b, Nhiệm vụ, quyền hạn:
2.2.4.2 Trong công tác lưu trữ
Về công tác lưu trữ tài liệu, Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc đã thực hiện tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ của UBND huyện theo Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Nghị định Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Ban hành ngày 08/4/2006.
a,Thu thập và bổ sung tài liệu.
Mỗi năm văn thư đều tổng kết số lượng văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan. Văn thư yêu cầu các phòng ban, đơn vị tổng hợp các văn bản và nộp lưu về văn phòng. Sau đó cán bộ văn thư làm công tác kiểm tra và rà soát lại toàn bộ văn bản theo sổ đăng ký văn bản đi – đến, trường hợp thiếu văn bản cán bộ văn thư yêu cầu các phòng ban, đơn vị hoàn
thiện, bổ xung để kịp tiến độ nộp lưu. Đảm bào cho việc khai thác và sử dụng tài liệu.
b,Phân loại tài liệu.
Văn bản, tài liệu được cán bộ văn thư phân loại như Quyết định, Hợp đồng, công văn đi – đến gồm (Tờ trình, Công văn, Biên bản .).
Văn thư văn phòng sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc số bé đến lớn, từ ngoài vào trong, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Tài liệu văn phòng được xếp thẳng đứng do đó thuận tiện cho việc lấy ra, tiện cho việc tra cứu
c,Xác định giá trị tài liệu và Tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu là định ra thời hạn bảo quản của tài liệu trong các kho lưu trữ, góp phần tối ưu hóa phông lưu trữ cơ quan. Xác định giá trị tài liệu tác động trực tiếp đến số phận của tài liệu. Do đó, việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh những sai sót đáng tiếc làm ảnh hưởng đến giá trị vốn có của một tài liệu lưu trữ. Đồng thời cũng cần có cở sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế.
Việc thực hiện tốt công tác xác định giá trị tài liệu sẽ góp phần lựa chọn được những tài liệu có giá trị đích thực để bảo quản tại lưu trữ cơ quan. Góp phân nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu, tiết kiệm kho tài liệu, trang thiết bị bảo quản.
Ba năm một lần văn phòng tiến hành việc tổ chức tiêu hủy tài liêu: Cán bộ văn thư thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu để phân loại ra tài liêu còn giá trị bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Sau khi đã phân loại tài liệu cán bộ văn thư xin ý kiến của Chánh văn phòng và được sự đồng ý của Chánh văn phòng và có hai người làm chứng thì cán bộ văn thư tiến hành tổ chức tiêu hủy tài liệu và phải có biên bản tiêu hủy tài liệu sau hoàn thành công việc. Tuy nhiên, trong thực tế, kho lưu trữ văn phòng UBND huyện Mỹ
Lộc có diện tích kho lưu trữ nhỏ, trong khi đó, tài liệu hết giá trị hay tài liệu trùng lặp chưa hủy theo thời gian quy định, vẫn để trong kho 1 góc lộn xộn
(phụ lục 06)
d,Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu.
Tất cả các tài liệu lưu trữ đều được đưa vào cặp ba dây và hộp đựng tài liệu để xếp lên giá tủ. Bên cạnh đó, cán bộ văn thư còn thường xuyên làm các nghiệp vụ để bảo quản tài liệu như: tiến hành các biện pháp chống mối mọt, vệ sinh phòng..Nhằm hạn chế các nguyên nhân gây hại cho tài liệu. Các tài liệu được bảo quản tại các phòng an toàn do được trang bị đầy đủ Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất, Thiết bị phòng chống cháy, Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, điều hòa. Tuy nhiên vẫn chưa có các thiết bị cần thiết chống mọt, ẩm mốc như: Máy hút bụi, quạt thông gió..gây ảnh hưởng tới tuổi thọ và sự an toàn thông tin của tài liệu.
Tại kho lưu trữ việc phân loại tài liệu tại tài liệu theo cơ quan ban hành văn bản, theo ngày tháng năm ban hành văn bản và theo số kí hiệu của văn bản. Tất cả các văn bản được chỉnh lý, sắp xếp để trong bìa cứng, đưa vào hộp lưu trữ . Sau hai năm cán bộ Văn thư Lưu trữ đưa vào kho lưu trữ hồ sơ của UBND huyện với diện tích 24 mét vuông tại vị trí góc khuất tầng 4. Không để xảy ra trường hợp mất mát hư hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản. Bố trí kho lưu trữ tài liệu gồm: 04 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh vực chuyên môn của các phòng ban, 2 bàn để tài liệu và chỉ có người có nhiệm vụ mới được vào. (Phụ lục 07)
e,Tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu:
Khi các phòng ban, đơn vị, cá nhân trong cơ quan có nhu cầu nghiên cứu sử dụng văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công việc thì văn thư tra tìm tài liệu đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên với những tài liệu quan trọng hoặc trong tình trạng hư hỏng thì văn thư không cung cấp bản gốc mà chỉ cung cấp bản sao.
