b, Nhiệm vụ, quyền hạn:
3.3 Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ
nghệ thông tin trong văn phòng
Việc xây dựng các phần mềm ứng dụng, áp dụng rộng rãi hơn phần mềm văn phòng điện tử góp phần mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý của đơn vị. Bên cạnh giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các cơ quan, đơn vị và cán bộ cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm thời
gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến. Mỗi một lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Điểm quan trọng là ứng dụng văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, nhân viên tạo tiền đề cán bộ, nhân viên sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác. Bên cạnh đó, đồng bộ hóa trong phần mềm nội bộ sẽ giúp ích rất nhiều trong xử lý thông tin, truyền tải thông tin đến các đầu mối. Cụ thể như phần mềm qủan lý văn bản và hồ sơ công việc Foldio hay phần mềm Cloud office là một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, phần mềm thiết kế khoa học với đầy đủ thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tiếp trên mạng máy tính
Tiếp tục hoàn thiện trang thông tin điện tử của huyện nhằm thông tin kịp thời công khai các thủ tục hành chính của huyện tới tất cả cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trong và ngoài huyện nắm bắt và thực hiện.
Bên cạnh đó, cần chú trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác. Có thể quản lý chất lượng cán bộ, nhân viên thông qua việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO văn phòng Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 vào hoạt động của văn phòng là một nhu cầu và xu hướng tất yếu. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hoá và nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn.
3.4 Tăng cƣờng công tác đào t o và phát triển nhân sự
thành công hay thất bại của mọi hoạt động.
Trước hết cần bảo đảm số biên chế được giao, tuyển dụng người có năng lực kết hợp đào tạo, bồi dưỡng, khuyến khích tự học, tự nghiên cứu và trải nghiệm từ thực tiễn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện tốt công tác tham mưu tổng hợp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo. Mặt khác, do công tác Văn phòng HĐND và UBND luôn gắn liền với hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, do đó chuyên viên văn phòng phải luôn nhận thức được vị trí, vai trò của mình để tự nâng cao bản lĩnh chính trị, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, thành thạo các thao tác tin học văn phòng, tích cực phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu. Mỗi cán bộ văn phòng phải luôn nhận thức được vai trò, vị trí của mình để tự nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ nghiệp vụ, đáp ứng cao nhất yêu cầu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo. Đồng thời, phải thường xuyên đổi mới phong cách và lề lối làm việc của cơ quan văn phòng, làm việc có chương trình, các khâu công tác đều có quy trình, quy chế cụ thể. Phải bám sát cơ sở, sát thực tiễn, kịp thời phát hiện các vấn đề mới nảy sinh.
Văn phòng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại. Vì vậy thái độ phục vụ của nhân viên văn phòng là rất quan trọng. Sự nhiệt tình ân cần chu đáo sẽ khiến cho công dân đến liên hệ giao dịch công việc có ấn tượng tốt và đội ngũ nhân viên ở đó. Vì vậy để nâng cao thái độ phục vụ của nhân viên, văn phòng thường xuyên cử cán bộ công nhân viên tham gia các khóa học về kỹ năng giao tiếp. Có kỹ năng giao tiếp tốt nắm được các quy luật tâm lý của con người họ mới có thể tận dụng được những mặt tích cực và tránh được những mặt tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến công việc. Đồng thời có kỹ năng giao tiếp sẽ giúp cho nhân viên văn phòng có thái độ ứng xử đúng đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp.
Nâng cao năng lực kỹ thuật sử dụng các phương tiện hiện đại, đặc biệt là các phương tiện tin học. Tại văn phòng các thiết bị phục vụ công việc như
máy tính, máy photo, máy in, máy fax không phải nhân viên nào cũng sử dụng thành thạo. Do vậy cán bộ, nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết về sự tiến bộ của công nghệ, học cách bảo quản và sử dụng có hiệu quả các loại máy móc thiết bị dùng trong văn phòng.
Đề nghị văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh quan tâm tới văn phòng, từ đó mà công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng đạt chất lượng cao.
