Chi tiết các khó khăn khi không áp dụng công nghệ
Bảng 3.8 Các vấn đề bất cập của phân tích thủ công
STT Phân tích thủ công Bất cập Thao tác Thời gian 1 Phân tích ABC
Mỗi lần thực hiện phân tích đều phải chuẩn bị lại các dữ liệu trong bảng Excel như nhóm từng nhóm A, B, C, nhóm thuốc nội và thuốc ngoại, phân loại thuốc biệt dược và thuốc generic, số liệu thuốc trong danh mục…
Khi phân tích phải tính thủ công các chủng loại, giá trị và tỷ lệ, sau đó đếm, phân loại và so sánh thuốc nội thuốc ngoại theo nhóm ABC
khoảng 2 giờ phân tích 2 Phân tích VEN
Mỗi lần thực hiện phân tích đều phải chuẩn bị lại các dữ liệu trong bảng Excel như nhóm thuốc VEN, số liệu thuốc trong danh mục…
Khi phân tích phải đếm và tính thủ công chủng loại, giá trị, phân loại tìm nhóm thuốc chiếm tỷ lệ cao nhất và thấp nhất nhằm xác định thuốc ưu tiên mua và dự trữ tại BV
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận STT Phân tích thủ công Bất cập Thao tác Thời gian 3 Phân tích ma trận ABC/VEN
Mỗi lần thực hiện phân tích đều phải chuẩn bị lại các dữ liệu trong bảng Excel như từng nhóm thuốc ABC, VEN, số liệu thuốc trong danh mục…
Khi phân tích phải tính thủ công các giá trị và kết hợp ma trận từng nhóm ABC với
nhóm VEN, đếm và phân loại từng nhóm thuốc I, II, III khoảng
2 giờ phân tích 4 Phương pháp
DDD
Mỗi lần phân tích điều phải chuẩn bị lại các dữ liệu số liệu thuốc trong danh mục, DDD cho từng loại, số liệu trình cho từng loại thuốc, loại bỏ đi các thuốc thuộc mục loại trừ của DDD.
Khi phân tích phải tính thủ công làm dẫn tới mất nhiều nhân lực, thời gian dẫn tới dễ sai sót nhầm lẫn. Và những điều này đưa đến là chưa đáp ứng được các công tác quản lý sử dụng thuốc.
3.2.2Đề xuất cải tiến
Từ khảo sát thực trạng phân tích sử dụng thuốc tại phần 4.1 đã rõ nét hơn về việc thực hiện phân tích sử dụng thuốc theo từng nhóm như: tim mạch, kháng sinh, tiểu đường,..tùy theo MHBT của BV.
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
Hàng năm, BV chỉ phân tích sử dụng thuốc bằng phương pháp ABC, VEN, không sử dụng phương pháp DDD. Phương pháp DDD chỉ để thực hiện phân tích MHBT và phân tích kháng sinh. Nên tác giả đề xuất phân tích sử dụng trên tất cả các thuốc bằng cách kết hợp tất cả các phương pháp ABC, VEN và DDD để nâng tầm hiệu quả, bên cạnh đó nâng cao thêm kiến thức lâm sàng.
Bảng 3.9.Tính ưu việt của công cụ phân tích Công cụ bảng Số Tên bảng Tính ưu việt Thao tác Thời gian Phân tích ABC 2 Phân tích tỷ lệ sử dụng thuốc nội và thuốc ngoại theo chủng loại
Dữ liệu định dạng Excel theo biểu mẫu và đổ dữ liệu vào công cụ Công cụ tự xuất ra: bảng phân tích số lượng và tỷ lệ thuốc nội và ngoại; có biểu đồ phân tích kèm theo và so sánh tỷ lệ sử dụng cao hơn hay thấp hơn của thuốc nội so với thuốc ngoại để HĐT & ĐT đề ra lộ trình tăng dần sử dụng thuốc nội và giảm dần thuốc ngoại đắt tiền hơn để giảm chi phí trong ngân sách BV
Từ 1 tới 2 phút Phân tích tỷ lệ sử dụng
thuốc nội và thuốc ngoại theo giá trị Phân
tích VEN
1 Phân tích VEN
Dữ liệu định dạng Excel theo biểu mẫu và đổ dữ liệu vào công cụ
Công cụ tự xuất ra: bảng phân tích số lượng, giá trị và tỷ lệ chủng loại, giá trị của từng nhóm V, E, N; có biểu đồ phân tích kèm theo và so sánh nhóm nào chiếm tỷ lệ cao nhất và thấp nhất để giúp HĐT&ĐT có biện
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận Công cụ Số bảng Tên bảng Tính ưu việt Thao tác Thời gian
pháp giảm sử dụng nhóm thuốc không cần thiết và xác định thuốc ưu tiên mua và dự trữ tại BV. Phân tích ma trận ABC/ VEN 3 Phân tích ma trận ABC/VEN
