Hiện nay, việc định từ khóa cho tài liệu tại Trung tâm chưa có một công cụ kiểm soát chính thống nào. Trung tâm sử dụng từ khóa tự do, đó là từ khóa được cán bộ xử lý đặt ra theo nguyên tắc chung nhưng không được kiểm soát theo phương tiện kiểm soát nào. Mặc dù Trung tâm đã trang bị Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia, song Bộ từ khóa này được biên soạn chủ yếu dành cho các thư viên đa ngành, có vốn tài liệu mang tính tổng hợp, không đáp ứng được yêu cầu xử lý chuyên sâu của một thư viện chuyên ngành.
Trong tổng số vốn tài liệu hiện có của Thư viện, có đến 70% tài liệu thuộc lĩnh vực luật, trong khi đó Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia có rất ít thuật ngữ về lĩnh vực này, do đó không thể đáp ứng được yêu cầu đối với công tác định từ khóa của Trung tâm. Vì vậy, Bộ từ khóa này chủ yếu được sử dụng để tham khảo định từ khóa cho tài liệu thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội khác như kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục, lịch sử, các tác phẩm văn học... Toàn bộ tài liệu luật học của thư viện sẽ được định từ khóa tự do.
Việc sử dụng từ khóa tự do mặc dù có những lợi thế nhất định tạo điều kiện cho cán bộ xử lý không bị bó hẹp theo một khuôn khổ cứng nhắc (phương
54
tiện kiểm soát từ khóa), tuy nhiên có rất nhiều hạn chế nếu cán bộ xử lý không nắm vững các nguyên tắc định từ khóa và phương pháp xử lý từ vựng.
Đây cũng là điểm bất cập hiện nay của Trung tâm khi chưa có công cụ chính thức nào hỗ trợ cán bộ định từ khóa tài liệu. Năm 2015, lãnh đạo Trung tâm cũng đã nghiên cứu, xây dựng kế hoạch biên soạn Bộ từ khóa luật học quy ước để phục vụ công tác nghiệp vụ, giảm bớt khó khăn cho cán bộ làm công tác xử lý tài liệu.