b, Nhiệm vụ, quyền hạn:
2.3.1 Đánh giá ưu điểm nhược điểm
a,Ưu iểm:
Thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ văn phòng huyện, giành bằng khen của tỉnh, có nhiều thành tích khen thưởng trong công tác phòng trào thi đua. Ngày càng thấy sự trưởng thành, lớn mạnh, là đầu tàu của UBND huyện.
Cơ cấu tổ chức, sự phân công nhiệm vụ rõ ràng thông qua bản mô tả vị trí việc làm từng cá nhân, mỗi người phụ trách một mảng công việc nên không bị chồng chéo, lộn xộn. Với mô hình văn thư tập trung thì toàn bộ công đoạn, thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản đều ở một nơi chung của cơ quan và do một văn thư đảm nhiệm nên góp phần giảm bớt chi phí cho việc thực hiện công tác văn thư, tạo sự thống nhất trong chỉ đạo nghiệp vụ, dễ dàng quản lý thống nhất, kiểm soát văn bản. Từ đó nâng cao công tác tổ chức điều hành trong văn phòng.
Văn phòng chú trọng tới việc sắp xếp, bố trí nhân sự, đội ngũ cán bộ công nhân viên làm việc thuộc văn phòng một cách khoa học, hợp lý
Trang thiết bị đảm bảo phục vụ đủ, phòng làm việc sắp xếp khoa học, thoáng mát, tạo không khí làm việc thoải mái, nằm trong trung tâm của UBND huyện đảm bảo công việc hiệu quả cao.
Thu thập thông tin chính xác, nhanh chóng đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
Việc tổ chức xây dựng và chấp hành nội quy, quy chế cơ quan thực hiện nghiêm túc. Mỗi cán bộ đều thực hiện theo sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, từ đó phấn đấu hoàn thiện bản thân, tích cực xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong văn phòng và các đơn vị chuyên môn khác. Việc xây dựng nội dung Quy chế đảm bảo tính khoa học trong điều hành hoạt động của huyện; quy định rõ chế độ làm việc và phương pháp công tác; quy định rõ chế độ sinh hoạt, trao đổi hội ý, hội họp; chương trình làm việc với cấp trên, cấp dưới
và với các ban, ngành khác, thể hiện rõ vai trò lãnh đạo của cấp ủy bằng nguyên tắc, khắc phục cách làm việc cảm tình, tùy tiện, chạy theo sự vụ.
Công tác hậu cần luôn được đảm bảo, đặc biệt công tác tổ chức hội họp, hội nghị nhân kỷ niệm các ngày lễ lớn luôn phát huy vai trò chủ đạo.
Công tác quản lý văn bản đáp ứng đâỳ đủ dữ liệu, trên cơ sở đó giúp lãnh đạo văn phòng và cán bộ nắm được chính xác tình hình tiếp nhận, ban hành, giải quyết văn bản đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản được thuận tiện, tạo điều kiện quản lý văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan chặt chẽ và cung cấp thông tin kịp thòi cho hoạt động quản lý.
Văn phòng chú trọng tổ chức công tác đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công nhân viên trong văn phòng, đáp ứng nhu cầu công việc.
Nhà lãnh đạo có tác phong lãnh đạo, có trách nhiệm quản lý, tinh thần phán đoán quản lý có đạo đức, lối sống trong sạch lành mạnh, luôn hòa đồng, tích cực đóng góp cho tập thể, có năng lực và kỹ năng tốt đáp ứng để hoàn thành công việc, luôn cẩn thận trong cách xử lý công việc, nhạy bén tiếp thu sự đánh giá và phân công công việc từ lãnh đạo phòng. Lãnh đạo quan tâm đến tâm tư, đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, được mọi người ủng hộ và tôn trọng.
Cán bộ, công chức có chuyên môn về nghiệp vụ hành chính, có tư tưởng vững vàng, an tâm công tác, đạo đức, lối sống trong sạch lành mạnh; chấp hành nghiêm đường lối chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước. An ninh trật tự nội bộ giữ vững, không nảy sinh đơn từ, khiếu nại, luôn đoàn kết tốt, trên dưới một lòng, quyết tâm xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện, phát triển vững chắc, an toàn, hiệu quả. Đồng thời, cán bộ, công nhân viên có tinh thần kỷ luật và ý thức cao trong công việc nên chấp hành tốt mọi sự phân công và phát huy hết năng lực của mình. Hơn nữa cán bộ, nhân viên văn phòng được đào tạo đúng chuyên ngành phù hợp yêu cầu công việc nên đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Hoàn thành 100%
mục tiêu, nhiệm vụ đề ra và đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính trong thời đại mới.
Ngoài ra, có được sự quan tâm từ cấp ủy đảng, cấp tỉnh, chính quyền trung ương, đặc biệt là văn phòng tỉnh đối với các mặt tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, từng bước đi vào nền nếp, tính chuyên môn, chuyên nghiệp ngày càng được nâng cao, bước đầu phục vụ có hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị.
b, hược iểm:
Bộ máy tổ chức thiếu khoa học. Vì số lượng cán bộ nhân viên còn hạn chế nên quá trình bố trí, sắp xếp nhân sự còn hạn chế, được phân công không đúng năng lực sở trường phải mất thời gian bắt nhịp công việc.
Tổ chức cán bộ trong văn phòng còn hiều hạn chế, không đảm bảo nguồn cán bộ trẻ kế thừa. Công tác văn phòng chưa đảm bảo hoàn thành công việc xuất sắc vì cách làm việc còn dập khuôn.
Công tác tổ chức điều hành hoạt động chưa có tính đổi mới, chưa đưa ra giải pháp tối ưu, đột phá, lâu dài.
Nhiều nhiệm vụ văn phòng chưa triển khai đầy đủ, nghiêm túc như việc tổ chức thực hiện quy chế, quy định đề ra, dẫn đến chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng hạn chế
Làm việc theo chế độ báo cáo nên xử lý công việc chưa đạt yêu cầu. Cán bộ, nhân viên văn phòng còn mắc một số lỗi trong quá trình soạn thảo như về thể thức, kỹ thuật trình bày hay kỹ thuật đóng dấu của văn thư không chịu sửa vẫn còn cố chấp, bảo thủ nên vẫn còn vướng mắc trong công việc.
Một số cán bộ, công chức năng lực còn hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, còn trông chờ ỷ lại vào cấp trên.
Trong văn phòng chưa có sự phối hợp chặt chẽ các phòng ban, còn hoạt động riêng lẻ, chưa có sự đồng thuận làm việc của hai thế hệ.
Công tác giám sát, kiểm tra chưa chặt chẽ, việc thực hiện các khâu nghiệp vụ lỏng lẻo, hiệu quả không cao.
Việc chấp hành chế độ báo cáo của một số đơn vị chưa nghiêm túc ảnh hưởng đến chất lượng công tác tham mưu của phòng.
Khối lượng công việc nhiều tạo áp lực cao nên còn xảy ra những sai sót nhất định trong quá trình làm việc hay quên trong quá trình làm việc.