6. BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
2.2.3. Hồ sơ, thủ tục kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện Hải Lăng
qua KBNN huyện Hải Lăng
Thứ nhất: Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân.
- Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phắ, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ phường đương chức, các khoản chi khóan cho cá nhân (mã mục chi 6000, 6050, 6100, 6150, 6300, 6350): Các khoản chi này là những khoản chi có tắnh chất định kỳ, ắt thay đổi nên KBNN huyện Hải Lăng, tỉnh Quảng Trị đối chiếu với danh sách cá nhân được hưởng đã lưu đầu năm, nếu chắnh xác, cán bộ KSC thực hiện theo quy trình KSC để thanh toán chuyển khoản cho cá nhân hoặc thanh toán qua đơn vị SDNS.
- Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chắnh (mã mục chi 6400): thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP, đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chắnh phủ: KBNN huyện Hải
Lăng, tỉnh Quảng Trị thực hiện kiểm tra mức chi thu nhập tăng thêm thông qua quy chế chi tiêu nội bộ được xây dựng trên cơ sở theo Thông tư số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chắnh hướng dẫn chế độ KSC đối với cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phắ quản lý hành chắnh; Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chắnh hướng gửi dẫn chế độ KSC đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chắnh.
- Các khoản thanh toán khác cho cá nhân (mã mục chi 6200, 6250): như phúc lợi, khen thưởng, trợ cấp, phụ cấp khác: Kho bạc kiểm tra mức chi, đối tượng được hưởng, đối chiếu với quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định hiện hành Ầ Nếu đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định thì thực hiện thanh toán cho cá nhân, đơn vị.
* Quy trình kiểm soát các khoản thanh toán cho cá nhân được thực hiện như sau:
Bước 1: Đơn vị sử dụng ngân sách gửi 2 liên Giấy rút dự toán theo mẫu C2- 02/NS (phụ lục số 01) của đơn vị kèm theo danh sách những người được hưởng lương, phụ cấp, học bổng, sinh hoạt phắ... ; bảng tăng giảm biên chế quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phắ... (nếu có).
Bước 2: Kế toán viên phụ trách đơn vị + Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán.
+ Đối chiếu với bảng đăng ký biên chế quỹ tiền lương, học bổng, sinh hoạt phắ, quy chế chi tiêu nội bộ (phụ lục số 02)... đã được gửi từ đầu năm và thực hiện đối chiếu với bảng tăng, giảm mà đơn vị đem đến.
+ Trường hợp rút tiền mặt: kế toán viên thực hiện kiểm soát các khoản chi bằng tiền mặt theo quy định tại thông tư 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chắnh quy định quản lý thu, chi tiền mặt qua hệ thống KBNN.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị không đảm bảo yếu tố pháp lý theo quy định: kế toán viên trả lại cho đơn vị và đồng thời tùy trường hợp ra quyết định thông báo từ chối và trình lãnh đạo (Phụ lục 03)
+ Kế toán viên kiểm tra số dự toán còn được sử dụng của đơn vị.
+ Nhập chứng từ vào hệ thống: xác định phân hệ hạch toán, ghi định khoản và hạch toán trên máy tắnh và đệ trình phê duyệt.
+ Ký vào từng liên chứng từ và chuyển kế toán trưởng. Bước 3: Kế toán trưởng
+ Kiểm soát tắnh hợp pháp, hợp lệ và các điều kiện thanh toán của hồ sơ chứng từ kế toán (tương tự như kế toán viên đã kiểm soát). Kiểm tra chữ ký của kế toán viên đúng với chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng; kiểm tra các bút toán ghi trên chứng từ, phân hệ hạch toán.
+ Kiểm soát việc hạch toán trên hệ thống:
Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị hợp lệ, hợp pháp, đủ điều kiện thanh toán, bút toán đã hạch toán trên máy khớp với chứng từ giấy: Kế toán trưởng ký chứng từ giấy và phê duyệt trên hệ thống. Sau đó chuyển trả hồ sơ, chứng từ đã phê duyệt cho kế toán viên.
