b, Nhiệm vụ, quyền hạn:
2.2.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quy chế
chế
UBND huyện là cấp chính quyền trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước. UBND huyện có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong các địa phương. Vì vậy ngoài quy chế chung do UBND huyện, các ngành các cấp ban hành cho phù hợp với thực tiễn của địa phương. Thì căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, văn phòng UBND huyện tổ chức xây dựng trình Chủ tịch UBND ban hành các nội quy, quy chế công tác đặt dưới sự điều chỉnh hoạt động theo quản lý cấp trên. Một số quy chế được xây dựng, kể đến như:
Văn phòng đã xây dựng và ban hành Quyết định số 18/QĐ-VP ngày 27 tháng 3 năm 2016 của Văn phòng HĐND và UBND huyện về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc.
Quyết định số 06/QĐ-VP ngày 14 tháng 09 năm 2016 về việc Ban hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc.
Quyết định số 13/QĐ-VP ngày 20 tháng 01 năm 2016 của Văn phòng HĐND và UBND huyện về việc Ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản công cơ quan Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Quyết định số 05/QĐ-VP ngày 25 tháng 02 năm 2017 về việc ban hành Quy chế văn hóa công sở của Văn phòng HĐND-UBND huyện .
9 Nguồn số liệu lấy từ cuộc họp nội bộ văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc về tổng kết công tác năm 2016
Để tổ chức xây dựng được quy chế phù hợp, hiệu quả, văn phòng Mỹ Lộc thực hiện trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế.
Nhìn chung, Các quy chế được văn phòng hành ra nhằm đưa mọi người vào nề nếp và có sự chỉ đạo hướng dẫn. Nhờ đó các cán bộ, nhân viên trong văn phòng luôn thực hiện tốt công việc, chuyên môn nghiệp vụ của mình. Văn phòng đã thực hiện nhiệm vụ trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc khá tốt. Nổi bật là cuối năm 2017, trên cơ sở xây dựng và thực hiện quy chế văn hóa công sở, văn phòng đã xây dựng “Cơ quan có đời sống văn hóa tốt” và được công nhận. Tác phong, lề lối làm việc và chất lượng chuyên môn của cán bộ, công chức có nhiều chuyển biến tích cực; kỷ cương, kỷ luật được tăng cường, nội bộ đoàn kết, đồng thuận, thống nhất cao trong thực hiện công việc. Mặc dù vậy, có quy chế ban hành nhưng nhiều khi cán bộ nhân viên không tực hiện chấp hành đúng quy định, như việc đeo thẻ mà đặc biệt là chuyên viên quản trị mạng thường xuyên mắc phải lỗi này và đã bị nhắc nhở. Hay vấn đề đi sớm về muộn còn xảy ra đối với nhân viên văn thư vì lý do là con nhỏ, nhà xa, do đó, nhiều khi cán bộ khác sang lấy dấu hay gửi văn bản để trình ký thì lại là nhân viên khác thực hiện thay công việc. Đây là những lỗi tưởng đơn giản nhưng đã gây cản trở lớn trong quá trình thực hiện công việc.
2.2.4 Tổ chức công tác văn thƣ lƣu trữ 2.2.4.1 Trong công tác văn thƣ:
Công tác văn thư lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đích nâng cao hiệu quả chất lượng công tác trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế UBND huyện- là cơ quan quản lý Nhà nước ở dịa phương. Công tác văn thư lưu trữ ở văn phòng đang rất được quan tâm, chỉ đạo giám sát, đôn đốc của lãnh đạo văn phòng để công tác này ngày
một đi vào nề nếp, đúng quy trình. Do vậy công tác này có vai trò đặc biệt quan trọng đối với văn phòng cơ quan. Công tác văn thư tại văn phòng huyện Mỹ Lộc được tuân thủ thực hiện theo nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009 của UBND tỉnh Nam Định ban hành quy định về công tác Văn thư trên địa bàn tỉnh, Quyết định số 06/QĐ- VP ngày 14 tháng 09 năm 2016 về việc Ban hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc.
a,Soạn thảo và ban hành văn bản
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004. Việc soạn thảo các văn bản hành chính khác thì tùy theo tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, chủ tịch UBND huyện giao cho cán bộ Văn phòng chủ trì soạn thảo hoặc phối hợp với cán bộ chuyên môn khác soạn thảo.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của văn phòng, việc rà soát văn bản trước khi ban hành thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ, 100% văn bản đến được văn phòng tiếp nhận và phát hành đầy đủ và sao gửi đúng đối tượng. Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND huyện cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý; nguyên tắc đảm bảo tính khoa học; nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng; nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nhìn chung trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý.
Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng là bộ phận chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần cho UBND và Thường trực UBND xã, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND huyện thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), báo cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, biên bản, tờ trình, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ Văn phòng soạn thảo văn bản và chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính.
Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm Trong quá trình kiểm tra soạn thảo và ban hành văn bản, phát hiện 06 văn bản sai xót trình tự thủ tục, thể thức kỹ thuật trình bày. Các văn bản hầu hết đều được văn phòng kiểm tra trước khi trình thông qua, ký ban hành, đạt 92%. Tất cả văn bản sau khi ban hành đã được đăng Công báo, công bố trên trang thông tin điện tử, đạt 100%10. Công văn chuyển đúng đến địa chỉ trong ngày, không để xảy ra tồn đọng, thất lạc công văn;
Trong quá trình thực hiện công tác này, việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản. Một số văn bản sai thể thức như trong tờ trình số 165/TTr-UBND ngày 25/12/2017 thì ô địa điểm ngày tháng năm ban hành văn bản đặt lệch so với quy định. Theo quy định, ô này được đặt ngang bằng với ô số, kí hiệu văn bản (phụ lục 03). Hay một số lỗi vẫn xảy ra trong quá
10 Báo cáo số 42/BC-VP về kiểm điểm kết quả công tác năm 2017 và phương hướng nhiệm vụ năm 2018 của văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ lộc ngày 27/12/2017
trình soạn thảo: thời gian từ năm 2016 đến nay Văn phòng đã soạn thảo được trên 1000 Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành. Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết.
b,Quản lý v n ản
Văn phòng UBND huyện là bộ phận giúp UBND huyện quản lý về hành chính nên văn bản hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi (văn bản của Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ; văn bản của UBND tỉnh, các sở ngành cấp tỉnh; văn bản của UBND huyện, các phòng ban cấp huyện) và văn bản của cơ quan có liên quan gửi đến và các thư từ của người dân. Tại văn phòng UBND huyện thì công tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật. Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các văn bản đi, đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản. Những văn bản chuyển giao qua bưu điện, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan đều phải qua văn thư.
Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2016 và năm 2017, văn phòng đã tiếp nhận, xử lý và soạn thảo và phát hành số lượng lớn văn bản thông qua bảng số liệu sau11.
Lo i văn bản S lƣ ng văn bản nă 2016
S lƣ ng văn bản nă 2017
Công văn UBND 713 745
Tờ trình UBND 170 205
Báo cáo của UBND 185 267
Quyết định 3685 4021
Giấy mời 252 345
Giấy phép thi công và xây dựng 594 703
Văn bản HĐND 152 160 Văn bản Văn phòng 52 65 Nghị quyết và QĐ của HĐND 29 35 Sao y- Sao lục 2047 3110 Chỉ thị 08 12 Chương trình 12 19 Thông báo 282 355 Kế hoạch 88 102 Tổng cộng 8269 10.144 Quản lý văn bản đến:
Nguyên tắc chung về tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ở văn phòng: - Văn bản đến dù dưới hình thức nào đều phải tập trung tại phòng văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận.
- Tất cả các văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ: Đăng ký theo phương pháp truyền thống (bằng sổ)
Văn bản đến Công ty được đăng ký theo từng năm và được đánh số 01 cho văn bản đầu tiên trong năm tính từ ngày 01 tháng 01 và số cuối cùng nhận được vào ngày 31 tháng 12 của năm.
