đánh giá phỏng vấn + Offer letter
+ Form đánh giá thử việc
Quy trình mẫu về công tác tuyển dụng sẽ là biện pháp nâng cao chất lượng tuyển dụng nhân sự, tìm được những ứng viên thực sự có năng lực và trách nhiệm, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của Hội đồng tuyển dụng của Viện Thông tin KHXH. Quy trình tuyển dụng áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ góp phần nâng cao chất lượng nhân sự trong toàn Viện về trình độ, năng lực và kỹ năng chuyên môn nhằm mang lại hiệu quả cao trong đổi mới công tác văn phòng bởi vì yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất.
Quy trình tổ chức xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác
Bước 1: Chuẩn bị lập chương trình, kế hoạch
- Thu thập thông tin
+ Thu thập các chương trình, kế hoạch của kỳ trước hoặc năm trước. + Thu thập các văn bản quy định chủ trương, chính sách của cơ quan cấp trên và của Nhà nước;
+ Thu thập các biên bản là các kết luận các cuộc họp có liên quan đến chương trình, kế hoạch;
+ Thu thập các thông tin liên quan đến nguồn lực của doanh nghiệp như tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, kinh nghiệm lao động, các mối quan hệ ...;
+ Thu thập các thông tin liên quan trực tiếp đến chương tình, kế hoạch (các thông tin dự báo về thời tiết (có thuận lợi hay không thuận lợi, phương án đề phòng), thông tin kinh tế, thong tin chính trị, thông tin về xã hội...
Trên cơ sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác định các kênh thông tin và nguồn thu thập thông tin là bước tiếp theo cho quá trình thu thập thông tin cho công tác lập chương trình, kế hoạch (Thông tin thu thập trong nội bộ; Thông tin bên ngoài).
- Xử lý thông tin (là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc).
Bước 2: Xây dựng bản thảo chương trình, kế hoạch
Bộ phận Văn phòng của cơ quan dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo xây dựng chương trình, kế hoạch dự thảo.
Để xây dựng bản thảo cần:
- Xác định rõ tên gọi của chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, phạm vi thời gian, đối tượng thực hiện;
- Xác định tên của các công việc cần giải quyết;
- Xác định hình thức giải quyết (họp, văn bản, đề án, tổ chức hội thảo, đi cơ sở...).
* Bố cục chương trình, kế hoạch công tác:
Ngoài các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung của chương trình, kế hoạch công tác gồm ba phần chính sau đây:
a) Phần mở đầu
- Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch.
- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn.
- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch.
b) Phần nội dung
- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
- Các điều kiện, phương tiện thực hiện. - Các đối tượng được phân công thực hiện.
- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, các biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm.
- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen thưởng, kỷ luật.
c) Phần kết luận
- Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch. - Nêu các đề xuất, kiến nghị
Bước 3: Trưng cầu ý kiến, thảo luận, thông qua chương trình, kế hoạch
Sau khi xây dựng xong bản dự thảo (bản thảo) chương trình, kế hoạch, để tăng cường tín khách quan, thực tiễn của bản thảo, cần trình lên cấp trên hoặc tổ chức lấy ý kiến. Trên cơ sở bản thảo (đã được tập hợp đầy đủ ý kiến), lãnh đạo chỉ đạo văn phòng tổng hợp, đánh máy lại dự thảo, bổ sung các ý kiến, phương án tối ưu đã được chọn. Khi bản dự thảo đã được phần lớn lãnh đạo thông qua, thì được chuyển lên cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi
được phê duyệt, bản thảo chương trình, kế hoạch trở thành chương trình, kế hoạch công tác chính thức và có hiệu lực thi hành.
Bước 4: Ban hành chương trình, kế hoạch
Việc ban hành chương trình, kế hoạch là bước cuối cùng của việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.
Bước này cần tuân thủ các khâu sau:
- Chuẩn bị các văn bản ban hành bao gồm: bản chương trình, kế hoạch (đã được phê duyệt), các phụ lục (nếu có), các văn bản hướng dẫn thực hiện.
- Dự kiến chương trình triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch. - Dự kiến các đơn vị, bộ phận phối hợp thực hiện chương trình, kế hoạch.
- Văn phòng trình lãnh đạo ký duyệt ban hành chương trình, kế hoạch cùng với các văn bản nêu trên để tạo tuận lợi cho việc tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch.
Có thể nói, lập chương trình, kế hoạch là một hoạt động rất cần thiết đối với Viện Thông tin KHXH, nó giúp cho Viện đảm bảo sự ổn định trong tổ chức và hoạt động của cơ quan. Các chương trình kế hoạch cụ thể giúp hình thành tác phong làm việc khoa học, logic và đảm bảo hiệu quả thực hiện công việc, tiết kiệm thời gian.