Trường học vận dụng tổ chức kế toỏn và KSNB dựa vào CĐKT – kiểm toỏn Nhà nước ban hành ỏp dụng cho đơn vị HCSN, mặt khỏc phải dựa vào cơ chế
kinh tế - tài chớnh quy định đối với đơn vị HCSN. Cơ sở phỏp lý về tài chớnh đối với đơn vị HCSN là Luật NSNN (đó được sửa đổi bổ xung) ngày 20/3/1996 và hệ thống cỏc văn bản phỏp quy hướng dẫn thực hiện Luật Ngõn sỏch.
Kế toỏn là một trong những cụng cụ quan trọng để quản lý kinh tế, tài chớnh cỏc trường đại học cụng lập và phải thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ cơ bản sau đõy:
Một là, thu thập, ghi chộp, phản ỏnh, xử lý cỏc thụng tin về nguồn vốn, nguồn kinh phớ được cấp, được tài trợ, được hỡnh thành từ cỏc nguồn khỏc nhau và tỡnh hỡnh sử dụng cỏc khoản vốn, kinh phớ và nguồn thu khỏc phỏt sinh ở nhà trường theo đỳng đối tượng, nội dung cụng việc kế toỏn, chuẩn mực và CĐKT quy định.
tài sản trong nhà trường, tỡnh hỡnh chấp hành kỷ luật thu, nộp, kỷ luật thanh toỏn tớn dụng và cỏc chế độ, chớnh sỏch tài chớnh của Nhà nước; phỏt hiện và ngăn ngừa cỏc hành vi vi phạm phỏp luật về kế toỏn.
Ba là, theo dừi và kiểm soỏt tỡnh hỡnh phõn phối kinh phớ cho cỏc đơn vị cấp dưới, tỡnh hỡnh chấp hành dự toỏn, quyết toỏn của cấp dưới.
Bốn là, lập và nộp đỳng thời hạn cỏc BCTC cho cỏc cơ quan quản lý cấp trờn và cỏc cơ quan tài chớnh; tổ chức phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện dự toỏn để
cung cấp thụng tin tin cậy phục vụ cho việc quản lý điều hành của lónh đạo, của cấp trờn và cụng khai tài chớnh theo quy định.
Tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong trường cần đỏp ứng cỏc yờu cầu: Tuõn thủ
CĐKT đó được nhà nước ban hành; Phự hợp với đặc điểm tổ chức quản lý của từng trường; Phự hợp với trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ và tỡnh hỡnh trang bị
cỏc phương tiện kỹ thuật hiện đại; Đảm bảo cung cấp thụng tin kịp thời về tỡnh hỡnh quản lý thu, chi theo dự toỏn, tỡnh hỡnh chấp hành dự toỏn và quyết toỏn cỏc khoản thu, chi và sử dụng tài sản cụng.
Nội dung cơ bản của tổ chức kế toỏn trong trường đại học cụng lập cũng tương tự tổ chức kế toỏn ở cỏc đơn vị sự nghiệp cú thu khỏc, bao gồm: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn; Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn; Tổ chức hệ
thống sổ kế toỏn; Tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn; Tổ chức bộ mỏy kế toỏn; Tổ
chức kiểm tra kế toỏn.
Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn: Đối với trường đại học cụng lập, để
thu thập thụng tin đầy đủ, cú độ chớnh xỏc cao về tỡnh hỡnh tiếp nhận và sử dụng kinh phớ; phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soỏt việc chấp hành cỏc định mức chi tiờu và làm căn cứđể ghi sổ, kế toỏn phải sử dụng chứng từ.
Chứng từ kế toỏn là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong việc sử dụng kinh phớ và tỡnh hỡnh thu, chi NSNN của cỏc đơn vịđó phỏt sinh và thực sựđó hoàn thành. Mọi nghiệp vụ phỏt sinh trong trường đều phải được phản ỏnh vào chứng từ theo đỳng mẫu quy định, trong đú phải được ghi chộp đầy đủ, kịp thời cỏc yếu tố, cỏc tiờu thức và phải theo đỳng quy định về phương phỏp lập của từng loại chứng từ.
