Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo giá trị của chúng về mặt chính trị, văn hoá, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị vào phông lưu trữ Quốc gia và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
Xác định giá trị tài liệu vô cùng quan trọng và có ý nghĩa rất lớn vì thực hiện tốt công tác này sẽ tối ưu hoá được thành phần phông lưu trữ đảm bảo cho hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ có giá trị phục vụ cao, khai thác có hiệu quả.
Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của UBND huyện Ý Yên thực hiện như sau:
-Xác đinh tiêu chuẩn của tài liệu: để xác định được tiêu chuẩn tài liệu phải dựa vào các tiêu chí sau
+ Xác định nội dung tài liệu: Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được vận dụng thường xuyên nhất trong công tác xác định giá trị tài liệụ Nhìn dưới góc độ chung nhất thì các tài liệu mang nội dung có ý nghĩa nhất là những tài liệu phản ánh về chủ trương chính sách của UBND huyện, các tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.
+Tiêu chuẩn về sự lặp lại thông tin trong TL: Trong hoạt động của UBNDcó nhiều TL được hình thành dựa trên cơ sở sử dụng những thông tin chứa đựng ở trong những TL khác, do đó có thể xuất hiện những TL có thông tin bị lặp lại yêu cầu những người lựa chọn TL phải có thái độ xử lý khoa học
+ Tiêu chuẩn về hiệu lực pháp lý của TL:Đây là tiêu chuẩn quan trọng vì TLLT muốn trở thành nguồn sử liệu tin cậy thì phải có đầy đủ những yếu tố thông tin để đảm bảo cho nội dung thông tin bên trong của TL.
+ Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của TL: Tiêu chuẩn này được vận dụng để xem xét giá trị của các TL mà vì một lý do nào đó bị hư hỏng gây nên những khó khăn nhất định cho việc sử dụng (rách nát, mờ nhoè…). Đối với những TL này, nếu chúng còn giá trị sử dụng cao thì có thể được phục chế hoặc sao chụp lạịĐối với những TL quá rách nát, mờ chữ mà không phục chế được thì buộc phải tiêu huỷ, nhưng phải trên cơ sở đồng ý của một Hội đồng XĐGTTL.
+ Tiêu chuẩn về Tác giả TL:Tác giả TL có thể là UBND hoặc cá nhân sản sinh ra TL.Trong quá trình hoạt động của UBNDcó thể hình thành TL trên cơ sở là TL do chính UBND sản sinh ra hoặc do các cá nhân trong UBND sản sinh rạ
-Công cụ xác định giá trị tài liệu:
+ Danh mục hồ sơ: là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của UBND trong 1 năm, kèm theo kí hiệu đơn vị và thời gian bảo quản của mỗi hồ sơ. Đây là cơ sở để cán bộ văn thư, lưu trữ và lãnh đạo cơ quan nắm dược thành phần cà nội dung của tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND.
+ Bảng thời hạn bản quản: là bảng danh sách các loại tài liệu có ghi thời hạn bảo quản và săp xếp theo một trình tự nhất định. Tuy nhiên ở UBND huyện Ý Yên vẫn chưa thự hiện được bảng thời hạn bảo quản, việc xác định
thời hạn bản quản chủ yếu dựa vào bảng thời hạn bảo quản quy định tại thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011.
-Lập hội đồng xác định giá trị tài liệu: là tổ chức tư vấn cho cơ quan thành lập bằng quyết định của thủ trưởng cơ quan mỗi khi cần XDGTTL. Thông thường UBND huyện Ý Yên thành lập hội đồng xác định GTTL có những thành phần như sau:
+ Chủ tịch hội đồng là ông Chánh văn phòng- Nguyễn Văn Đức
+ Thư kí: cán bộ văn thư, lưu trữ- Cù Thị Nga
+ Uỷ viên: phó chủ tịch huyện hoặc thủ trưởng các đơn vị, người am hiểu về chuyên môn.
Qua đó ta thấy việc xác định giá trị giá trị tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Ý Yên chưa được đầy đủ vẫn còn nhiều hạn chế. Hệ thống công cụ xác định GTTL còn chưa rõ ràng, cần có các biện pháp khắc phục.
