7. Cấu trúc của đề tài
3.1 Đổi mới nhận thức về vai trò của văn phòng và đổi mới công tác
văn phòng
Văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo.
Trong thời đại công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay, công tác văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và Viện Thông tin KHXH nói riêng đều đặc biệt được chú trọng. Vì vậy, Ban Lãnh đạo, cán bộ, viên chức văn phòng tại Viện Thông tin KHXH phải nhận thức được tầm quan trọng của đổi mới công tác văn phòng. Đổi mới nhận thức giúp thay đổi về các mặt sau:
Thứ nhất, giúp Ban Lãnh đạo Viện Thông tin xây dựng và hoàn thiện
hệ thống các văn bản, chính sách về hiện đại hóa, đổi mới công tác văn phòng trong giai đoạn tới nhằm thực hiện tốt nội dung chương trình cải cách hành chính. Các văn bản, chính sách là căn cứ, cở sở để toàn thể cán bộ, viên chức có ý thức hơn nữa về nhiệm vụ đổi mới công tác văn phòng.
Chẳng hạn một số văn bản như: quy chế sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; quy chế công tác văn thư – lưu trữ; quy định về quy trình xử lí thông tin nội bộ...
Thứ hai, giúp Viện Thông tin chú trọng đầu tư vào yếu tố con người
trong quá trình đổi mới bắt đầu từ khâu lựa chọn và tuyển dụng cán bộ, viên chức làm việc trong văn phòng. Trong tuyển dụng cần nghiêm túc hơn, đúng trình độ, năng lực, kinh nghiệm và đặc biệt những người được tuyển phải có ý thức, thái độ trách nhiệm cao. Cùng với đó là vấn đề bồi dưỡng các cán bộ,
viên chức bằng cách tham gia vào các hội nghị, hội thảo hoặc các lớp tập huấn liên quan đến các nội dung cải cách hành chính, đổi mới và hiện đại hóa.
Đặc biệt, việc nhận thức được sự cần thiết và vai trò của đổi mới làm cho các cán bộ, viên chức có ý thức tự giác cập nhật những tiến bộ về khoa học công nghệ, đặc biệt là ý thức rèn luyện kỹ năng sử dụng tin học, ứng dụng các phần mềm chuyên môn vào xử lý các quy trình, nghiệp vụ hành chính văn phòng. Đó chính là cơ sở để các cán bộ, viên chức nâng cao trình độ chuyên môn, thái độ làm việc cũng như nâng cao hiệu quả làm việc.
Thứ ba, các trang thiết bị, cơ sở vất chất văn phòng sẽ được đầu tư, mua
sắm phục vụ cho thực hiện các công việc, xử lý các nghiệp vụ hành chính phức tạp.
Trên cơ sở đó, việc tiến hành đổi mới, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo.
Tóm lại, để thực hiện có hiệu quả các nội dung của đổi mới công tác văn phòng, Viện Thông tin KHXH phải đặc biệt quan tâm, chú trọng và bồi dưỡng nhận thức cho cán bộ, viên chức văn phòng về “tầm quan trọng đặc biệt” của văn phòng. Đó là cơ sở, tiền đề để nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn phòng tại Viện.