Bất kỳ một công việc nào dù lớn hay nhỏ, muốn đạt được hiệu quả và chất lượng ở mức tối đa thì cần phải được tổ chức một cách khoa học, có sự phân công công việc hợp lý, đúng người đúng việc. Để làm được điều này, đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ về nguồn nhân lực mà mình quản lý, nắm rõ tâm lý và năng lực của từng cán bộ để giao nhiệm vụ phù hợp.
Hiện nay, Thư viện có 06 cán bộ được phân công nhiệm vụ xử lý nội dung tài liệu, trong đó:
- 03 cán bộ thuộc Tổ Thông tin chuyên xử lý bài trích tạp chí, thực hiện đồng thời cả ba công đoạn phân loại, định từ khóa và làm tóm tắt cho dạng tài liệu này.
- 03 cán bộ thuộc Tổ Bổ sung biên mục chuyên xử lý tài liệu dạng sách, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học và tài liệu hội thảo. Tổ đã xây dựng được quy trình làm việc và có sự phân công công việc cho từng thành viên trong tổ. Cụ thể, 02 cán bộ thực hiện hai công đoạn định từ khóa và làm tóm tắt; 01 cán bộ chuyên phân loại tài liệu và có nhiệm vụ kiểm tra, hiệu đính kết quả của hai công đoạn trên. Tuy nhiên, việc phân công công việc mới chỉ dừng lại theo từng công đoạn cho các dạng tài liệu mà chưa có sự phân công xử lý theo ngôn ngữ của tài liệu. Có nghĩa là cả 3 cán bộ của Tổ đều tham gia xử lý cả tài liệu tiếng Việt và tài liệu thuộc các ngôn ngữ khác. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp khó khăn, cán bộ xử lý sẽ nhờ đến sự trợ giúp của cán bộ, giảng viên hoặc sinh viên trong Trường thành thạo ngoại ngữ đó.
70
Sự phân công cụ thể công việc cho từng cán bộ sẽ tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc và thống nhất về kết quả xử lý do được thực hiện bởi cùng một người.