3.5 Tăng cƣờng kiể tra, đánh giá công tác văn phòng
Thường xuyên kiểm tra chất lượng tiến độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của từng cán bộ, công chức. Trong sinh hoạt định kỳ của cơ quan, cần thường xuyên đánh giá, rút kinh nghiệm những tồn tại hạn chế và đề ra hướng khắc phục hiệu quả sử dụng thời giờ làm việc của cán bộ công chức không chỉ đơn thuần quản lý hành chính về mặt thời gian mà còn gắn công tác này với nâng cao chất lượng công việc, rèn luyện kỷ cương, chấp hành kỷ luật hành chính trong cơ quan. Thực hiện nghiêm túc việc đánh giá chất lượng, hiệu qủa làm việc của cán bộ, công chức nhằm động viên khuyến khích đề nghị xét khen thưởng kịp thời những cán bộ công chức làm việc năng suất, hiệu quả cao. Đồng thời kiên quyết hạ bậc thi đua cũng như đề nghị xử lý kỷ luật, kỷ cương làm việc kém hiệu qủa để có thể răn de kịp thời. Phải gắn liền công tác kỷ cương kỷ luật hành chính trong cơ quan với phong trào thi đua học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh trên cơ sở phát triển từng chuyên đề, trọng tâm, tùy theo thời điểm cụ thể.
Không chỉ tăng cường, kiểm tra giám sát về yếu tố con người, việc trang thiết bị trong văn phòng cũng là tiêu chí quan trọng phục vụ cho công tasc tổ chức văn phòng hiệu quả. Do đó, cần tăng cường kiểm tra, theo dõi các kỹ thuật máy móc, kiểm tra định kỳ trang thiết bị nhằm đảm bảo sự thông suốt trong quá trình làm việc.
3.6 Hoàn thiện hệ th ng văn bản quy định về công tác văn phòng
Để mang lại chất lượng cao cho công tác văn phòng phục trong quá trình tổ chứcc và điều hành văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc nói riêng cần ban hành các quy định trọng tâm cho công tác này. Đó là:
Ban hành quy trình soạn thảo và phát hành văn bản trên cơ sở quy định của nhà nước. Cần quy định rõ các nhiệm vụ, vai trò, công việc của từng bộ phận trong văn phòng để tránh hiện tượng ỷ lại cấp trên.
Qua khảo sát, tác giả nhận thấy rằng, sự phối hợp giữa văn phòng với các phòng ban hay giữa các bộ phận lỏng lẻo, chưa đề ra quy chế, quy định cụ thể về sự phối hợp đó, văn phòng cần đưa ra quy định trong sự phối hợp đó trên quy định cấp trên để đảm bảo tính ổn định trong công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng.
Tiểu kết:
Hướng đến văn phòng một cách toàn diện, chuyên môn đòi hỏi nhiều yếu tố để xây dựng và phát triển hoàn thiện. Trên đây là một số giải pháp giúp công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng HĐND- UBND huyện Mỹ Lộc nói riêng và cơ quan nói chung một cách khả quan. Tuy nhiên, cần có những giải pháp cụ thể, chi tiết hơn nữa của nhà nước để nâng cao công tác này.
KẾT LUẬN
Tóm lại, trong giai đoạn đổi mới cải cách hành chính hiện nay, văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc luôn giữ vai trò thết yếu trong bộ máy chính quyền địa phương, do đó ngày càng đòi hỏi công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng được chú trọng quan tâm. Bởi, văn phòng là công cụ đắc lực cho hoạt động quản lý UBND huyện. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lãnh đạo, điều hành. Hay nói cách khác, tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng là điều kiện quan trọng, tiên quyết nếu muốn đưa văn phòng hoạt động một cách đúng hướng, khoa học đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc, tôi nhận thấy công tác tổ chức và điều hành văn phòng của cơ quan đạt được nhiều kết quả. Tuy nhiên trước sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước nói chung và sự phát triển của huyện Mỹ Lộc nói riêng thì công tác này tại cơ quan hành chính nhà nước cần phải đổi mới mạnh mẽ mới đáp ứng nhiệm vụ đặt ra, với cương vị là đầu tàu của cơ quan.
Đề tài nghiên cứu đã đánh giá thực trạng trong hoạt động văn phòng thời gian qua và chỉ ra được những hạn chế tồn tại. Đồng thời đưa ra những giải pháp hữu ích để Văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc có thể thực hiện trong thời gian tới nhằm đáp ứng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Trong quá trình nghiên cứu đề tài, do kiến thức chuyên ngành còn hạn chế nên tôi không tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và trình bày về đề tài nghiên cứu . Tôi rất mong nhận dược sự đóng góp ý kiến từ phía thầy giáo, cô giáo để đề tài nghiên cứu của tôi được đầy đủ và hoàn chỉnh.