Trong trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị chưa hợp lệ, kế toán trưởng chuyển trả lại hồ sơ cho kế toán viên và từ chối phê duyệt trên hệ thống.
Bước 4: Giám đốc KBNN
+ Kế toán viên trình Giám đốc KBNN (hoặc người ủy quyền) để kiểm soát các yếu tố pháp lý của hồ sơ chứng từ, nếu đủ điều kiện và chứng từ đã đủ chữ ký của kế toán viên và kế toán trưởng thì giám đốc ký vào từng liên của chứng từ theo quy định
+ Trường hợp phát hiện các yếu tố không phù hợp: Giám đốc yêu cầu giải thắch hoặc cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan để chứng minh tắnh đúng đắn của hồ sơ, chứng từ thanh toán.
Bước 5: Kế toán viên phụ trách đơn vị
Sau khi chứng từ kế toán đã được hạch toán và có đầy đủ chữ ký theo quy định, kế toán thực hiện:
+ Chuyển chứng từ cho Thanh toán viên làm nhiệm vụ thanh toán với ngân hàng hoặc thanh toán liên kho bạc.
Bước 6: Thanh toán viên
Khi nhận được các chứng từ do kế toán viên chuyển tiếp, thanh toán viên hoàn thiện các thông tin còn thiếu trên chứng từ để kế toán trưởng ký duyệt chuyển đến đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ qua chương trình thanh toán song phương điện tử với Ngân hàng Agribank huyện Hải Lăng, tỉnh Quảng Trị(đối với chứng từ có đơn vị thụ hưởng tại các ngân hàng thương mại) hoặc qua chương trình thanh toán liên kho bạc (đối với những đơn vị thụ hưởng có tài khoản thanh toán tại các KBNN trên toàn quốc).
Thứ hai, quy trình kiểm soát các khoản chi về hàng hóa, dịch vụ
- Đối với chi hội nghị bao gồm các khoản chi cho hội nghị sơ kết, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hội thảo chuyên đề (mã mục chi: 6650): Khi KSC nội dung này, Kho bạc phải bám sát Thông tư số 97/2010/TT-BTC quy định chế độ chi tiêu hội nghị kèm theo TT 161/2012.TT.BTC quy định chế độ kiểm soát chi qua Kho bạc nhà nước. Trong đó quy định thời gian tổ chức hội nghị, nội dung chi và mức chi tổ chức hội nghị, các đối tượng được hưởng các chế độ khi tham dự hội nghị. Nội dung các đơn vị SDNS thường hay chi sai chế độ là hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu là khách mời thuộc diện hưởng lương từ NSNN; chi về khen thưởng thi đua trong cuộc họp tổng kết hàng năm lại tắnh vào kinh phắ tổ chức hội nghị, khoản chi này phải tắnh vào khoản chi khen thưởng của cơ quan, đơn vị.
- Đối vơi chi công tác phắ (mã mục chi 6700): Chi công tác phắ bao gồm các khoản chi thanh toán tiền phương tiện đi công tác, phụ cấp lưu trú, thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác. Chi các khoản chi trên phải đúng đối tượng được hưởng chế độ công tác phắ, đúng nội dung chi và mức chi công tác phắ theo quy định của Thông tư số 97/2010/TT-BTC. Thực tế khi KSC thấy rằng, trong nội dung này, các đơn vị hay vi phạm là thanh toán phụ cấp lưu trú cho những ngày học trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn là không đúng với quy định của Thông tư.
- Đối với chi phắ thuê mướn (mã mục chi 6750), chi đoàn ra (mã mục chi 6800), chi đoàn vào (mã mục chi 6850): Các khoản chi trên phải đúng mục đắch, đối tượng, định mức theo các văn bản quy định hiện hành.
