8. Cấu trúc đề tài
2.2. Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư
đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc hội họp có vai trò rất quan trọng. Văn phòng công ty là đơn vị thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho tổng công ty, chính vì vậy hầu như tất cả các cuộc họp, hội nghị của công ty, Văn phòng đều đứng ra tổ chức công tác hậu cần. Chính vì vậy, Văn phòng mới có thể thống kê và báo cáo lãnh đạo công ty đầy đủ số lượng cuộc họp và hội nghị của cơ quan, của từng đơn vị trong từng năm.
Theo thống kê tại Văn phòng công ty thì từ năm 2013 đến 2016 số lượng các cuộc họp và hội nghị mà Phòng đã tham gia vào công tác chuẩn bị tổ chức như sau:
Nội dung Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Các cuộc họp 410 425 420 425 Các hội nghị 113 120 128 136 Các hội thảo 90 80 92 98 Tiếp khách 294 346 428 440 Loại khác 30 42 36 41 Tổng số 937 1013 1104 1140
Nhìn chung trong hoạt động của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông có nhiều hình thức tổ chức hội họp. Mỗi hình thức hội họp có những vai trò và ý nghĩa khác nhau. Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, tôi xin đi sâu nghiên cứu chi tiết về công tác tổ chức Hội nghị của Công ty CP Đầu tư xây dựng hà tầng và giao thông
Theo những khảo sát và đánh giá tổng hợp của Văn phòng thì tại công ty phải tiến hành những loại hội nghị sau:
Các cuộc họp do Văn phòng công ty chủ trì - Hội nghị ban Lãnh đạo công ty thường kỳ;
- Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm của công ty;
- Hội nghị giao ban các công ty và các phòng;
- Lãnh đạo công ty, làm việc với Lãnh đạo các công ty đối tác; - Các Hội nghị khác để giải quyết công việc.
Các Hội nghị do các phòng ban trong công ty tổ chức
- Các đơn vị thuộc công ty tổ chức các Hội nghị do các lãnh đạo tổ chức để giải quyết công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi dơn vị được quy định.
- Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Giám đốc và các Phó giám đốc phụ trách theo quy định tại Quy chế làm việc của công ty
Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng công ty đã đươc quy đinh tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng thì hiện nay Văn phòng phải tổ chức các loại hội nghị sau đây:
- Hội nghị khách hàng; - Hội nghị chuyên đề; - Hội nghị khoa học;
- Hội nghị tổng kết năm; - Hội nghị cán bộ chủ chốt;
- Các loại hội nghị khác khi được Lãnh đạo công ty phân công tổ chức hoặc phối hợp tổ chức với các đơn vị khác thuộc công ty.
Trong quá trình khảo sát tại Văn phòng công ty tôi có thống kê được số lượng gần chính xác các hội nghị do Văn phòng tổ chức qua các năm 2013- 2016 như sau:
Nội dung Năm
2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Hội nghị khách hàng 2 2 1 3 Hội nghị tập huấn 5 7 6 8 Hội nghị tổng kết 3 2 5 5 Hội nghị cán bộ chủ chốt 1 1 1 1 Hội nghị khác 30 33 31 34 Tổng cộng 41 45 44 51
(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng công ty)
Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượng các hội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn. Nếu đem so sánh với bảng số liệu thống kê các loại hội nghị, hội họp của công ty ta có thể tính ra được cơ cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổ chức hội nghị của toàn công ty
Các cuộc hội nghị hội họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được quy định tuy nhiên vẫn chưa tiêu chuẩn hóa bằng văn bản của công ty thì việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị là không bắt buộc. Đấy là những Hội nghị giao ban tuần, tháng, năm và các Hội nghị
thường niên của Công ty và Văn phòng công ty.