b, Nhiệm vụ, quyền hạn:
2.2.6 Công tác hậu cần
Công tác quản trị, hậu cần là một trong những chức năng quan trọng của văn phòng huyện, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành của UBND huyện và hình ảnh, thương hiệu của địa phương trong hoạt động đối ngoại của UBND huyện. Do đó, văn phòng huyện Mỹ Lộc đã làm tốt công tác hậu cần qua các mặt như:
Bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phòng họp, hình thức, nghi lễ theo quy định trong các phiên họp UBND huyện; các buổi họp giao ban, làm việc, tiếp khách của các đồng chí Thường trực cấp uỷ như loa, đài, ánh sáng, nước uống, hoa trang trí, cờ,
Bảo đảm điều kiện và phương tiện đi lại, phục vụ làm việc của các lãnh đạo UBND huyện. Tổ lái xe luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, phục vụ lãnh đạo UBND huyện đi công tác đúng giờ, an toàn. Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao. Có trách nhiệm lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ ô tô đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả. Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu. Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn công tác lớn khi có yêu cầu.
phục vụ làm việc của cán bộ, công chức cơ quan.
Phục vụ đón, tiếp, bảo đảm ăn, nghỉ của khách đến làm việc với UBND huyện theo quy định; tiếp nhận, quản lý những quà tặng do các tổ chức, cá nhân gửi tặng (nếu có); chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho các cá nhân, tổ chức. Cụ thể là nhân dịp tết đến, bộ phận hậu cần chuẩn bị quà, hoa tặng lãnh đạo cấp trên, các phòng ban đơn vị chuyên môn và các cá nhân, tổ chứ theo yêu cầu lãnh đạo
Tham mưu đề xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong cơ quan. Qua thực tế khảo sát, văn phòng tổ chức thực hiện tiết kiệm tối thiểu 12% kinh phí chi hội nghị, hội thảo, tọa đàm, họp, chi tiếp khách13.
Quản lý toàn bộ tài sản của cơ quan, bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện đi lại và các tài sản khác từ khi hình thành, đưa vào sử dụng, biến động tăng, giảm, sửa chữa thanh lý tài sản.
Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức các hoạt động chào mừng các ngày lễ tết, các dịp kỷ niệm trong năm như treo cờ, khẩu hiệu, mua quất đặt tại sảnh UBND huyện.
Bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc và khu vực trụ sở cơ quan: thực hiện công tác vệ sinh và điều kiện làm việc ở các phòng làm việc lãnh đạo cơ quan; các phòng họp, phòng tiếp khách và nhà khách; kiểm tra, giám sát công việc của lao động hợp đồng làm vệ sinh hàng ngày tại khuôn viên trụ sở cơ quan và công tác vệ sinh của các đơn vị trực thuộc Văn phòng.
Bảo đảm an ninh, an toàn tuyệt đối khu vực trụ sở cơ quan bằng việc ký hợp đồng với công ty vệ sỹ chuyên nghiệp để làm công tác bảo vệ tại cơ quan một cách quy củ. Bộ phận bảo vệ luôn túc trực 24/24, đặc biệt là dịp tết.
13 Báo cáo hoạt động công tác văn phòng năm 2017 và phương hướng hoạt động công tác năm 2018 của văn phòng HĐND-UBND huyện Mỹ Lộc ngày 16/12/2017
Qua quá trình khảo sát, cho thấy công tác hậu cần tại đây vẫn chưa đạt thực hiện hiệu quả tối ưu. Trong cuộc họp kiểm điểm công tác tháng 01 và triển khai nhiệm vụ tháng 02 năm 2018, của UBND huyện, bộ phận hậu cần chuẩn bị thiếu nước uống, tuy nhiên đã phát hiện kịp thời và xử lý ngay. Hay khi lãnh đạo đi họp nơi khác, xe bị chục chắc, hỏng giữa đường do đội xe không kiểm tra xe trước khi đi. Đây chỉ là một trong số các vấn đề cơ bản mà đòi hỏi công tác hậu cần của văn phòng cần chú ý và chấn chỉnh để nâng cao chất lượng hiệu quả công việc.
2.2.7 Giao quyền, ủy quyền
Vấn đề giao quyền ủy quyền của văn phòng huyện được thực hiện theo các nguyên tắc sau: đúng quy định của pháp luật; phạm vi được ủy quyền, nội dung ủy quyền, thời gian được ủy quyền phải được xác định rõ;người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người thứ ba; người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người ủy quyền về những quyết định của mình có liên quan đến phạm vi, nội dung và thời gian được ủy quyền. Từ đó, khuyến khích cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc tích cực, nhất là trong những việc đột xuất, ngoại lệ. Đồng thời khắc phục, hạn chế tâm lý chờ đợi, ỷ lại, thiếu tự tin vào bản thân của người được ủy quyền. Mặt khác, người ủy quyền mà cụ thể là chánh văn phòng có điều kiện giải phóng bớt công việc cụ thể để tập trung vào những vấn đề đặc biệt quan trọng có tính vĩ mô, định hướng cho toàn bộ hoạt động của văn phòng.
Tuy nhiên, khi Chánh văn phòng đi vắng sẽ ủy quyền cho Phó Chánh văn phòng quyết định vấn đề cấp thiết nếu không thì phải chờ Chánh văn phòng về giải quyết. Vì thế, vô tình gây ra tình trạng công việc bị trì trệ.
2.2.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận
Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận được văn phòng quy định rõ trách nhiệm và sự hợp tác giữa các bộ phận. Văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc có sự phân công, phối hợp giữa các bộ phận thống nhất và bổ trợ công
việc cho nhau tạo ra quy trình tổng thể, đem đến hiệu quả công việc cao. Trong văn phòng UBND cấp huyện đều có các bộ phận thực hiện các nhiệm vụ khác nhau như bộ phận tổng hợp, hành chính văn thư, bộ phận quản trị, bộ phận bảo vệ, tạp vụ, lái xe,..nhưng tất cả các bộ phận đó đều liên kết với nhau, phối hợp thực hiện công việc chung trong văn phòng, đáp ứng hoạt động phục vụ công việc cho UBND. Ví dụ trong việc tổ chức hội họp, cán bộ tổng hợp xây dựng kế hoạch, nhân viên văn thư chuẩn bị tài liệu liên quan, chánh văn phòng dự thảo. Lãnh đạo Ủy ban ký duyệt, văn thư đóng dấu và thông báo đến các bộ phận có trong thành phần tham dự họp. Công tác này khá là hiệu quả bởi không chỉ giúp văn phòng thực hiện hiệu quả công việc mà còn tạo sự đoàn kết giữa các bộ phận nên mọi người trong các bộ phận đều hòa đồng vui vẻ.
2.2.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng
Văn phòng đề cao công tác kiểm tra giám sát hoạt động thực hiện công việc. Lãnh đạo văn phòng không ngừng thi hành các biện pháp kiểm tra, giám sát, kiểm soát nhân viên cấp dưới, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:20015 động viên sự sáng tạo của họ để hoàn thành tốt nhiệm vụ. Thực hiện kiểm tra đột xuất, không báo trước; chủ động phát hiện, ngăn chặn, xử lý kịp thời hành vi vi phạm của cán bộ, công nhân viên; giám sát việc kê khai tài sản đối với cán bộ theo định kỳ 1 năm/ 1lần. Kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành hệ thống quy chế, nội quy và hoạt động này được văn phòng thực hiện nghiêm túc theo đúng quan điểm: “Thực hiện ồng b giữ côn tác kiểm tr và côn tác iám sát ; “ iám sát phải mở r n “kiểm tra phải có trọn tâm trọn iểm để chủ động phòng ngừa xảy ra khuyết điểm, vi phạm ngay tại cơ quan, ở trong từng bộ phận . Có thể nói, văn phòng UBND huyện Mỹ lộc luôn coi trọng kiểm tra, giám sát công tác cán bộ; việc sinh hoạt, việc phân tích chất lượng từng cán bộ, nhận xét, đánh giá cán bộ, công chức hằng để bảo đảm thực chất.