- Đối với chi thanh toán dịch vụ công cộng (mã mục chi 6500), thông tin tuyên truyền liên lạc (mã mục chi 6600): Các khoản chi dịch vụ công cộng như: tiền điện, tiền nước, phắ vệ sinh môi trườngẦ Chi thông tin tuyên truyền liên lạc như: điên thoại, cước phắ internet, đặt báo Ầ Đơn vị căn cứ vào giấy báo trả tiền, phiếu đặt báo hoặc hóa đơn để làm bảng kê chứng từ thanh toán với Kho bạc. Về nội dung trang bị điện thoại cho các nhân phải đúng đối tượng, định mức theo quy định.
* Quy trình kiểm soát các khoản chi về hàng hóa dịch vụ được cán bộ KSC thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Đơn vị sử dụng ngân sách gửi 2 liên Giấy rút dự toán theo mẫu C2- 02/NS (phụ lục số 01) của đơn vị kèm theo 1 liên Bảng kê chứng từ thanh toán (phụ lục số 04) đối với những khoản chi không có hợp đồng; hợp đồng, nghiệm thu hợp đồng đối với những khoản chi trên 20.000.000 đến KBNN nơi giao dịch.
Bước 2: Kế toán viên phụ trách đơn vị + Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán
+ Kiểm tra các nội dung kinh tế trên giấy rút dự toán phải khớp đúng với nội dung kinh tế trên bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Kiểm tra tắnh các yếu tố pháp lý của hợp đồng, thanh lý, hóa đơn tài chắnh. + Trường hợp rút tiền mặt: kế toán viên thực hiện kiểm soát các khoản chi bằng tiền mặt theo quy định tại thông tư 13/2017/TT-BTC của Bộ Tài chắnh quy định quản lý thu, chi tiền mặt qua hệ thống KBNN.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ của đơn vị không đảm bảo yếu tố pháp lý theo quy định: kế toán viên trả lại cho đơn vị và đồng thời tùy trường hợp ra quyết định thông báo từ chối và trình lãnh đạo (Phụ lục 03)
+ Kế toán viên kiểm tra số dự toán còn được sử dụng của đơn vị.
+ Nhập chứng từ vào hệ thống: xác định phân hệ hạch toán, ghi định khoản và hạch toán trên máy tắnh và đệ trình phê duyệt.
+ Ký vào từng liên chứng từ và chuyển kế toán trưởng
Các bước còn lại thực hiện như quy trình kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân.
Thứ ba, quy trình kiểm soát chi mua đồ dùng vật tư văn phòng (mã mục chi: 6550), trang thiết bị, phương tiện làm việc (mã mục chi: 9000, 9050), sửa chữa tài sản cố định (mã mục chi 6900), nghiệp vụ chuyên môn (mã mục chi: 7000).
Đối với các khoản chi dưới 20 triệu đồng: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định việc sửa chữa mua sắm cho phù hợp, hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảo chế độ hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật; KBNN huyện Hải Lăng, tỉnh Quảng Trị căn cứ vào bảng kê chứng từ thanh toán để thanh toán cho đơn vị.
Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên đến dưới 100 triệu đồng thì cơ quan, đơn vị mua sắm lấy báo giá của ắt nhất ba nhà thầu khác nhau (báo giá trực tiếp, bằng fax hoặc qua đường bưu điện) làm cơ sở để lựa chọn nhà thầu tốt nhất. Căn cứ vào hồ sơ đơn vị gửi KBNN gồm: Quyết định chỉ định thầu, hợp đồng mua bán, hóa đơn tài chắnh, biên bản thanh lý hợp đồng. Cán bộ KSC kiểm tra hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Đối với khoản chi từ 100 triệu đồng trở lên thì tổ chức đấu thầu (trừ các trường hợp theo quy định). Việc đấu thầu, chào hàng cạnh tranh theo Luật Đấu thầu số 61/2005/QH 11 của Quốc hội và Thông tư 68/2012/TT-BTC ngày 26 tháng 4 năm 2012 của Bộ Tài chắnh quy định việc đấu thầu để mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, tổ chức chắnh trị, tổ chức chắnh trị - xã hội, tổ chức chắnh trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân.
