8. Cấu trúc đề tài
2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị
Hiện nay tại Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông vẫn chưa có bất kỳ một văn bản nào hướng dẫn về những công việc hay quy trình
cụ thể nào được diễn ra trong quá trình tổ chức hội nghị. Mà thay vào đó, Ban Tổ chức tổ chức hội nghị sẽ chủ động thông báo tới các đơn vị có liên quan đến việc điều khiển, điều hành các thiết biết kịch bản chương trình hội nghị để các đơn vị căn cứ vào đó để phối hợp thực hiện công việc để hội nghị được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất.
Bắt đầu cuộc hội họp đưa ra các nội dung:
- Mục đích cuộc họp - Thành phần tham dự - Thời gian buổi họp - Các nội dung chi tiết
Đón tiếp đại biểu
Tùy theo tính chất, quy mô và vị trí của từng đại biểu, Ban Tổ chức hội nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc chào đón đại biểu.
Đối với Hội nghị nhỏ, việc chào đón đại biểu có thể được tiến hành đối với từng đại biểu. Những hội nghị nhỏ ở đây có thể hiểu là số lượng đại biểu tham dự hội nghị không vượt quá 30 người.
Điểm danh đại biểu
Việc điểm đanh đại biểu giúp Ban tổ chức Hội nghị biết được chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội nghị. Công tác điểm danh đại biểu tham dự hội nghị có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau như: Sơ đồ vị trí chỗ ngồi, Thẻ hội nghị
Ổn định trật tự
Sau khi các đại biểu khách mời đã vào Hội trường và ngồi theo đúng theo sự sắp xếp của Ban Tổ chức thì cán bộ được giao nhiệm vụ ổn định chỗ ngồi tiến hành việc nhắc nhở đại biểu là đã đến giờ làm việc yêu cầu các vị đại biểu giữ gìn trật tự. Sau khi hội trường đã ổn định thì các đại biểu cơ quan cấp trên, Lãnh đạo công ty vào hội trường để tiến hành nội dung chương
trình
Triển khai chương trình
Theo chương trình hội nghị đã được người có thẩm quyền phê duyệt, ban tổ chức có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Công việc nghi lễ (nếu có);
Theo dõi diễn biến hội nghị, giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận.
Việc giữ đúng khoảng thời gian trong chương trình nghị sự đã phát cho đại biểu xem trước là một trong những điểm để đánh giá mức độ thành công của hội nghị. Các hội nghị có tính ghi thức thì việc giữ đúng thứ tự các phần đã được công khai trong chương trình nghị sự luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng tiến độ. Không có trường hợp nào là diễn ra quá thời gian cho phép.
Người chủ trì Hội nghị phải đảm bảo cho các phần trong chương trình hội nghị được diễn ra theo đúng lịch trình đã được thống nhất trong chương trình nghị sự. Phải bắt đầu Hội nghị đúng giờ, phải tiến hành Hội nghị dù có một số người đến trễ. Tuy nhiên có thể linh động chờ đại biểu, khách mời nếu như đại biểu đó có vai trò quan trọng trong Hội nghị, ví dụ như đại diện cơ quan cấp trên cho ý kiến chỉ đạo. Nếu không thể tránh khỏi sự chậm trễ của Hội nghị thì nên ghi nhận điều này vào trong biên bản của Hội nghị cùng với lý do của việc chậm trễ. Người chủ trì Hội nghị có thể linh hoạt trong việc đảm bảo tiến trình của trương trình nghị sự. Ví dụ nếu như người chủ trì Hội nghị cảm thấy tiến độ thực hiện chương trình Hội nghị bị chậm đi, nên có những hành động điều chỉnh thời gian của Hội nghị như :
- Thay đổi vị trí và giọng nói như đứng dậy, nói to hơn và nhanh hơn để kích thích những người tham dự hội nghị. Có thể nối một số câu hài hước để tạo tâm lý thoải mái cho các đại biểu tham dự hội nghị, tạo nên bầu không khí thoải mái.
- Cân nhắc bỏ đi những mục không quan trọng trong chương trình nhưng phải đảm bảo tất cả những người tham dự hội nghị đồng ý trước khi thực hiện như thế.
- Giải quyết vấn đề phát sinh
Tùy vào từng tình huống cụ thể xảy ra tại hội nghị mà người chủ trì hội nghị phải linh hoạt xử lý các tình huống sao cho nhanh và gọn, không làm mất quá nhiều thời gian vào việc xử lý các tình huống đó. Trong một số trường hợp, phạm vi thẩm quyền của mình không đủ để giải quyết vấn đề có thể xin ý kiến của Lãnh đạo công ty.
- Giám sát, kiểm tra, đôn đốc tình hình thực tế
Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị
Việc cử thư ký ghi biên bản hội nghị được giao cho Ban Tổ chức hội nghị. Tùy theo tính chất, quy mô mà mức độ phức tập của nội dung hội nghị mà số lượng thư ký hội nghị có thể giao động từ một đến ba người.