Để đảm bảo tổ chức công tác văn thư, lưu trữ được hoạt động tốt thì cần phải thường xuyên kiểm tra, giám sát, đánh gia công việc. là khâu then
chốt giúp cơ quan nắm được tình hình thực hiện các quy định nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Kiểm tra, đánh giá là tiến hành kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan theo một thời gian thực hiện nhất định.
Nội dung của công tác thanh tra, kiểm tra trong công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: kiểm tra về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, trình độ, số lượng cán bộ chuyên môn, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ và việc thực hiện các nghiệp vụ theo quy định hướng dẫn cuae nhà nước. Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá chính xác về công tác văn thư, lưu trữ đồng thời xây dựng những phương án khắc phục những hạn chế nhằm mục đích hoàn thiện và phát triển công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình.
Tiểu kết
Trong thời gian thực tế, em thấy công tác tổ chức văn thư, lưu trữ có vị trí rất quan trọng trong mọi hoạt động của Văn phòng. Chính vì thế văn phòng cần phải nâng cao hiệu quả chất lượng công việc bằng cách hiện đại hóa phương tiện làm việc, mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, các máy móc, trang thiết bị văn phòng. Ngoài ra, lãnh đạo Văn phòng cần tổ chức thêm các lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật các phương pháp làm việc hiện đại nâng cao năng suất lao động.
Vì khối lượng công việc của công tác văn thư, lưu trữ khá lớn cán bộ chuyên môn ít nhưng lại đảm nhân nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nhau nên tính chuyên nghiệp trong công việc chưa caọ Chính vì lý do đó, Chánh văn phòng nên bố trí thêm nhân sự cho Văn phòng. Đồng thời nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân để thống nhất quy trình làm việc.
KẾT LUẬN
Công tác văn thư, lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cấu cấp thiết mà mọi cơ quan cần có, nó không chỉ là phương tiện truyền tải thông tin mà còn lưu trữ được các tài liệu quan trọng có liên quan mật thiết đến hoạt động của cơ quan và các đơn vị. làm tốt công tác tổ chức văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp các thông tin đầy đủ chính xác, kịp thờị
Thực tế cho thấy bất kì cơ quan nào cũng cần có công tác văn thư, lưu trữ để làm căn cứ giải quyết các công việc, tìm ra những thông tin cần thiết và đáng tin cậy phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình hoạt động của cơ quan, đúc kết kinh nghiệm, vạch ra được chủ trương chính sách…
Công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên trong những năm qua đã được quan tâm từ cấp lãnh đạo đến các cá nhân trong đơn vị, nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm tra, đánh giá và có các biện pháp phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan.
Từ việc hệ thống các lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, phân tích được thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên, từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
Trong quá trình nghiên cứu, mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và kiến thức nên báo cáo khoonng tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được sự giúp đỡ của các thầy cô!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Th.s Triệu Văn Cường- Trần Như Nghiêm (2006), soạn thảo ban hành văn bảnvà công tác văn thư, lưu trữ, NXB Văn Hoá thông tin, Hà Nộị
2. PGS. Dương Đình Quyền (2011), Lý luận chung và phương pháp công tác vănthư, NXB Đại học quốc gia, Hà Nộị
3. Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội về luật lưu trữ.
4. Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 của Quốc Hội về luật tổ chức chính quyền địa phương
5. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về hướng dẫn và sử dụng con dấụ
6. Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư
7. Nghị định 09/2010/NĐ- CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều trong nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư
8. Nghị Định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03/01/2013 của chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của luật lưu trữ.
9. Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của chính phủ về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố. 10. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/05/2005 cảu bộ
Nội Vụ và Văn phòng chính phủ hướng đẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
11. Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
12.Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 13. Một số trang web như
- http://yyen.namdinh.gov.vn. - http://vanthuluutrụcom/
Phụ lục 01
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ý Yên
Ông Hoàng Xuân Thành
Ông Nguyễn Quang Liệu Ông Hà Quang Thiện
Bà Trịnh Thị Kim Tình Phòng nội vụ Văn phòng Phòng nông nghiệp và phát triển nông Phòng lao động thươn g binh và xã Phòng tư pháp Phòng tài nguyên và môi trường Phòng thanh tra Phòng văn hoá và thông tin Phòng tài chính kế hoạch Phòng giáo dục Phòng y tế Phòng công thương download by : skknchat@gmail.com
Phụ lục 02
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Ý Yên
Văn phòng UBND Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Bộ phận Văn thư, lưu trữ Bộ phận hành chính quản trị Bộ phận tổng hợp tham mưu Bộ phận kế toán tài vụ Bộ phận tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính Bộ phận quản trị mạng
Phụ lục 03
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Kiểm tra văn bản
Đóng dấu Đăng ký văn
bản đi
Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Lưu văn bản đi
và sắp xếp bảo quản văn bản
Phụ lục 04
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Nhận văn bản, phân loại, bóc
bì văn bản
Loại không phải vào sổ đăng ký
Chuyển trực tiếp cho người
nhận
Đóng dấu đến Loại phải vào
sổ đăng ký
Vào sổ đăng ký văn bản đến Đôn đốc theo
dõi việc giải quyết văn bản
đến
Trình chuyển giao văn bản
MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI UBND HUYỆN Ý YÊN Hình 1: Hội nghị giao ban công tác tôn giáo quý I/2017
Hình 2: Hoạt động chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3
Hình 3: thẩm định các xã về đích nông thôn mới năm 2016 tại UBND huyện Ý Yên