7. Cấu trúc của đề tài
3.5 Các giải pháp khác
- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức
Cán bộ, viên chức văn phòng Viện Thông tin cần được đào tạo theo yêu cầu của lao động thông tin với tính sáng tạo, trí tuệ và năng động ngày càng cao; có hoài bão nghề nghiệp, quan tâm đến lợi ích của cơ quan; có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng làm việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin, chủ yếu là thông tin văn bản và kỹ năng giao tiếp - ứng xử,
Yếu tố con người là nội dung quan trọng trong đổi mới công tác văn phòng và cải cách hành chính ở Viện Thông tin, chủ yếu là ở chất lượng công
tác quản trị hành chính văn phòng. Viện Thông tin KHXH phải có kế hoạch đào tạo và trang bị kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phòng và cả lĩnh vực chuyên môn có liên quan. Vấn đề nội dung và chương trình đào tạo: các cơ sở đào tạo cần đổi mới về nội dung và chương trình đào tạo, cần phải giảm lý thuyết hàn lâm mà tăng tính thực hành, bám sát thực tiễn văn phòng đang diễn ra.
- Kiểm tra, đánh giá thường xuyên các hoạt động của văn phòng và công tác văn phòng
Trước hết, Ban Lãnh đạoViện Thông tin KHXH phải thường xuyên tiến hành rà soát, thanh tra, kiểm tra về trình độ chuyên môn và các kỹ năng của viên chức trong toàn Viện; đồng thời, cán bộ, viên chức cũng phải có ý thức tự kiểm tra, rèn luyện các kỹ năng.
Sau khi kiểm tra về trình độ và các kỹ năng, lãnh đạo Viện cần kiểm tra thực tế về các hoạt động văn phòng, các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn phòng để kịp thời phát hiện, khắc phục những tồn đọng và phát huy tốt các thế mạnh.
Việc thường xuyên kiểm tra này sẽ làm cho các cán bộ, viên chức có nhận thức và đánh giá cao vai trò của công tác văn phòng trong hoạt động của cơ quan, đó là cơ sở để các cán bộ, viên chức nâng cao trình độ chuyên môn, thái độ làm việc cũng như nâng cao hiệu quả làm việc.
- Chế độ thi đua – khen thưởng hợp lý nhằm tạo động lực cho cán bộ, viên chức
Công tác thi đua - khen thưởng có vị trí, vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng nhằm khuyến khích, động viên đội ngũ cán bộ, viên chức trong toàn Viện cống hiến tài năng, sức lực và trí tuệ. Tổ chức hiệu quả công tác thi đua - khen thưởng giúp tạo môi trường cho các cán bộ, viên chức trong Viện Thông tin khơi dậy tinh thần học hỏi và sáng tạo, từ đó nâng cao hiệu quả làm
việc, đổi mới tư duy và nhận thức về tầm quan trọng của các hoạt động văn phòng.
Để làm được việc đó, ban Thi đua – Khen thưởng Viện Thông tin KHXH cần nỗ lực làm tốt công tác tham mưu xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ pháp lý cho việc khen thưởng các cá nhân, tổ chức thực hiện xuất sắc trong tất cả các hoạt động, thực sự khuyến khích, động viên cá nhân, tổ chức đó nỗ lực phấn đấu nhiều hơn nữa để đóng góp vào công cuộc phát triển của Viện trong thời kỳ mới.
Tiểu kết: Xuất phát từ những hạn chế và nguyên nhân hạn chế đổi mới công tác văn phòng tại Viện Thông tin KHXH, tác giả nhận thấy, muốn nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Viện cần tập trung áp dụng các giải pháp mang tính trọng điểm như: Đổi mới nhận thức về vai trò của văn phòng và đổi mới công tác văn phòng; đầu tư mua sắm trang thiết bị văn phòng; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng; ứng dụng ISO 9001:2015 để tổ chức các công việc văn phòng một cách khoa học, hiệu quả.
Ngoài ra, tác giả còn đề xuất một số giải pháp mang tính hỗ trợ nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất cho đổi mới công tác văn phòng của Viện Thông tin về và phía Nhà nước nói chung và phía cán bộ, viên chức nói riêng.Các giải pháp này được đề xuất mang tính khách quan và xuất phát từ thực tiễn xu hướng hiện đại hóa, đổi mới công tác văn phòng trong tất cả các cơ quan nhà nước hiện nay.