Sau khi hoàn thành các thủ tục chọn thầu, đơn vị ký hợp đồng, thực hiện sửa chữa, mua sắm và chuyển hồ sơ đến KBNN huyện Hải Lăng, tỉnh Quảng Trị gồm Quyết định chỉ định thầu hoặc Quyết định phê duyệt kết quả chào hành cạnh tranh hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt (tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu); hợp đồng mua bán; hóa đơn tài chắnh; biên bản thanh lý hợp đồng. Cán bộ KSC kiểm tra các loại hồ sơ, chứng từ nếu hợp pháp,
hợp lệ thì thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Ngoài ra khi kiểm soát khoản mục mua sắm ô tô của các đơn vị SDNS, KBNN huyện Hải Lăng, tỉnh Quảng Trị phải thực hiện đúng quy định tại Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chắnh phủ ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và công ty Nhà nước; Quyết định số 61/2010/QĐ-TTg ngày 30/9/2010 của Thủ tướng Chắnh phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg; Thông tư số 103/2007/TT- BTC ngày 29/08/2007 của Bộ Tài chắnh về việc Hướng dẫn thực hiện Quyết định số 59/2007/QĐ-TTg ngày 07/5/2007 của Thủ tướng Chắnh phủ.
* Quy trình kiểm soát chi mua đồ dùng vật tư văn phòng, trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa tài sản cố định, nghiệp vụ chuyên môn được thực hiện như quy trình KSC các khoản chi về hàng hóa dịch vụ
Thứ tư, quy trình kiểm soát chi thường xuyên khác của đơn vị hành chắnh (Mã mục chi 7750)
Các khoản chi khác như: chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, chi khắc phục hậu quả thiên tai, chi các khoản phắ và lệ phắ của đơn vị dự toán, chi bảo hiểm tài sản và phương tiện của các đơn vị dự toán, chi lập quỹ khen thưởng, chi hỗ trợ khác; chi tiếp kháchẦ
Đối với khoản chi này, Kho bạc căn cứ vào các quy định có liên quan để kiểm tra, kiểm soát nếu đủ điều kiện thì thanh toán cho đối tượng được hưởng. Đối với các khoản chi tiếp khách, Kho bạc thực hiện kiểm soát định mức chi được quy định theo Thông tư 57/2007/TT-BTC về việc quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo Quốc tế tại Việt Nam và chi tiêu tiếp khách trong nước và thông tư số 127/2007/TT- BTC sửa đổi thông tư số 57/2007/TT-BTC.
*Việc thực hiện quy trình KSC đối với những khoản chi khác cúa đơn vị hành chắnh được thực hiện kiểm soát như đối với quy trình kiểm soát các khoản chi về hàng hóa dịch vụ
lập thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/2/2015 quy định cơ chế tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập (gồm đơn vị SNCL tự đảm bảo toàn bộ kinh phắ, đơn vị SNSL tự đảm bảo một phần kinh phắ). Hàng năm sau khi trang trải các khoản chi phắ, nộp thuế và các khoản nộp khác theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi (nếu có), đơn vị được sử dụng theo trình tự như sau: trắch quỹ Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp; trả thu nhập tăng thêm cho người lao động; trắch lập Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi, Quỹ dự phòng ổn định thu nhập.
Cán bộ KSC kiểm tra nếu các khoản chi đủ điều kiện chi trả, thanh toán, tuỳ theo tắnh chất của từng khoản chi. KBNN huyện Hải Lăng sẽ cấp tạm ứng hoặc cấp phát cho đơn vị. Lưu ý mức tạm ứng:
Đối với những khoản chi có giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên, mức tạm ứng theo quy định tại hợp đồng đã ký kết của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng tối đa không vượt quá 50% giá trị hợp đồng tại thời điểm ký kết và không vượt quá dự toán năm được cấp có thẩm quyền phê duyệt cho khoản chi đó
Đối với những khoản chi không có hợp đồng và những khoản chi có giá trị dưới 20 triệu đồng: mức tạm ứng theo tiến độ thực hiện và theo đề nghị của đơn vị