Tựy thuộc vào quy mụ và tớnh chất hoạt động của từng Trường, trờn cơ sở
ban hành mà xỏc định những chứng từ cần thiết phải sử dụng. Từ đú, đơn vị dự
toỏn cấp trờn hướng dẫn cỏc đơn vị dự toỏn cấp dưới để đơn vị kế toỏn cơ sở
hướng dẫn cỏc cỏ nhõn và cỏc bộ phận liờn quan nắm được cỏch thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luõn chuyển chứng từ.
Theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chớnh ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh và Chếđộ Chứng từ kế toỏn thỡ trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn gồm cỏc bước sau: Bước 1, Lập chứng từ và phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh vào chứng từ; Bước 2, Kiểm tra chứng từ
kế toỏn; Bước 3, Phõn loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toỏn; Bước 4, Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn.
Quy trỡnh luõn chuyển, xử lý chứng từ phải được xỏc định cụ thể cho từng loại chứng từ phản ỏnh từng loại nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong cỏc bộ phận của bộ mỏy kế toỏn.
Đối với cỏc nhõn viờn trong cỏc trường khụng cú tổ chức bộ mỏy kế toỏn cần được quy định rừ quy trỡnh, phạm vi và thời hạn phải hoàn thành cỏc cụng việc cụ thể được giao trong lĩnh vực quản lý kinh phớ, tài sản thụng qua việc ghi chộp ban đầu về cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ở cơ sở.
Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn: Đối với trường đại học cụng lập, hệ thống tài khoản kế toỏn là một bộ phận cấu thành quan trọng trong toàn bộ hệ thống kế toỏn. Để đỏp ứng yờu cầu quản lý và điều hành tập trung thống nhất cụng tỏc kế toỏn của đơn vị kế toỏn, Nhà nước đó ban hành hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất ỏp dụng cho tất cả cỏc đơn vị HCSN.
Hiện tại, cỏc trường sử dụng hệ thống tài khoản dựng cho đơn vị HCSN ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chớnh ban hành ngày 30/3/2006 và cỏc Thụng tư bổ sung tiếp theo.
Cỏc trường trờn cơ sởđặc điểm cụ thể của mỡnh về số lượng nghiệp vụ kinh tế
phỏt sinh nhiều hay ớt để cú thể vận dụng hệ thống tài khoản hợp lý. Số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3,…sử dụng ở trường phụ thuộc vào tớnh chất, nhiệm vụ
GDĐT và khả năng tham gia cỏc hoạt động phụ trợ khỏc.
Hệ thống danh mục tài khoản ỏp dụng trong trường phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu: Phản ỏnh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế của đơn vị; Phự hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và văn bản hướng dẫn thực hiện của Bộ chủ
cấp quản lý kinh tế, tài chớnh trong đơn vị; Cú quy định rừ nội dung, phương phỏp ghi chộp ở cỏc cấp tài khoản; Đỏp ứng yờu cầu quản lý thụng tin bằng mỏy vi tớnh, thỏa món thụng tin cho cỏc đối tượng sử dụng khỏc nhau; Bảo đảm mối quan hệ với cỏc chỉ tiờu trờn bỏo cỏo kế toỏn.
Tổ chức hệ thống tài khoản thống nhất cú ý nghĩa vụ cựng quan trọng trong toàn bộ tổ chức kế toỏn của đơn vị HCSN núi chung và cỏc trường đại học cụng lập núi riờng, đũi hỏi đơn vị kế toỏn phải quỏn triệt đầy đủ cỏc yờu cầu trờn.
Việc ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh vào hệ thống sổ kế
toỏn phải thực hiện theo đỳng nội dung kết cấu và mối quan hệ đối ứng giữa cỏc tài khoản quy định trong tài khoản thống nhất và những quy định cụ thể của từng ngành do Bộ chủ quản triển khai.
Về tổ chức hệ thống sổ kế toỏn: Tổ chức sổ kế toỏn ở cỏc trường là việc kết hợp cỏc loại sổ cú kết cấu khỏc nhau theo một trỡnh tự nhất định nhằm hệ thống húa và tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu theo yờu cầu quản lý của từng trường. Căn cứ vào quy mụ và điều kiện hoạt động mà đơn vị chọn và sử dụng cỏc loại sổ cho thớch hợp.
Theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, về hỡnh thức sổ kế
toỏn ỏp dụng cho cỏc đơn vị HCSN, ngoài hỡnh thức Nhật ký – Sổ Cỏi, Nhật ký chung, CTGS, chếđộ mới đưa thờm hỡnh thức ghi sổ trờn mỏy vi tớnh để cỏc đơn vị vận dụng.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi: Trỡnh tự ghi sổđược nờu trong Sơđồ 1.1
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu kiểm tra
Sơđồ 1.1: Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký – Sổ Cỏi
Chứng từ kế Toỏn
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ Cỏi Bảng tổng hợp chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung: Trỡnh tự ghi sổđược nờu trong Sơđồ 1.2
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơđồ 1.2: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung
Hỡnh thức kế toỏn CTGS: Trỡnh tự ghi sổ được nờu trong Sơđồ 1.3
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.3: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức CTGS
Tựy thuộc vào quy mụ, đặc điểm hoạt động, yờu cầu và trỡnh độ quản lý,
điều kiện trang bị kỹ thuật tớnh toỏn và trỡnh độ nghiệp vụ kế toỏn mỗi đơn vị
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toỏn
chi tiết Chứng từ kế toỏn
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ Nhật ký Sổ Cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Chứng từ kế toỏn Sổđăng ký CTGS
Bỏo cỏo tài chớnh CTGS Sổ Cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh Bảng tổng hợp chứng từ
được phộp lựa chọn một hỡnh thức sổ kế toỏn phự hợp và tuõn thủ nguyờn tắc ghi sổ mà Bộ Tài chớnh ban hành.
Trong mỗi hỡnh thức sổ kế toỏn, chế độ mới quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, trỡnh tự, phương phỏp ghi chộp và mối quan hệ giữa cỏc sổ kế toỏn.
Cỏc trường là đơn vị dự toỏn cấp 1, cấp 2, ngoài việc mở sổ kế toỏn theo dừi tài sản và sử dụng kinh phớ trực tiếp của cấp mỡnh cũn phải mở sổ theo dừi việc cấp phỏt và quyết toỏn tỡnh hỡnh sử dụng kinh phớ của cỏc đơn vị, bộ phận trực thuộc để tổng hợp bỏo cỏo quyết toỏn với cơ quan quản lý cấp trờn và cơ
quan tài chớnh.
Về tổ chức lập bỏo cỏo kế toỏn: Là quỏ trỡnh tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu và phản ỏnh vào cỏc mẫu biểu theo quy định. Số lượng bỏo cỏo, nội dung và phương phỏp lập, cỏch tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu trong biểu được quy định thống nhất theo Quyết định Số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chớnh ban hành ngày 30/3/2006 ỏp dụng cho đơn vị HCSN. CĐKT HCSN đó quy định danh mục BCTC ỏp dụng cho cỏc đơn vị kế toỏn cấp cơ sở, đồng thời quy định rừ danh mục BCTC tổng hợp và bỏo cỏo tổng hợp quyết toỏn ỏp dụng cho đơn vị kế toỏn cấp I và cấp II.
BCTC của trường đại học cụng lập gồm: Bảng cõn đối tài khoản; Bỏo cỏo thu, chi; Bản thuyết minh BCTC; cỏc bỏo cỏo khỏc theo quy định của phỏp luật.
Thụng tin bỏo cỏo kế toỏn là thụng tin hữu ớch đối với cỏc đối tượng sử
dụng thụng tin, vỡ vậy đũi hỏi thụng tin phải cú chất lượng và cú thể tin cậy được mới giỳp người sử dụng thụng tin đỏnh giỏ đỳng thực trạng và đề ra được những quyết định kinh tế, quản lý đỳng đắn.
Yờu cầu của BCTClà:
Thứ nhất, BCTC phải được lập theo đỳng quy định của CĐKT HCSN; Thứ hai, kế toỏn trưởng (hay người phụ trỏch kế toỏn) phải quy định rừ trỏch nhiệm của cỏc bộ phận kế toỏn liờn quan trong bộ mỏy kế toỏn trong việc cung cấp cỏc số liệu, tài liệu đảm bảo thời gian và sự chớnh xỏc của việc lập BCTC;
Thứ ba, BCTC phải được lập theo đỳng nội dung, phương phỏp và trỡnh bày nhất quỏn giữa cỏc kỳ kế toỏn, trường hợp bỏo cỏo trỡnh bày khỏc nhau giữa cỏc kỳ kế toỏn phải cú thuyết minh rừ ràng lý do;
Thứ tư, căn cứ xỏc định số liệu phản ỏnh trong bỏo cỏo phải rừ ràng, đầy đủ, dễ hiểu, đảm bảo tớnh cú thể tin cậy được của thụng tin;
Thứ năm, cỏc chỉ tiờu giống nhau về số liệu trong bỏo cỏo phải đảm bảo tớnh thống nhất, chớnh xỏc và phự hợp với số liệu trong sổ kế toỏn;
Thứ sỏu, BCTC phải được người lập, kế toỏn trưởng và người đại diện theo phỏp luật của đơn vị kế toỏn ký.