ứng được cho UBND huyện theo luồng việc đạt yêu cầu đề ra. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, thực hiện quét và lưu văn bản đến, việc gửi/ nhận các văn bản qua mạng được thực hiện. Các tác nghiệp về văn thư, lưu trữ, sản xuất văn bản đều đảm bảo an toàn, bảo mật theo quy định hiện hành như việc đặt mật khẩu cho máy tính tại, mật khẩu file,... Bên cạnh chuyên môn, văn phòng cũng trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư khá đầy đủ, đó là 02 máy vi tính, 01 máy in, 01 máy fax và 01 máy phôtôcopy để phục vụ tốt công việc. Nhưng đòi hỏi thay mới máy photo bởi thường xuyên phải sửa chữa nên gây cản trở trong công việc.
2.2.5 Tổ chức công tác thông tin
Hàng ngày tại văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc có rất nhiều thông tin khác nhau và mỗi loại có biểu hiện riêng, đều mang đặc thù riêng và yêu cầu riêng.
Trong quá trình tổ chức công tác này, việc thu nhận được nhiều thông tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.
Ở văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc, thông tin được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động. Ví dụ như thông tin có nội dung về nông nghiệp; thông tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản; thông tin có nội dung về quân sự; thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền. Hình thức thể hiện thông tin là thông tin văn bản, thông tin tài liệu hình ảnh, thông tin điện tử.
Tổ chức thu thập thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo: Những thông tin có giá trị, phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, chuyên viên không chỉ dựa vào nguồn tin có giá trị pháp lý cao như văn bản mà còn thu thập khai thác nguồn tin khác như sách, báo, internet, Quá trình thu thập, xử lý thông tin không
chỉ mang tính thời vụ mà đây còn là nhiệm vụ thường xuyên. Các quyết định quản lý của lãnh đạo có thể thông qua văn phòng để truyền đạt tới các đơn vị và ngược lại, ý kiến các đơn vị được thông qua văn phòng và văn phòng sàng lọc thông tin trưng ý kiến lên cấp trên. Ví dụ như chương trình công tác, báo cáo định kỳ, đột xuất của các phòng ban đơn vị phải được văn phòng nghiên cứu, tổng hợp cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện. Hoặc, văn phòng soạn thảo ý kiến lãnh đạo để phổ biến tới các đơn vị liên quan nhằm triển khai công việc.
Văn phòng UBND huyện có nhiệm vụ : soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tư vấn, cho lãnh đạo,sắp xếp lịch công tác cho lãnh đạo nhưng chức năng quan trọng là nhận thông tin từ ngoài vào, xử lý thông tin sơ bộ,và báo cáo lãnh đạo, nhận thông tin chỉ đạo của lãnh đạo gửi tới các cá nhân, tổ chức, đơn vị, có liên quan. Để thực hiện được điều đó, văn phòng phải thông qua hệ thống thông tin quản lý : cán bộ, nhân viên văn phòng, hệ thống máy tính, thiết bị văn phòng, mạng nội bộ, các phần mềm hoạt động và các cơ sở dữ liệu của nội bộ cơ quan. Cụ thể là khi văn phòng nhận được công văn đề nghị yêu cầu của một xã trong huyện, khi công văn được chuyển tới thì có nhân viên nhận và văn phòng đọc, kiểm tra nội dung của văn bản, xác định những văn bản có liên quan đến nội dung văn bản trong kho dữ liệu và lên lịch để trình lãnh đạo xem xét. Sau khi lãnh đạo xem xét và có ý kiến trả lời văn phòng thì tiến hành soạn thảo công văn trình lãnh đạo ký, văn thư đóng dấu, sau đó lưu trữ một bản và gửi đến cơ quan yêu cầu. Quá trình này có thể do một cán bộ văn phòng thực hiện.
Tất cả các thông tin tiếp nhận được (nội bộ và ngoại bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Việc tổ chức thông tin: Bộ phận chuyên viên tổng hợp do chánh văn phòng phụ trách phối hợp phòng văn thư và các phòng ban khác để thu thập thông tin có tính định hướng, tổ chức xử lý thông tin cho đối tượng cần thiết. Chánh văn phòng
phụ trách chung, báo cáo trực tiếp, đề xuất lãnh đạo UBND huyện. Thực hiện nghiệp vụ này, văn phòng phối hợp các phòng ban liên quan trong và ngoài UBND. Ngoài ra, văn phòng luôn có trách nhiệm cung cấp thông tin cho toàn cơ quan, đoàn thể nhân dân bằng cách thông qua trang thông tin điện tử huyện với địa chỉ http://myloc.namdinh.gov.vn/ do bộ phận quản trị mạng phụ trách.
Nhìn chung, việc tổ chức công tác thông tin tại đây tương đối khoa học và đảm bảo. Mặc dù vậy, việc thất thoát thông tin còn xảy ra nên cần được chú ý hơn nữa trong quá trình thực hiện công tác.