8. Cấu trúc đề tài
2.2.2.8. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị
Việc ghi biên bản cuộc họp sẽ do thư ký hội nghị đảm nhận tuy nhiên việc chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký hội nghị đảm nhận chức vụ lại là trách nhiệm của cán bộ chuẩn bị.
Trong giai đoạn này thư ký cần tiến hành những công việc sau:
Kiểm tra lại vị trí ngồi của thư ký hội nghị. Thư ký Hội nghị thường được bố trí ngồi ở vị trí bên phải của Đoàn chủ tịch
Các phương tiện được chuẩn bị để phục vụ cho quá trình ghi biên bản tổ chức hội nghị như: máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản...
- Chuẩn bị các yếu tố khác.
Bên cạnh việc chuẩn bị nội dung, chương trình, thời gian, địa điểm và lập dự trù kinh phí tổ chức hội nghị thì còn phải chuẩn bị các yếu tố khác cho tổ chức hội nghị như:
Công tác chuẩn bị các khu vực ngoài hội trường như nhà để xe, khu vực đăng ký đại biểu và nhận tài liệu, khu vực nghỉ giải lao, khu vực vệ sinh.
Ngoài ra còn các công tác Đặt phòng và sắp xếp dịch vụ ăn uống.
Trách nhiệm, tinh thần của người tham dự hội nghị:
Nghiên cứu tài liệu, văn bản của Hội nghị trước khi đến dự Hội nghị. Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại các Hội nghị và có trách nhiệm phát biểu ý kiến về những vấn đề liên quan.
Dự Hội nghị đúng thành phần được mời, đến Hội nghị đúng giờ và tham dự hết thời gian Hội nghị. Chỉ trong trường hợp đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì thì mới được rồi Hội nghị trước khi kết thúc Hội nghị
Soạn thảo kịch bản hội nghị
+ Số thứ tự công việc
+ Thời gian thực hiện công việc + Nội dung công việc
+ Người thực hiện + Lời dẫn
Các cán bộ tham gia điều hành, tổ chức hội nghị căn cứ vào kịch bản chương trình hội nghị để tiến hành thứ tự các công việc như đã đề cập đến trong chương trình nghị sự công khai đã phát cho đại biểu.