DANH MỤ TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. PGS.TSKH Bùi Loan Thùy (2013), “Thôn tin phục vụ lãnh o
và quản lý , Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh.
2. Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS. Thomas, Ths. Diễm Chi, TS. Trần Nguyễn (2003), “Cẩm nang t ch c và quản tr hành chính v n ph n Nxb Tài chính, Hà Nội.
3. Lê Minh Thông (2001), “ t số vấn hoàn thiện t ch c và ho t
ng của b má nhà nước C n hoà xã h i chủ n hĩ Việt m , Nhà xuất
bản Khoa học Xã hội.
4. TS. Lưu Kiếm Thanh chủ biên (2009), “Giáo trình Hành chính v n ph n tron cơ qu n nhà nước , Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, Học viện Hành chính
5. TS. Lưu Kiếm Thanh (2009), “ hiệp vụ Hành chính v n ph n , Nxb Thống kê, Hà Nội.
6. GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), “Quản tr v n ph n , trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.
7. Nguyễn Hữu Thân (2004), “Quản tr Hành chính v n ph n , Nxb Thống kê, Hà Nội.
8. PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), “Quản tr v n ph n , NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.
9. Phạm Thi Diệu Linh (11/2014), “Quản tr v n ph n : Khái niệm
và các mô hình t ch c , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
10. Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn (2005), “Kỷ yếu h i
thảo khoa học v Quản tr v n ph n – ý luận và thực tiễn , Nxb Đại học
Quốc gia Hà Nội.
11. Vũ Duy Yên (2015), “Khun n n lực củ lãnh o V n ph n
H D và UB D cấp huyện , Nội san Khoa Hành chính học - Học viện Hành
12. Vũ Thị Phụng, Cam Anh Tuấn (07/2015), “T ng thuật các côn
trình n hiên c u v v n ph n và quản tr v n ph n ở Việt m , Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam.
13. http://myloc.namdinh.gov.vn/default.aspx?sname=huyenmyloc&sid =1228&pageid=29407 14. https://123doc.org/document/4245028-thuc-trang-cong-tac-to- chuc-dieu-hanh-hoat-dong-trong-van-phong.htm 15. https://luatduonggia.vn/khai-quat-ve-dieu-hanh-cong-so-va-cai- cach-hanh-chinh-nha-nuoc
PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Lộc
Chủ tịch PCT (Phụ trách lĩnh vực VH-XH) PCT (Phụ trách lĩnh vực NN-KT) Phòng LĐTB - XH Phòng VHTT Phòng GD-ĐT Phòng Y tế Đài PT TT DS KHHGD Huyện TT dạy nghề huyện TT VH - TT&DL Trường THPT Mỹ Lộc Văn phòng HĐND - UBND huyện BVĐKTT huyện TT y tế huyện Hội CTĐ Trường THPT Trần Vãn Lan TT GDTX BHXH HUYỆN Phòng thanh tra Phòng nội vụ Phòng tư pháp Phòng tài chính kế hoạch Công an huyện Quân sự huyện Phòng NN&PTNT Phòng Còng thương Phòng TNMT Trạm bảo vệ thực vật Trạm thú y Trạm khuyến nông Hạt QL đê điều CT TNHH MTV khai thác công tác thủy lợi Mỹ
thành Đội QL thị trường Ngân hàng NN&PTNT Chi nhánh điện VP đăng ký quyền SD đất Kho bạc nhà nước huyện Chi cục thuế Chi cục thống kê
Chi cục thi hành án dân sự
Ngân hàng chính sách xã hội huyện
Phụ lục 02. Sơ đồ cơ câu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định Chánh văn phòng (Phụ trách chung) Phó Chánh văn phòng (Hành chính – Quản trị) Phó Chánh văn phòng (Tổng hợp) Kế toán Lái xe Nhân viên phục vụ Văn thư lưu trữ Chuyên viên tổng hợp Bộ phận một cửa Quản trị mạng Tiếp công dân Bảo vệ