b, Nhiệm vụ, quyền hạn:
2.2.11 Tổ chức hội họp
H i ngh : Ở HĐND và UBND huyện thường có các hội nghị:
- Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND huyện, hội nghị chuyên đề.
Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường khác.
Cu c họp: Ở cơ quan UBND huyện thường có các cuộc họp: Phiên họp UBND; họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; cuộc họp của Chủ
tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện với lãnh đạo các xã; cuộc họp liên tịch giữa UBND huyện với thường trực đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với UBND cấp tỉnh hoặc với các cơ quan chuyên môn của cấp tỉnh; cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân.
Quy trình tổ chức hội họp văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc
Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công chuyên viên tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp. Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng được triệu tâp hoặc mời tham dự. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp chuẩn bị tiến hành cuộc họp, kết thúc cuộc họp. Đồng thời phối hợp bộ phận hành chính quản trị đảm bảo công tác hậu cần như tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu... Văn phòng phải bố trí nhân viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, điện.
Xác định thời gian tiến hành cuộc họp: Thời gian tiến hành một cuộc họp được quy định như sau:
- Họp tham mưu, tư vấn: không quá một buổi làm việc.
- Họp chuyên môn: Từ một buổi cho đến một ngày làm việc, có thể kéo dài hơn nhưng không quá hai ngày.
- Họp tổng kết công tác năm: không quá 01 ngày.
- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên đề.
- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề. Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội
dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý nhưng không quá 02 ngày.
Trên văn bản quy định là như vậy, nhưng qua khảo sát thực tế, nhiều hội nghị chưa đảm bảo về mặt thòi gian, bị kéo dài so với thời gian quy định, gây tâm lý không thỏa mái cho những người tham dự.
Dự trù kinh phí: Sử dụng kinh phí với tiêu chí tiết kiệm và hiệu quả hàng tháng, căn cứ vào chương trình hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết kiệm, hiệu quả, cụ thể với các mức chi được căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Lộc15
.
+ Chi mua và in ấn tài liệu phục vụ cho hội nghị : tùy tình hình thực tế và có hóa đơn kèm theo.
+ Chi mua nước uống : 7000 đ/ngày/đại biểu. + Chi trang trí khánh tiết: tối đa 200.000/hội nghị.
+ Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu khách mời không thuộc diện hưởng lương từ ngân sách Nhà nước : 50.000 đ/ngày/đại biểu.
+ Chi hỗ trợ tiền nghỉ cho đại biểu khách mời không thuộc diện hưởng lương từ ngân sách Nhà nước : 100.000 đ/ngày/đại biểu.
Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc họp nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp để cuộc họp được thành công, đạt được mục tiêu đặt ra. Tổ chức cuộc họp một cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo thời gian tiến hành cuộc họp; Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí các chi phí tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao. Các công việc khi tiến hành cuộc họp được sắp xếp, phân công cụ thể cho các cán bộ nhân viên, mỗi người đều hiểu rõ được trách nhiệm công việc của mình, không có hiện tượng chồng chéo công việc, hoặc một người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên
các cuộc họp, hội nghị được tiến hành thuận lợi. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện công tá này, vẫn mắc phải một số sai sót trong quy trình tổ chức hội họp như tài liệu trong các cuộc họp nhiều nhưng chỉ phát cho đại biểu trước đó vài giờ, thậm chí phát ngay khi đến hội nghị nên không đủ thời gian nghiên cứu, đọc trước tài liệu nên các ý kiến đóng góp chưa thực sự đạt hiệu quả cao.
2.2.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp
a,Côn tác ối n i ối ngo i
Có thể nói rằng: Văn phòng UBND huyện là trung tâm đầu mối giao tiếp của UBND huyện thực hiện chế độ một cửa. Các chủ thể muốn liên hệ với UBND huyện, lãnh đạo UBND huyện thì phải qua bộ phận văn phòng để đăng ký và giải quyết sơ bộ những yêu cầu, sau đó cán bộ văn phòng sẽ trình lãnh đạo UBND huyện xin ý kiến để giải quyết. Đây là một trong các hoạt động đối nội đối ngoại thường xuyên của văn phòng.
Ngoài ra, hoạt động đối nội của văn phòng như thực hiện chính sách nhằm đoàn kết, xây dựng cơ quan vững mạnh. Quan tâm đến đời sống cán bộ, nhân viên, cụ thể là trong những năm qua, đặc biệt từ 2016 đến nay, văn phòng làm tốt công tác thực hiện chính sách đối với cán bộ như: tại thời điểm này, có 02 chuyên viên được tham gia học bồi dưỡng chính trị. Ngoài chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm xẫ hội, hưu trí theo quy định pháp luật, lãnh đạo văn phòng cũng có chế độ thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần càng tăng hiệu quả làm việc, đảm bảo hoạt động thường nhật. Hoạt động đối ngoại như
Văn phòng UBND huyện đóng góp vai trò hết sức quan trọng, giúp UBND huyện thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cá nhân, đơn vị bên trong cũng như bên ngoài UBND huyện
b,Côn tác tiếp ân:
Để tạo thuận lợi cho công tác giải quyết khiếu nại tố cáo, văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc được UBND huyện giao phân công nhiệm vụ, xây
dựng lịch tiếp dân, niêm yết công khai và thông báo đến các xã. Địa điểm tiếp công dân được bố trí thuận lợi, bảo đảm các điều kiện cần thiết. Phòng văn thư là bộ phận tiếp công dân nên trực tất cả các ngày hành chính trong tuần tiếp nhận xử lý kịp thời 100% các đơn thư của công dân. Các kiến nghị, phản ánh của công dân được cán bộ tiếp công dân tổng hợp hàng ngày, hàng tuần báo cáo UBND huyện để chỉ đạo các ngành, xã tập trung giải quyết.
Trong năm 2017, toàn huyện đã tiếp 185 lượt công dân, tăng 33% so với năm 2016. Nội dung các kiến nghị, phản ánh của công dân tập trung vào các vấn đề như: Đất đai, chính sách xã hội, tranh chấp dân sự... Tại các buổi tiếp công dân, các kiến nghị, phản ánh của công dân được cán bộ tiếp dân ghi chép, tổng hợp báo cáo đầy đủ với Thường trực Huyện ủy, UBND huyện để chỉ đạo các ngành chức năng, các địa phương xử lý, giải quyết kịp thời...
Cùng với hoạt động tiếp dân, việc giải quyết đơn, thư khiếu nại của công dân cũng được huyện tập trung chỉ đạo giải quyết tích cực, kịp thời. Năm 2017, cơ quan hành chính 2 cấp của huyện đã tiếp nhận 289 đơn khiếu nại, kiến nghị, phản ánh của công dân, tăng 73 đơn so với năm 2016; trong đó, số đơn thuộc thẩm quyền cấp huyện giải quyết là 101 đơn; số đơn thuộc thẩm quyền cấp xã, thị trấn giải quyết là 163 đơn; số đơn thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, tổ chức chính trị - xã hội là 25 đơn16
.
Thái độ tiếp công dân của cán bộ văn phòng Mỹ Lộc luôn hòa nhã, lịch sự và hướng dẫn công dân các thủ tục một cách nhiệt tình, vui vẻ.
Công tác tiếp công dân đã đi vào nền nếp, tạo thuận lợi cho người dân, góp phần quan trọng trong việc củng cố niềm tin, tăng cường mối quan hệ giữa đại biểu dân cử với cử tri và giữa chính quyền với nhân dân, không ngừng nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước ở địa phương. Đặc biệt, những vụ việc khiếu nại tố cáo có tính chất phức tạp được giải quyết dứt điểm.