Thực hiện và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc về việc quản lý văn bản đi, đến; Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nộp lưu vào Lưu trữ UBND bao gồm:hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính, khoa học công nghệ, tài liệu chuyên môn trên nền giấy, các tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, dữ liệu điện tử được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và địa phương đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, được lập hồ sơ và tập trung bảo quản tại lưu trữ hiện hành của UBND.
Tất cả công chức, viên chức khi làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, cán bộ văn thư chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
Hình 2.9. Sơ đồ hoá các bước lập hồ sơ công việc
Bước 1: Cán bộ văn thư khi giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc được giaọ Mở hồ sơ là lấy một tờ bìa hồ sơ, tên tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế theo tiêu chuẩn của UBND.
Bước 2: Thu thập tài liệu vào hồ sơ
-cán bộ văn thư có trách nhiệm thu thập tất cả những văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề cần lập trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.
-Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như phát biểu của lãnh đạo,
Bước 3:Kết thúc và ghi biên mục hồ sơ
-Khi công việc kết thúc, cán bộ văn thư lập phải có trách nhiệm kiểm tra đầy đủ các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, cần thiết thì phải bổ sung.
-Kiểm tra lại hồ sơ để loại ra những tài liệu trùng lặp, bản thảo, bản nháp, bài tham khảo không cần thiết
-Sắp xếp lại văn bản theo trình tự giải quyết công việc, trường hợp có tài liệu phim ảnh thì bỏ vào bì, tài liệu băng đĩa thì bỏ vào hộp. Nếu hồ sơ dầy quá 3cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau để thuận tiện cho việc sử dụng.
-Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quaun quy định trong thời gian 1 năm kể từ ngày kết thúc công việc, đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
-Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ tài liệu được xác định thời hạn bản quản từ 5 năm trở lên.
-Thủ tục lưu hồ sơ theo hướng dẫn tại phụ lục XIV ban hành theo thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Trên thực tế, việc lập hồ sơ và lưu hồ sơ tại UBND huyện Ý Yên chưa được thực hiện tốt. Cơ quan chưa quan tâm đúng mực đến công tác này, đây cũng là một trong những hạn chế cần phải khắc phục và có biện pháp để công tác lập và lưu hồ sơ tại cơ quan được thực hiện tốt hơn và theo đúng quy định.
2.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên- tỉnh Nam Định
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của công dân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản, hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ xã hộị