7. Cấu trúc của đề tài
3.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Ứng dụng tin học trong đổi mới công tác văn phòng đóng một vai trò quan trọng ở nước ta trong giai đoạn cải cách hành chính hiện nay. Đồng thời, bối cảnh quốc tế và trong nước đặt ra sự cần thiết tất yếu của sự thay đổi này.
Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, tất cả các văn phòng làm việc đều có đầy đủ các thiết bị công nghệ số như: Laptop, PC để đáp ứng cho nhu cầu làm việc. Đi kèm với việc đó có rất nhiều ứng dụng văn phòng mới đã ra đời để hỗ trợ cho công việc văn phòng hàng ngày. Có thể kể đến như: các ứng dụng chuyển đổi file, giải nén file, hỗ trợ gõ tiếng Việt, phần mềm chat. Những ứng dụng này có một tầm quan trọng rất lớn trong công việc của một người làm công tác văn phòng.
Hiện nay, xu hướng đổi mới hiện đại hóa văn phòng, công tác hành chính tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đang diễn ra rất mạnh mẽ và toàn diện. Ứng dụng văn phòng điện tử sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình xử lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Hiện nay, viện Thông tin KHXH đã và đang ứng dụng phần mềm Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp dưới sự quản lý của Viện hàn lâm KHXH Việt Nam. Tuy nhiên, để tin học hóa các quy trình nghiệp vụ, Viện Thông tin có thể sử dụng thêm các phầm mềm ứng dụng khác nhằm
mang lại hiệu quả công việc cao hơn như: phần mềm quản lý cán bộ; Hệ thống Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu CloudOffice - một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện.
Phần mềm hệ thống quản lý cán bộ, công chức, viên chức
Phần mềm quản lý cán bộ công chức, viên chức là giải pháp tổng thể giúp cho Viện Thông tin theo dõi quá trình biến đổi thông tin của mỗi cán bộ,
công chức, viên chức trong quá trình công tác từ khi bắt đầu vào cơ quan cho đến nghỉ hưu. Hệ thống giúp các đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức, viên chức quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, giảm chi phí, thời gian, công sức, thuận tiện trọng việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ cán bộ công chức, viên chức. Hệ thống phần mềm có các chức năng phân quyền đến từng phòng, ban, CBCC, CV được phép xem, sửa, xóa… đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ.
CloudOffice - một hệ thống điều hành quản trị công việc toàn diện
CloudOfice: quản lý văn bản toàn diện; quản lý công việc, theo dõi tiến độ xử lý công việc; tích hợp nhiều tiện ích văn phòng; khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet. Ngoài những chức năng chính điển hình trên, CloudOffice cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ văn phòng như : gửi thông báo hàng loạt, trao đổi thảo luận, lịch đơn vị, lịch cá nhân, danh bạ điện thoại, gửi tin nhắn, chưng cầu ý kiến, lấy ý kiến, biểu quyết.
Có thể nói CloudOffice là giải pháp hiện đại hóa tổng thể công tác văn phòng, tạo cho cán bộ, nhân viên thói quen làm việc tích cực, tăng năng suất
làm việc, tạo sự chuyên nghiệp và có tính chặt chẽ cao hướng tới văn phòng hiện đại, phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế ngày nay.
Nhìn chung, việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin – khoa học kỹ thuật ở Viện Thông tin KHXH cần được chú trọng. Việc ứng dụng tin học vào công tác văn phòng, “tin học hóa” các nghiệp vụ hành chính giúp cho việc xử
lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.