KẾT LUẬN
Tóm lại, trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2016 – 2020) của Chương trình tổng thể Cải cách Hành chính, việc đổi mới công tác văn phòng vẫn là nội dung trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức. Thực tế, bộ phận văn phòng tại Viện Thông tin KHXH có vai trò quan trọng, là trợ thủ giúp cho thủ trưởng quản lý, điều hành mọi công việc trong cơ quan; là bộ phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, đơn vị khác. Chính vì vậy, đổi mới công tác văn phòng sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày; đồng thời nó cũng sẽ giúp cho Lãnh đạo Viện Thông tin KHXH thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ, viên chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Tuy nhiên, công tác văn phòng tại Viện Thông tin KHXH trong quá trình đổi mới vẫn còn một số khó khăn và hạn chế, vì vậy, Viện cần quan tâm hơn nữa nhằm điều chỉnh cho phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả làm việc. Qua việc phân tích thực trạng, Viện Thông tin KHXH đã tiến hành đổi mới các yếu tố sau: về con người; trang thiết bị và cơ sở vật chất trong văn phòng; cách bài trí, thiết kế công sở; các quy trình nghiệp vụ hành chính.
Để quá trình đổi mới công tác văn phòng có hiệu quả cao, tôi cho rằng Viện Thông tin KHXH cần phải chú trọng đặc biệt vào yếu tố con người như vấn đề nhận thức, vấn đề về đào tạo,bồi dưỡng... Bên cạnh đó, Viện Thông tin còn phải chú trọng đầu tư mua sắm các trang thiết bị văn phòng hiện đại hỗ trợ đắc lực cho các hoạt độngvăn phòng; quy trình hóa các nghiệp vụ nhằm làm cho các công việc trở nên đơn giản, ngắn gọn, khoa học hơn; thiết kế và bài trí công sở hiện đại, tạo không gian thoải mái cho cán bộ, viên chức làm
việc có hiệu quả. Ngoài ra, muốn đổi mới có hiệu quả cao, Viện Thông tin phải nhanh chóng hoàn thiện các chế độ, chính sách, các văn bản có liên quan tới nội dung đổi mới công tác văn phòng; đồng thời phải thường xuyên thanh tra, kiểm tra các hoạt động văn phòng để kịp thời phát hiện các sai phạm và xử lý sai phạm đó.
Thực hiện để tài này, tôi đã đề xuất một số khuyến nghị của bản thân với mong muốn được đóng góp ý kiến để cán bộ văn phòng và lãnh đạo Viện Thông tin KHXH có góc nhìn mới về đổi mới công tác văn phòng và có những định hướng mới trong việc nâng cao hiệu quả đổi mới công tác văn phòng nói riêng và cải cách hành chính nói chung.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo Mới ngày 09/01/2010, Đổi mới và nâng cao chất lượng công tác
văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước;
2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
3. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
4. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về Công tác văn thư;
5. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
6. Chính phủ (2011), Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011: Ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020;
7. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
8. Hà Trọng Công – Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ, “Đổi mới
công tác văn phòng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Thanh tra Chính phủ”;
9. ThS. Nguyễn Mạnh Cường, “Tìm hiểu ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đi – đến ở bộ phận văn thư một số cơ quan”;
10. Ngô Thị Diên (2016),“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao
động Thương binh Xã hội”, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội;
11. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Lao động – Xã hội;
12. Nguyễn Thị Hoa (2017), “Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại
hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Sông Đà 10”, sinh viên Khoa Quản trị
văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;
13. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Quốc gia TP.Hồ Chí Minh;
14. Bùi Xuân Lự và các tác giả (2002), Nghiệp vụ thư ký văn phòng và
tổ chức. Hà Nội;
15. Trung Thị Ngân (2017),“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Tổng cục Hải quan”, Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội;
16. Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (2015), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 06 năm 2015;
17. TS. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính (2008), Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà
nước, , Học viện Hành chính / Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 11/2008;
18. TS. Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính
(2009), Một số vấn đề về cải cách và hiện đại hóa nền hành chính hiện nay,
Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 8/2009;
19. Bùi Thị Thái “Cải tiến công tác hoạt động Văn phòng theo hướng
hiện đại hoá của Văn phòng Tổng Công ty xây dựng công trình giao thông 8” ;
20. Nguyễn Văn Thâm(1996), Hành chính văn phòng, NXB Thống kê. Hà Nội;
21. PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005). Quản trị văn phòng. Hà Nội,
NXB Khoa học và Kỹ thuật
22. Văn phòng TW Đảng (2001), Về công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
23. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (2017), Quyết định số 1929/QĐ-KHXH ngày 8 tháng 11 năm 2017 quy định vị trí, chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của Viện Thông tin Khoa học xã hội;
24. Sách Mấy vấn đề Công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong thời kỳ
đổi mới (2003), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội;
25. Mike Harvey (2008), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê 26. Các Website:
http://issi.vass.gov.vn/Pages/index.aspx; Website http://tailieu.vn;
PHỤ LỤC
Phụ lục số 01 Quyết định ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Viện Thông tin KHXH
Phụ lục số 02 Công văn báo cáo thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ năm 2013 của Viện Thông tin KHXH
Phụ lục số 03 Công văn báo cáo thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ năm 2017 của Viện Thông tin KHXH
Phụ lục số 04 Một số hình ảnh về công tác văn phòng của Viện Thông tin Khoa học xã hội
Phụ lục số 05
Một số hình ảnh về công tác văn phòng của Viện Thông tin Khoa học xã hội