Ý Yên
Nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ, Ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đặc biệt để có cơ sở thi hành những quy định của Luật lưu trữ, ngày 03/01/2013 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Ngày 27/8/2012, UBND tỉnh Nam Định đã ban hành Quyết định số16/2012/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan. Căn cứ vào Quy chế mẫu này, UBND các huyện, thành phố Nam Định; các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị mình cho phù hợp.
-Thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2010, ngày 05 tháng 3 năm 2010 Sở Nội vụ Nam Định ban hành Công văn số 223/SNV- VTLT hướng dẫn UBND các huyện, thành phố, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh triển khai thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ năm 2010 với các nội dung sau: Công tác tổ chức, cán bộ; Thực hiện nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ; Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; Công tác đào tạo, bồi dưỡng, Công tác kiểm tra , Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; Trong đó, các đơn vị quan tâm thực hiện các nội dung còn nhiều hạn chế là Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành; Đánh giá tình trạng tài liệu lưu trữ; Đánh giá thực trạng kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ cơ quan; ban
trữ trong cơ quan; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Danh mục hồ sơ cơ quan;Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện (Đối với UBND các huyện, thành phố)
Việc chỉ đạo công tác lưu trữ của UBND huyện Ý Yên đều do Chánh Văn phòng phụ trách. Cán bộ Cù Thị Nga vừa đảm nhận công tác văn thư và kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Đây cũng là một trong những khó khăn cần phải khắc phục của UBND huyện Ý Yên.
Trên đó là những văn bản là bằng chứng xác minh thực chất cho sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo UBND cấp tỉnh cho cấp UBND huyện về công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Đây sẽ là tiền đề cho việc thực hiện tổ chức công tác lưu trữ tại UBND huyện Ý Yên được tốt đẹp hơn ở hiện tại cũng như trong tương laị
2.3.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu và kho lưu trữ cơ quan
Thu thập, bổ sung tài liệu vào cơ quan là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
-Xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu tại UBND huyện Ý Yên: chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND. Đây cũng là nguồn thu quan trọng và thường xuyên của kho lưu trữ. Nguồn thu từ bộ phận văn thư là nơi tập chung toàn bộ văn bản đi, đến của cơ quan và nguồn thu từ cán bộ chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND. Ngoài ra có thể thu từ các nguồn như các cán bộ, công chức đã có thời gian làm việc tại cơ quan đã về hưu hoặc chuyển công tác, các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp....
-Thành phần tài liệu: bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản 5 năm trở lên.
-Thời gian thu thập và bổ sung: thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào kho lưu trữ được quy định trong thời gian 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc. Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì hạn là 3 tháng kể từ ngày công trình kết thúc.
-Công tác tiến hành thu thập và giao nội tài liệu vào UBND: hàng năm cán bộ văn thư lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu, có trách nhiệm giao, nhận hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan.