8. Cấu trúc đề tài
1.7.2. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy văn phòng
Trong hoạt động hành chính của các tổ chức cần phải có bộ máy văn phòng đảm bảo các yếu tố: chuyên- tinh- gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình hoạt động sản một cách có hiệu quả nhất.
Với bất kỳ một tổ chức nào thì việc đƣợc đề cao hàng đâu chính là đạt đƣợc mục tiêu đƣợc đề ra ngay ban đầu của chính tổ chức đó. Nhƣng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động thì đòi hỏi những ngƣời lãnh đạo phải trau dồi cả về lý luận và thực tiễn.Vì vậy công việc của văn phòng là phải thƣờng xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phƣơng án hoạt động tối ƣu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất cho tổ chức của mình.
Chính vì lẽ đó, việc hoàn thiện bộ máy văn phòng là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển không chỉ của văn phòng mỗi tổ chức mà là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết của tổ chức. Để thực hiện đƣợc công tác văn phòng tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy văn phòng ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy văn phòng là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả các hoạt động hành chính văn phòng, không ngừng nâng cao năng suất lao động và tô sáng thêm bộ mặt cho tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy văn phòng có liên quan chặt chẽ đến chiến lƣợc phát triển của cơ quan, tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy theo hƣớng chuyên, tinh, gọn nhẹ, hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ và có hiệu lực:
Để đáp ứng đƣợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trƣờng khắc nghiệt nhƣ hiện nay cũng nhƣ để phát huy đƣợc hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hƣớng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.
xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện ở sự vừa đủ, chi tiết, thành phần không rƣờm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, đƣợc mọi ngƣời thực hiện một cách nghiêm chỉnh.
Bộ máy văn phòng là lực lƣợng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ hành chính văn phòng. Nó chỉ phát huy đƣợc sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lƣợng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy văn phòng, làm cho bộ máy văn phòng có thấy rõ đƣợc chức năng nhiệm vụ để hoàn thiện đội ngũ nhân viên và các yếu tố cơ bản khác, qua đó thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của tổ chức.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trƣờng, một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy văn phòng chuẩn mực, làm việc chuyên tâm và phù hợp với xa thế của thời đại, đồng thời đạt hiệu quả cao trong quá trình hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy văn phòng sẽ làm cho bộ máy của tổ chức tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.
Tiểu kết:
Như vậy, qua Chương 1, chúng ta có thể biết được thế nào là văn phòng, tổ chức bộ máy văn phòng, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, các nội dung và nguyên tắc khi tổ chức bộ máy văn phòng. Đồng thời, hiểu được tầm quan trọng của việc hoàn thiện tổ chức bộ máy của văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Đây là nền tảng, cơ sở lí luận để tác giả đi sâu vào khảo sát và tìm hiểu về Thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam trong Chương 2 tiếp theo đây.
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG TẠI PHÕNG THƢƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT