8. Cấu trúc đề tài
1.6. Nguyên tắc và yêu cầu khi tổ chức bộ máy văn phòng
Văn phòng là một bộ phận làm việc của cơ quan, giúp cơ quan giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. Tổ chức khoa học văn phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong các cơ quan. Nếu tổ chức một cách khoa học, nó sẽ giúp thủ trƣởng cơ quan giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, giúp cho các bộ phận, phòng ban khác hoàn thành nhiệm vụ của mình. Hơn thế nữa, việc tổ chức khoa học văn phòng sẽ tránh đƣợc cách làm tuỳ tiện không đúng thẩm quyền của các cán bộ và nhân viên trong văn phòng nói riêng và cả cơ quan nói chung.
Văn phòng có hai chức năng chính là tham mƣu tổng hợp cho thủ trƣởng cơ quan và đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc. Chính vì vậy mà tổ chức khoa học bộ máy văn phòng phải xuất phát từ hai chức năng chính đó. Phải có quy định bằng văn bản rõ ràng cho từng bộ phận. Và để tổ chức tốt bộ máy văn phòng, cần thực hiện một số nguyên tắc sau:
-Nguyên tắc về mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng khi định ra một bộ phận nào đó. Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác đƣợc dễ dàng.
-Nguyên tắc về chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng, chức năng đƣợc xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ phận chức năng trong bộ máy văn phòng đƣợc cân bằng với nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ đóng góp của nó vào kết quả chung của tổ chức; các bộ phận phải thực hiện chức năng của nó một cách thích hợp và không quá rộng. Nếu các bộ phận chức năng trong bộ máy văn phòng phát triển quá mức hay
quá kém so với bộ phận khác thì công việc sẽ bị cản trở.
-Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc đƣợc ấn định cho từng nhân viên cá biệt trong văn phòng. Nói cách khác, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó (tất nhiên là đối với phƣơng tiện vật chất nhất định)
-Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn phải gắn liền với nhau. Có thể cho rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn. Trách nhiệm và quyền hạn bổ sung và tăng cƣờng lẫn nhau, nhƣng không đƣợc vƣợt qua nhau ở bất kì mức độ nào nhằm tránh hiện tƣợng: Có trách nhiệm mà không có quyền hạn hoặc ngƣợc lại. Trách nhiệm phải đƣợc quy định rõ ràng trƣớc khi phân công công việc và phải đƣợc phân công cụ thể.
-Nguyên tắc về uỷ quyền: Thủ trƣởng hay ngƣời đứng đầu bất kì của một đơn vị hay tổ chức nào đều không thể làm hết mọi công việc trong đơn vị, nên điều quan trọng là phải biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ lí của mình. Khi uỷ quyền đúng đắn sẽ có hai điều lợi: Thứ nhất là ngƣời lãnh đạo sẽ có nhiều thời gian để hoàn thành trách nhiệm quản lí của mình. Thứ hai là ngƣời nhân viên sẽ có đƣợc cơ hội để suy nghĩ và phát triển.
-Nguyên tắc duy nhất của mệnh lệnh: Bất kì một cá nhân nào trong tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một ngƣời cấp cao duy nhất (Chánh văn phòng). Nghĩa là mối quan hệ báo cáo đi theo chiều dọc nhƣ một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc. Nguyên tắc này đảm bảo tất cả nguồn lực trong văn phòng đƣợc hút theo một hƣớng duy nhất, mọi sự tiết kiệm thu đƣợc là do những thủ tục chung và tiêu chuẩn hoá. Các nhân viên trong văn phòng cũng biết đƣợc vị trí, quyền hạn của họ, vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất.
phạm vi quản lí là một trong các yếu tố chủ yếu đƣợc xem xét khi quyết định cơ cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay chiều ngang và nên phát triển theo hƣớng nào. Muốn đảm bảo kiểm soát quản lí có hiệu quả, cần hiểu biết đƣợc các yếu tố ảnh hƣởng đến phạm vi kiểm soát. Những yếu tố đó bao gồm: các hoạt có liên quan, kỹ năng của ngƣời đƣợc kiểm soát cấp tổ chức liên quan, những nhiệm vụ của tổ chức.
- Nguyên tắc về tính linh hoạt của tổ chức: Tính linhh hoạt của tổ chức thể hiện ở chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện nhân viên để họ có thể thay đổi công việc, tổ chức các nhóm điều động khi cần.
Nói tóm lại, các nguyên tắc trên không chỉ giúp cho văn phòng nói chung mà còn giúp cho các cơ quan, doanh nghiệp nói chung có thể xây dựng đƣợc bộ máy hợp lí, đảm bảo hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và mang lại hiệu quả cao.