Về việc lập sổ: tất cả các văn bản đến được đăng ký vào một sổ đăng ký văn bản đến và được chia thành các phần khác nhau để thuận tiện cho việc tìm kiếm văn bản. Cách chia này thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu văn bản khi cần.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
- Văn bản đến phải trình chánh văn phòng trước khi giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác và bí mật.
- Phải theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan (do bưu điện, liên lạc cơ quan khác chuyển đến, do cán bộ trực tiếp nhận được ở các cơ quan khác hay đi họp đem về) đều do bộ phận văn thư trực thuộc Văn phòng tiếp nhận và quản lý thống nhất.
Trung bình mỗi năm văn phòng tiếp nhận trên 1000 văn bản đến. Các văn bản này chủ yếu đến từ Ủy ban nhân dân tỉnh, các Sở,ban ngành, đơn thư của công dân, đơn vị sự nghiệp,
Vì vậy, đối với văn bản được gửi đến văn phòng UBND Mỹ Lộc, bộ phận văn thư cơ quan thực hiện tương đối chính xác quy trình từ khi tiếp nhận cho tới khâu chuyển giao văn bản đến.
Qu trình quản lý iải qu ết v n ản ến:
Trách nhiệ Trình tự thực hiện Tài liệu, biểu ẫu liên quan
Cán bộ văn thư
Tiếp nhận văn bản đến từ bưu điện hoặc gửi
trực tiếp
Cán bộ văn thư Phân loại văn bản đến
Cán bộ văn thư Bóc bì văn bản đến
Cán bộ văn thư Đóng dấu văn bản đến vào sổ văn bản Phần mềm quản lý văn bản hoặc sổ công văn đến
Văn phòng – Tổng hợp
Trình Chánh văn phòng
Chánh văn phòng chánh văn phòng phê Giao việc cho Phó duyệt văn bản
Cán bộ văn thư
Nhân văn bản, giao cho các đơn vị thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Chánh văn
phòng
Cán bộ văn thư Chuyển văn bản Sổ chuyển giao văn bản đến các phòng chuyên môn
Cán bộ văn thư
Tiếp nhận công văn đến: Quá trình này do cán bộ văn thư thực hiện theo quy định. Mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax.
Đăng ký công văn đến: Sau khi kiểm tra, bóc bì, phân loại, cán bộ văn thư đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến và đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến đối với các văn bản phải vào sổ đăng ký công văn đến. Tuy nhiên, trong quá trình vào sổ công văn, thông tin văn bản viết tắt quá nhiều và ghi không đầy đủ thông tin của văn bản đến, đi (phụ lục 04)
Trình văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ Văn thư photo lưu lại 1 bản, bản gốc trình ngay cho chánh văn phòng hoặc phó chánh văn phòng để nắm bắt nội dung, xin ý kiến chỉ đạo.
Chánh văn phòng duyệt văn bản được chuyển đến phòng ban chuyên môn hay cá nhân giải quyết theo thẩm quyền. Văn thư thông báo cán bộ đầu mối của các đơn vị, phòng ban chuyên môn tới ký nhận vào sổ đăng ký công văn đến.
Nhìn chung số lượng văn bản đến văn phòng tương đối nhiều, cho nên văn bản đến được đóng dấu, vào sổ đăng ký văn bản đến, có ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ . Sau hai năm cán bộ Văn thư – Lưu trữ đưa vào kho lưu trữ hồ sơ của UBND huyện.
Quản lý văn bản đi:
Vai trò quản lý tốt văn bản đi giúp văn bản được chuyển phát đi đảm bảo đúng nội dung, thể thức văn bản. Văn bản đi là phương tiện truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời các thông tin cần thiết. Quản lý tốt văn bản đi giúp văn phòng nắm bắt được kết quả của việc ban hành văn bản đó.
quyết định là 449 văn bản, 234 văn bản thuộc nhóm tờ trình, văn bản thuộc nhóm văn phòng là 168 văn bản, còn lại là các văn bản khác12. Do đó, công tác quản lý văn bản đi thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng.
Đối với tất cả các văn bản của cơ quan đều phải thông qua văn phòng