Sau khi đó cú đầy đủ cỏc số liệu phản ỏnh trờn BCTC, kế toỏn trưởng (hay người phụ trỏch kế toỏn) phải tổ chức phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng nguồn kinh phớ; tỡnh hỡnh thực hiện cỏc dự toỏn; cỏc định mức, tiờu chuẩn của Nhà nước liờn quan đến hoạt động GDĐT của nhà trường, nhằm cung cấp thụng tin chớnh xỏc về nhận biết cỏc nguyờn nhõn thực hiện tốt hay khụng tốt việc quản lý tài sản và sử dụng kinh phớ của nhà trường, trờn cơ sởđú cú biện phỏp tớch cực để quản lý
đỳng chớnh sỏch, chếđộ tài chớnh. Đồng thời giỳp Hiệu trưởng thực hiện chế độ
cụng khai tài chớnh theo quy định hiện hành.
Cỏc bỏo cỏo kế toỏn cần phải thực hiện đầy đủ quy trỡnh lập bỏo cỏo kế toỏn
định kỳ và xõy dựng cỏc mẫu biểu bỏo cỏo nội bộ làm phương tiện bỏo cỏo. Theo quy định hiện hành tất cả cỏc đơn vị HCSN thụ hưởng NSNN; cỏc tổ
chức điều hành chương trỡnh dự ỏn, cỏc tổ chức Đảng, đoàn thể, quần chỳng, cỏc tổ chức xó hội, cỏc đơn vị HCSN đều phải lập và gửi BCTC theo đỳng quy định.
Thời gian gửi bỏo cỏo được quy định như sau:
Đơn vị dự toỏn cấp III nộp cho đơn vị dự toỏn cấp II hoặc cấp I và cơ quan tài chớnh cựng cấp chậm nhất là 10 ngày sau khi kết thỳc quý đối với bỏo cỏo quý và 15 ngày sau khi kết thỳc năm đối với bỏo cỏo năm.
Đơn vị dự toỏn cấp II nộp bỏo cỏo cho đơn vị dự toỏn cấp I và cơ quan tài chớnh cựng cấp chậm nhất là 15 ngày sau khi kết thỳc quý đối với bỏo cỏo quý và 20 ngày sau khi kết thỳc năm đối với bỏo cỏo năm.
Đơn vị dự toỏn cấp I nộp BCTC cho cơ quan cựng cấp chậm nhất là 25 ngày kể từ khi kết thỳc quý với bỏo cỏo quý và 30 ngày kể từ khi kết thỳc năm
đối với bỏo cỏo năm.
Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn hiện được coi là một trong những nhiệm vụ trung tõm của phũng Tài chớnh – Kế toỏn. Việc tổ chức bộ
mỏy kế toỏn khoa học, hợp lý sẽ tạo điều kiện giảm nhẹ biờn chế, nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn và cung cấp thụng tin kịp thời phục vụ cho việc điều hành kinh phớ phục vụđào tạo, NCKH.
Cỏc trường cú hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung thường là cỏc
đơn vị thống nhất độc lập, cú tư cỏch phỏp nhõn đầy đủ, hoặc là cỏc đơn vị lớn cú tổ chức cỏc đơn vị thành viờn trực thuộc hoàn toàn, khụng cú sự phõn tỏn nguồn lực quản lý hoạt động tài chớnh vỡ thường quy mụ hoạt động và nội dung chi tiờu, số lượng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh ở cỏc đơn vị kế toỏn cơ sở khụng nhiều và tớnh chất chi tiờu khụng phức tạp. Theo hỡnh thức này, phũng kế toỏn tài chớnh của đơn vị chịu trỏch nhiệm thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn, tài chớnh của đơn vị, ở cỏc đơn vị trực thuộc chỉ bố trớ nhõn viờn làm nhiệm vụ ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn hạn chuyển chứng từ về phũng kế toỏn của đơn vị để phũng kế toỏn kiểm tra và ghi