2.3.4. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Các yêu cầu khi chỉnh lý tài liệu:
-Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh -Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu
-Xác định thời hạn bản quản cho hồ sơ -Lập công cụ tra cứu
-Lập danh mục tài liệu hết giá trị và loại ra để tiêu huỷ
Tài liệu lưu trữ đưa ra chỉnh lý chủ yếu là tài liệu hành chính, toàn bộ quy trình chỉnh lý tài liệu đều được thực hiện đúng theo hướng dẫn của công văn 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/05/2004 Cục Văn Thư và Lưu Trữ nhà
Phương ánđược lựa chọn để phân loại khối tài liệu nói trên là Thời gian- mặt hoạt động.
Tóm lại công tác chỉnh lý tài liệu tại UBND huyện Ý Yên thực hiện tương đối tốt, thông qua các lần chỉnh lý tài liệu được sắp xếp cẩn thận, phân loại thời gian bảo quản nhằm phục vụ tra cứu lâu dài, và thuận lợi cho khai thác sử dụng.
2.3.5. Công tác thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng chất lượng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu trong kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê.
Hiện nay nhà nước ban hành quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và TLLT theo thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ. Thống kê giúp cho hoạt động của cơ aun thực hiện tốt hơn, có những số liệu chính xác, cụ thể từ đó có những biện pháp xây dựng và hoàn thiện phù hợp với thực tiễn. Công tác thống kê tại UBND huyện Ý Yên thực hiện như sau:
-Công cụ thống kê: tại kho lưu trữ UBND huyện Ý Yên chỉ có mục lục hồ sơ vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra cứụ Việc thống kê tài liệu UBND huyện được tiến hành theo đúng quy định của nhà nước trrong thông tư số 09/2013/TT-BNV
-Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu tác trong các trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan. Trên thực tế, trong kho lưu trữ UBND huyện mới chỉ có mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm duy nhất.
2.3.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu
-Kho bảo quản tài liệu: tại UBND huyện có 1 kho lưu trữ được bố trí gần khu vực văn thư, diện tích khoảng 30m2, hiện đang bảo quản rất nhiều tài liệu của cơ quan.
-Trang thiết bị bảo quản: chủ yếu là bìa hồ sơ, hộp, cặp, giá. Trong kho có điều hoà, rèm che cửa để ngăn ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu, trag thiết bị phòng cháy chữa cháy, tuy nhiên công tác bảo quản vẫn sơ sài, trang thiết bị thô sơ, chưa áp dụng được công nghệ thông tin trong khau bảo quản.
-Các biện pháp kĩ thuật bảo quản tài liệu: biện pháp chống bụi, nấm mốc; biện pháp chống côn trùng, động vật gây hại tài liệu; biện pháp điều chỉnh nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.
Công tác bảo quản TLLT có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác lưu trữ. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu có thể mất mát, hư hỏng. đặc biệt nước ta nằm trong khu vục nhiệt đới gió mùa cho nên việc bảo quản là nhiệm vụ khó khăn và phức tạp.
2.3.7. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin TLLT phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyêt những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Hiện nay có rất nhiều hình thức tổ chức khai thác tài liệu LT như: tổ chức sử dụng TLLT tại phòng đọc, thông báo giới thiệu TLLT, cấp chứng thực lưu trữu, triển lãm lưu trữ...
Tại UBND huyện Ý Yên chỉ áp dụng duy nhất biện pháp là cho mượn TLLT để giải quyết công việc. Nguyên nhân là do đối tượng khai thác chưa đa dạng, TTLT tại UBND chủ yếu là hồ sơ công việc phục vụ giải quyết các công việc của phong ban và cán bộ chuyên môn. Còn các biện pháp còn lại hầu như chưa được áp dụng do kinh phí, điều kiện, không gian và thời gian.
Tóm lại công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND huyện đạt kết quả nhất định, thái độ của cán bộ lưu trữ tương đối tốt, khi yêu cầu tìm tài liệu cán bộ nhanh chóng vào kho tìm tài liệu và cung cấp kịp thời cho quá trình giải quyết công việc. Song, việc áp dụng khoa học công nghệ vào lưu trữ chưa có nên việc tra tìm còn bị động chưa thu hút được nhiều độc giả tới khai thác sử dụng, TLLT chưa phát huy được hết tác dụng.
