8. Cấu trúc đề tài
2.2.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị
Địa điểm tổ chức hội nghị đã được xác định sẵn trong Kế hoạch tổ chức hội nghị, Ban tổ chức hội nghị phân công đơn vị cụ thể phụ trách việc chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị sao cho phù hợp với nội dung, tính chất hội nghị.
- Khảo sát diện tích hội trường, phòng hội nghị nơi diễn ra hội nghị; lên phương án sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi.
-Khảo sát thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác. Bộ phận IT chịu trách nhiệm kiểm tra về các thiết bị kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng như: số lượng đèn chiếu sáng, đèn lép, số lượng micro nhỏ để bàn, micro không dây phục vụ phát biểu, hệ thống loa đài có đủ lớn để truyền tải âm thanh không, máy chiều, màn hình chiếu, các phương án hỗ trợ khi có sự cố về điện...
Dù cho công tác tổ chức hội nghị được diễn ra ở trong hay ngoài cơ quan thì việc chuẩn bị một địa điểm để tổ chức hội nghị bao gồm các nội dung sau: lựa chọn cách sắp xếp bàn ghế phù hợp với mục đích của việc tổ chức hội nghị, việc bố trí các khu vực trong và ngoài hội trường
-Sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi trong hội nghị có ý nghĩa rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ, sự chu đáo của Ban tổ chức Hội nghị đồng thời gây ấn tượng mạnh mẽ đến người tham dự. Chức vụ cao hơn sẽ có vị trí cao hơn, người có chức vụ cao nhất và quan trọng nhất được xếp vào vị trí trung tâm