8. Cấu trúc đề tài
2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
Sau khi cuộc họp kết thúc, Ban lãnh đạo tiến hành họp rút kinh nghiệm đánh giá kết quả. Trong quá trình diễn ra hội nghị, các cá nhân, đơn vị đã hoàn thành tốt nhiêm vụ của mình chưa. Công tác giao việc và phân công công việc trước, trong và sau hội nghị có gì phải rút kinh nghiệm và chấn chỉnh lại hay khôn. Những bài học được rút ra ở đâu là gì?
Ban hành thông báo kết luận hội nghị. Ban Tổ chức Hội nghị chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan dự thảo thông báo kết luận, trình Lãnh đạo công ty phụ trách duyệt nội dung. Sau khi hội nghị kết thúc, Chánh văn phòng công ty có văn bản gửi đến các đơn vị có liên quan dự thảo thông báo kết luận hội nghị, các đơn vị liên quan tiến hành soạn thảo dự thảo thông báo kết luận hội nghị và gửi Phòng Tổng hợp để tổng hợp và soạn thảo một bản thông báo kết luận hoàn thiện trình Lãnh đạo công ty phê duyệt. Sau khi đã có ý kiến
đồng ý của Lãnh đạo công ty về nội dung thông báo kết luận, Phòng tổng hợp trình Chánh Văn phòng công ty ký ban hành và gửi tới các đơn vị có liên quan để thực hiện.
Tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông thì biên bản Hội nghị bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Người chủ trì và danh sách những người tham dự hội nghị - Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại hội nghị - Ý kiến phát biểu của những người tham dự
- Kết luận của chủ tọa và những quyết định được đưa ra tại hội nghị Thời hạn chậm nhất để ban hành thông báo kết luận hội nghị là ba ngày làm việc kể từ ngày hội nghị kết thúc. Các trường hợp đặc biệt khác được thực hiện theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo công ty.
Triển khai kết luận hội nghị. Đơn vị chủ trì hội nghị có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo công ty phân công các đơn vị có liên quan triển khai nội dung kết luận hội nghị và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp các báo cáo kết quả triển khai nội dung.
Thanh quyết toán các khoản chi. Đơn vị chủ trì Hội nghị chủ trì phối hợp với Văn phòng công ty hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán kinh phí dùng cho hội nghị theo quy định hiện hành của nhà nước về quản lý tài chính. Các đơn vị có tài khoản riêng có trách nhiệm hoàn tất thủ tục thanh toán, quyết toán theo quy định. Thời gian quyết toán chậm nhất là 15 ngày làm việc kể từ ngày hội nghị kết thúc.
Lập hồ sơ hội nghị. Trong trường hợp Văn phòng công ty là đơn vị chủ trì hội nghị thì các đơn vị trong Văn phòng có trách nhiệm thu thập và lập hồ sơ hội họp.
Hồ sơ bao gồm các văn bản như: kế hoạch tổ chức chương trình ; chương trình nghị sự, danh sách khách mời, mẫu giấy mời, dụ trù kinh phí hội
nghị, báo cáo tại Hội nghị, biên bản hội nghị, thư cảm ơn, thông báo kết luận hội nghị.
Viết thư cảm ơn tới đại biểu đã tham dự hội nghị. ( nếu là hội nghị có quy mô lớn) Các đại biểu có tên trong danh sách đã đăng ký với bàn lễ tân thì sau hội nghị sẽ được ban thư ký tổng hợp lại để gửi thư cám ơn đến các vị đại biểu đã tới dự hội nghị và có những ý kiến tích cực tham gia vào hội nghị. Mong muốn sẽ được gặp lại trong buổi hội nghị gần nhất.