Dữ liệu định dạng Excel theo biểu mẫu và đổ dữ liệu vào công cụ Công cụ tự xuất ra: các dữ liệu như tỷ lệ chủng loại và giá trị nhóm N, A, I, II, III; bảng và biểu đồ phân tích kèm theo; Thuốc nhóm chiếm chi phí cao là nhóm A sử dụng bao nhiêu thuốc biệt dược vì có thể đây là nguyên nhân tăng gánh nặng chi phí, cần kiểm soát và thay thế thuốc có giá thành thấp hơn để giảm chi phí. Ngoài ra, công cụ truy xuất các dữ liệu như số thuốc nhóm BN, CN để hỗ trợ HĐT&ĐT đánh giá phân tích và danh mục thuốc đã sử dụng phân theo nhóm thuốc N theo ABC. Hơn hết là so sánh được giữa các nhóm và quan trọng nhất để đánh giá việc sử dụng thuốc hợp lý tại BV đó là tổng tỷ lệ sử dụng thuốc của nhóm I và nhóm II Từ 1 đến 2 phút Phân tích nhóm A theo ABC/VEN Phân tích nhóm N theo ABC/VEN 4 Phân tích DDD theo DU 90%
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận Công cụ Số bảng Tên bảng Tính ưu việt Thao tác Thời gian Phân tích DDD So sánh lượng tiêu thụ và chi phí theo nhóm thuốc
Công cụ tự xuất ra: từng bảng phân tích tương ứng và truy xuất dữ liệu thuốc nào chiếm tỷ lệ cao nhất và chiếm bao nhiêu phần trăm; thuốc nào có chi phí cho 1 liệu trình điều trị cao nhất và thấp nhất; thuốc nào có số liệu trình điều trị cao nhất và thấp nhất; thuốc nào có liều xác định trong ngày DDD/100 giường/ngày cao nhất và thấp nhất
Phân tích DDD/100 giường/ngày Phân tích tổng liều xác định DDD/100 giường/ngày giữa các nhóm thuốc
3.2.3Đánh giá hiệu quả của việc áp dụng các giải pháp đề xuất cải tiến
Sau khi thực hiện phân tích và ứng dụng công cụ phân tích, kết quả đạt được đã đánh giá tính hiệu quả đã đề xuất như thời gian thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nhân lực và thao tác đơn giản. Tuy nhiên, để so sánh kết quả thực tế bằng phương pháp tính thủ công trước khi sử dụng công cụ trên Excel và phương pháp sử dụng công cụ sau khi thực hiện, đề tài đã tiến hành thực hiện đánh giá theo các tiêu chí như tính hiệu quả, tính chính xác, thời gian, con người và các yếu tố khác theo hai bảng gồm bảng đánh giá chung và bảng đánh giá của từng phân tích.
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
Bảng 3.10 Đánh giá về hiêu quả của việc ứng dụng công cụ phân tích. Các tiêu chí đánh giá Trước khi sử dụng công cụ phân tích Sau khi sử dụng công cụ phân tích
Hiệu quả Chưa đáp ứng được công tác phân tích sử dụng thuốc
Đáp ứng được nhu cầu phân tích sử dụng thuốc nhanh và chính xác Tính chính xác Tương đối chính xác Chính xác
Thời gian
Mỗi bảng phân tích cần khoảng 2 giờ chuẩn bị và khoảng 2 giờ phân tích. 10 bảng phân tích cần khoảng 40 giờ để thực hiện
Từ 10 đến 20 giây để bấm thao tác trên công cụ phân tích.
Từ 1 đến 2 phút bảng phân tích sẽ hiện ra (sự nhanh chậm tùy thuộc vào máy chủ). 10 bảng phân tích cần khoảng 10 đến 20 phút thực hiện Con người Cần sự hỗ trợ của các dược sĩ cùng bộ phận nghiệp vụ dược về các nội dung liên quan đến các phân tích sử dụng thuốc.
Chỉ cần 1 dược sĩ thực hiện
Bảng đánh giá chung đã cho thấy việc ứng dụng công cụ phân tích như tính hiệu quả, tính chính xác, thời gian và con người. Trước khi sử dụng công cụ phân tích, bộ phận nghiệp vụ dược gồm vài người thực hiện phân tích bằng phương pháp thủ công cho kết quả tương đối chính xác nhưng chưa đáp ứng được hết công tác phân tích sử dụng thuốc, thời gian chuẩn bị và tiến hành mất ít nhất bốn giờ một bảng, tổng cộng 10 bảng sẽ cần khoảng bốn mươi giờ chưa kể có một số bảng nội dung phức tạp tính bằng thủ công rất khó thực hiện. Sau khi sử dụng công cụ phân tích, chỉ cần một nhân sự với thao tác đơn giản trong vài phút là hiện ra các bảng phân tích có kết quả chính xác theo dữ liệu truy xuất từ công cụ phân tích.