Tuy nhiên, còn không ít khuyết điểm, yếu kém trong thực hiện công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng. Công tác quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát, giáo dục, rèn luyện đội ngũ cán bộ, bị buông lỏng hoặc chưa được coi trọng đúng mức, do đó “bệnh thành tích” còn khá phổ biến. Nổi cộm là vấn đề chia bè phái, chia nhóm ẩn bên trong mà lãnh đạo văn phòng chưa phát hiện được khi phát hiện thì việc đấu tranh phê bình, tự phê bình, kiểm tra, xác định trách nhiệm của tập thể, cá nhân không rõ ràng, đầy đủ, đồng bộ, thống nhất. Do đó, đòi hỏi phải có việc kiểm tra giám sát phải sát sao hơn, đồng thời lãnh đạo cần để ý quan tâm hơn nữa tới cán bộ, nhân viên.
2.2.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất
Công tác tổ chức quản lý trang thiết bị và cơ sở vật chất được văn phòng huyện thực hiện thông qua việc xây dựng các phương án bảo vệ, quản lý. Định kỳ báo cáo công tác quản lý tài sản trang thiết bị, cơ sở vật chất. Tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị, cơ sở vật chất định kỳ ngày, tuần, tháng, quý, năm đảm bảo chúng luôn trong trạng thái tốt, ổn định. Tham gia xây dựng sửa đổi các quy trình, quy định về công tác này.
Cơ sở vật chất văn phòng HĐND-UBND Mỹ Lộc được bố trí làm việc tại tầng 1 và tầng 4 là kho lưu trữ trong dãy nhà A1 với địa điểm thông thoáng của tòa nhà 4 tầng, diện tích rộng có cả khuôn viên, chỗ để xe. Để tạo thuận lợi cho các cán bộ thực hiện và giải quyết công việc, văn phòng được trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết như điều hòa, ghế xoay và cá trang thiết bị khác phục vụ cho công việc của cán bộ và công chức của phòng. Văn phòng sử dụng chủ yếu các phần mềm như phần mềm quản lý văn bản đến, đi, trang thông tin điện tử, hệ thống thư điện tử. Tất cả được sắp đặt khoa học, dễ sử dụng và có các phương tiện bảo quản như tủ, giá, hòm, vật che phủ, phương tiện chống ẩm, chống mối, mọt, dụng cụ phòng chữa cháy. Tùy theo tính chất, quy mô của thiết bị mà bố trí diện tích phòng và địa điểm thích hợp, bảo đảm cho mộ cán bộ thao tác, đi lại thuận tiện và an toàn khi sử dụng.
Theo thống kê, có số liệu một số trang thiết bị văn phòng14: Máy vi tính 09 cái, Máy photocopy 01 chiếc, máy in 04 chiếc, máy scan 01, quạt trần 05 cái, ghế xoay 07 cái, tủ đựng hồ sơ hàng ngày 02 chiếc, tủ đựng văn phòng phầm 01 chiếc.
Tuy nhiên, văn phòng Mỹ Lộc vẫn tồn đọng một số hạn chế cho việc thực hiện quản lý công tác này. Hầu như, tất cả máy móc như máy photo, máy in, scan, máy tính, văn phòng phẩm, giá tủ để tài liệu,giấy tờ, phục vụ nhu cầu thực hiện công việc của văn phòng đều đặt tại phòng văn thư. Trong khi đó, phòng văn thư huyện Mỹ Lộc khá chật chội nên càng trở nên chật hẹp hơn. Mặt khác, phòng văn thư là đầu mối các văn bản trong và ngoài UBND, việc nhiều người qua lại, photo in ấn, gửi nhận, chuyển văn bản càng trở nên ngột ngạt, ách tắc. Nhìn chung, cách sắp xếp trang thiết bị văn phòng gây ảnh hưởng đến công tác quản lý chúng hiệu quả tối ưu. Văn phòng không có phòng đảm bảo diện tích rộng cho việc sắp xếp và bảo quản thiết bị. Chất lượng thiết bị còn thấp như máy photocopy đã xuống cấp, sửa lại rất nhiều lần. Nội quy còn chung chung chưa cụ thể cho việc bảo quản, tu sửa và sử dụng thiết bị của cán bộ phụ trách thiết bị và các cán bộ cơ quan.