2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất caọ Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh
vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
Hiện nay, tại UBND huyện Ý Yên quá trình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác quản lý hành chính gặp không ít khó khăn. Chưa hình thành được nguồn thông tin (dữ liệu) điện tử đủ nhiều và có chất lượng cao để phục vụ công tác chỉ đạo điều hành, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định hành chính kịp thời; nhất là kết quả tin học hóa chưa hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định hành chính cũng như đáp ứng đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và nhân dân; hỗ trợ các ngành kinh tế – xã hội khác phát triển. Mặc dù hệ thống thông tin ðiện tử của Chính phủ đã hình thành, nhưng việc vận hành các hệ thống thông tin điện tử đã triển khai nhưng tại UBND huyện Ý Yên chỉ mang tính hình thức, mọi hoạt động của văn thu lưu trữ đều thực hiện thô sơ như sổ đăng kí văn bản đi đến, phiếu chuyển phát văn bản.
Bên cạnh những khó khăn về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chưa đủ, kinh phí vận hành còn eo hẹp, khó khăn lớn là quá trình cải cách hành chính nhà nước còn chậm, chưa hỗ trợ việc thay đổi phương thức làm việc trong môi trường công nghệ mớị Đội ngũ lãnh đạo, công chức, viên chức chưa có đủ trình độ, nhận thức, thói quen, chưa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ của hệ thống thông tin điện tử tại UBND huyện Ý Yên.
UBND Huyện Ý Yên đang từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức viên chức trong huyện. Năm 2011 Chi cục Văn thư lưu trữ thực hiện và bảo vệ thành công dự án “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm lưu trữ tỉnh Nam Định”. Tuy nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại các Huyện còn cần sự quan tâm đồng bộ từ nhiều phía đặc biệt là lãnh đạo các
Tiểu kết
Trên đây là toàn bộ thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Ý Yên mà em tìm hiểu được. Thật vậy công tác văn thư lưu trữ có ý nghĩa và vị trí đặc biệt quan trọng . Đánh giá cao vai trò của người cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ .Thông qua hoạt động văn thư lưu trữ giúp cơ quan tổ chức sắp xếp được công việc , hiệu quả . Bảo quan được tài liệu lưu trữ có giá trị.
Trong quá trình tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Ý Yên đã có nhiều cố gắng và đạt được nhiều kết quả đáng kể, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục. sau đây chương 3 tôi xin đưa ra một số giải pháp để khắc phục những tình trạng trên.
Chương 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN Ý YÊN- NAM ĐỊNH 3.1. Nhận xét chung
3.1.1. Kết quả đạt được
- Mọi hoạt động của công tác văn thư được tập trung tại một đầu mối duy nhất dưới quyền của Chánh văn phòng. Ưu điểm của hình thức này là dễ huy động nhân sư, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc, dễ nghiên cứu hoàn chỉnh các thủ tục.
- Cán bộ văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn, nhạy bén, say mê tìm tòi, sáng tạo trong công việc. Chính vì vậy công tác văn thư lưu trữ luôn được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đáp ứng được yêu cầu cải cách của nền hành chính trong thời đại mớị
- Các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của văn phòng đều có văn bản hướng dẫn cụ thể nên được thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ
- Việc kiện toàn hệ thống tổ chức bộ máy cũng như hướng dẫn đầy đủ về chức năng nhiệm vụ của lĩnh vực văn thư của huyện được thực hiện theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV đây là cơ sở pháp lý để hình thành tổ chức bộ máy cũng như bước tiến của tổ chức bộ máy về văn thư, lưu trữ. Đây cũng là lần đầu tiên tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ của huyện có được vị trí pháp lý.
- UBND huyện luôn quan tâm đến việc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên môn cấp tỉnh nhằm nâng cao chất lượng cán bộ tại phòng vào cuối mỗi năm hoạt động, đồng thời văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan.
+ Nhập số văn bản nhanh, chính xác và dễ tìm
- UBND Huyện là một trong những đơn vị có đội ngũ cán bộ chuyên môn tương đối tốt và kinh nghiệm làm việc lâu năm nên công tác thực hiện và