3.3 Bàn luận
Như vậy, việc sử dụng các phương pháp phân tích của Thông tư 21/2013/TT-BYT để khảo sát tình hình sử dụng thuốc tại BVQ11 cho thấy những ưu điểm như sau: Việc phân tích nhóm thuốc sử dụng của từng phương pháp được thực hiện qua công cụ phân tích ABC, VEN, ma trận ABC/VEN với cách thức sử dụng đơn giản, tính
Khóa luận tốt nghiệp Kết quả và bàn luận
chính xác cao và đều mang lại kết quả rất nhiều không những xác định tỷ lệ của từng thuốc, từng nhóm thuốc sử dụng dẫn đến giúp kiểm soát chặt chẽ các nhóm thuốc sử dụng nhằm giám sát ngân sách mua thuốc, lựa chọn những thuốc nào cần ưu tiên để mua và dự trữ. Hơn nữa, công cụ phân tích DDD có nhiều ưu điểm hơn, ngoài việc phân tích nhóm thuốc theo chi phí, theo tổng liều thuốc sử dụng hợp lý/người bệnh/ngày để thay đổi liệu trình điều trị đạt hiệu quả tối ưu mà còn cho biết tỷ lệ % của từng hoạt chất sử dụng trong nhóm thuốc đó trên 90% đơn thuốc sử dụng. Điều này, giúp cho Khoa Dược có thêm công cụ trong bước đầu thực hiện công tác Dược lâm sàng nhằm tham mưu tốt cho HĐT&ĐT và thông qua đó, HĐT&ĐT có cái nhìn tổng thể về bức tranh sử dụng thuốc tại BV.
Với sự hỗ trợ của công cụ đã thực thi được các phân tích chính như đã nêu trên và còn truy xuất ra bảng file Word để báo cáo, file PowerPoint để thuyết trình nên rất tiện lợi. Hơn nữa, với công cụ này giúp cho Ban lãnh đạo BV, Khoa Dược, HĐT&ĐT có thể chủ động truy cập để đọc kết quả phân tích một cách nhanh chóng, thuận tiện và chính xác.
Khóa luận tốt nghiệp Kết luận và kiến nghị
Chương 4. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận
Qua thời gian thực hiện, đề tài đã hoàn thành được các mục tiêu đề ra, cụ thể:
4.1.1Khảo sát thực trạng tình hình sử dụng các nhóm thuốc hiện có tại Bệnh viện Quận 11 bằng phương pháp thủ công viện Quận 11 bằng phương pháp thủ công
Đối với phương pháp phân tích ABC: Đề tài đã khảo sát 686 sản phẩm thuốc, chiếm
giá trị gần 40 tỷ 273 triệu đồng. Các tỷ lệ về giá trị và chủng loại phù hợp với TT 21/2013/TT-BYT. Cụ thể, về giá trị , tỷ lệ các nhóm A, B, C tương ứng là: 75,41%; 15,67% và 8,92% ; về chủng loại là: 16,18%; 16,18% và 67,64%. BV sử dụng thuốc nội nhiều hơn thuốc ngoại, nhưng tổng chi cho thuốc nội thấp hơn thuốc ngoại.
Đối với phương pháp VEN: Nhóm E về giá trị và chủng loại đều chiếm tỷ lệ cao
nhất, tương ứng là: 79,81% và 77,84%. Nhóm N về giá trị và chủng loại đều chiếm tỷ lệ thấp nhất, tương ứng là: 1,55% và 2,04%.
Đối với ma trận ABC/VEN: Nhóm quan trọng nhất và nhóm quan trọng chiếm tỷ lệ
cao về giá trị và chủng loại phù hợp với DMT tại một BV.
Đối với phương pháp DDD: Ở 90% đơn thuốc, BV sử dụng nhiều nhất là Insulins
And Analogues For Injection, Intermediate-Acting (Insulin và các chất tương tự để tiêm có tác dụng trung bình) chiếm 45,59% thuộc nhóm hormon và các thuốc tác động vào hệ thống nội tiết. Về liệu trình và chi phí điều trị, mỗi nhóm thuốc có số liệu trình và chi phí cao nhất, thấp nhất; trong đó, Valsartan có chi phí cho 1 liệu trình điều trị cao nhất (13.149.520.800 ), Nicotinamide có chi phí cho 1 liệu trình điều trị thấp nhất (220 ), Ascorbic Acid (Vitamin C) có số liệu trình điều trị cao nhất (75490,5), Nicardipine có số liệu trình điều trị thấp nhất (0,00). Về báo cáo phân tích DDD/100 giường/ngày có Insulins And Analogues For Injection, Intermediate- Acting có liều xác định trong ngày DDD/100 giường/ngày cao nhất (24.888,19) và Cefoperazone, Combinations có liều xác định trong ngày DDD/100 giường/ngày thấp nhất (0,00). Về báo cáo phân tích tổng liều xác định/100 giường/ngày giữa các nhóm thuốc: theo chi phí, nhóm thuốc chiếm tỷ lệ cao nhất là: nhóm thuốc tim mạch với tỷ lệ là 29,32% và nhóm thuốc chiếm tỷ lệ thấp nhất là: nhóm thuốc chống rối loạn tâm
Khóa luận tốt nghiệp Kết luận và kiến nghị
thần với tỷ lệ là 0,00 %; theo DDD/100 giường/ngày, nhóm thuốc chiếm tỷ lệ cao nhất là nhóm hocmon và các thuốc tác độnng vào hệ thống nội tiết với tỷ lệ 57,73% và nhóm thuốc chiếm tỷ lệ thấp nhất là nhóm thuốc giải độc và các thuốc dùng trong trường hợp ngộ độc, cân bằng acid-base và các dung dịch tiêm truyền khác và thuốc có tác dụng thúc đẻ, cầm máu sau đẻ và chống đẻ non với tỷ lệ là 0,00 %.
4.1.2Phân tích các tồn tại, cải tiến và đánh giá dữ liệu sử dụng thuốc bằng việc ứng dụng công cụ phân tích: ABC, VEN, ABC/VEN, DDD tại Bệnh viện Quận ứng dụng công cụ phân tích: ABC, VEN, ABC/VEN, DDD tại Bệnh viện Quận 11 theo các phương pháp của thông tư 21/2013/TT-BYT
Việc thực hiện quản lý sử dụng thuốc bằng phương pháp thủ công làm mất nhiều thời gian, chi phí và nhân lực tại BV. Cụ thể, mỗi lần thực hiện phân tích sử dụng thuốc nhân viên khoa Dược phải chuẩn bị lại dữ liệu của nội dung liên quan, tiếp theo phải thực hiện các thao tác là đếm số lượng chủng loại và giá trị, phân chia các nhóm phù hợp theo các nhóm, tính toán tỷ lệ nhóm theo giá trị và chủng loại tổng, tính toán giá trị và chủng loại theo riêng từng nhóm, xem xét và xác định các thuốc phù hợp với BVQ11. Như vậy, mỗi bảng phân tích cần khoảng 2 giờ chuẩn bị và khoảng 2 giờ phân tích. 10 bảng phân tích cần khoảng 40 giờ để thực hiện. Từ các tồn tại trên, BVQ11 đã thực hiện cải tiến bằng các ứng dụng CNTT và đã đạt được các kết quả như mong đợi. Dữ liệu chỉ cần chuẩn bị một lần và cập nhật thêm khi có sự thay đổi thông tin thuốc. Công việc còn lại chỉ là đổ dữ liệu vào và in ra kết quả. Kết quả từ công cụ phân tích truy xuất hoàn toàn trùng khớp với việc thực hiện thủ công và còn chính xác hơn. Bên cạnh đó, công cụ phân tích còn cho ra các bảng, các biểu đồ, hình ảnh thuận tiện cho việc xem xét và quản lý của các nhân viên.
4.1.3Đánh giá hiệu quả của việc áp dụng các giải pháp đề xuất cải tiến
Việc thực hiện bằng công cụ phân tích không chỉ chính xác mà vô cùng nhanh chóng, so với thực hiện thủ công, từ lúc bắt đầu tới ra kết quả, quản lý bằng công cụ phân tích nhanh hơn gấp khoảng hơn 240 lần. Trước khi công cụ phân tích đưa vào sử dụng, phải cần nhiều dược sĩ để thực hiện bằng thủ công, khi có công cụ phân tích chỉ cần một người. Qua đó cho thấy, công cụ phân tích góp phần đáng kể trong việc tiết kiệm thời gian và nhân lực cho BV. Bên cạnh các kết quả cần thì công cụ phân
Khóa luận tốt nghiệp Kết luận và kiến nghị
tích còn xuất ra file word và file powerpoint giúp người dược sĩ thuận tiện quan sát và có thể thuyết trình. Đặc biệt, công cụ phân tích còn giúp BV có một cái nhìn tổng quan về tình hình sử dụng thuốc, thuận tiện cho việc quản lý sử dụng thuốc và giám sát ngân sách dành cho thuốc tại BV; góp phần thêm cơ sở dữ liệu để hoàn thiện DMT tại BV.
4.2 Kiến nghị
Từ kết quả nghiên cứu của đề tài, xin đưa ra một số kiến nghị sau:
Tiếp tục hoàn thiện việc xây dựng mô hình ứng dụng CNTT, mở rộng thêm