Trường sử dụng hỡnh thức kế toỏn CTGS (Xem sơ đồ 2.3), việc tổ chức hệ
thống sổ sỏch theo hỡnh thức này đơn giản, dễ ghi chộp, thuận tiện cho việc phõn cụng lao động kế toỏn.
Trường đó sử dụng mỏy vi tớnh trong cụng tỏc kế toỏn. Ngoài cỏc mẫu biểu in sẵn theo chế độ quy định cũn một số mẫu biểu đó được thiết kế lại phự hợp với điều kiện ứng dụng mỏy vi tớnh, nhưng nhỡn chung vẫn đảm bảo nội dung
đầy đủ và đảm bảo phản ỏnh kịp thời cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong sổ kế
toỏn. Ngoài ra, hệ thống sổ của Trường cũn mở ra một số sổ chi tiết theo dừi từng đối tượng chi tiết theo từng nguồn kinh phớ, từng loại quỹ.
Theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh của chứng từ, kế toỏn kiểm tra cỏc yếu tố
của chứng từ như tớnh đầy đủ về cỏc yếu tố trờn chứng từ, sự phờ chuẩn của cỏc cấp theo ủy quyền phờ chuẩn trong quản lý, độ chớnh xỏc của thụng tin trờn chứng từ kế toỏn. Kế toỏn tổng hợp ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ, CTGS và Sổ đăng ký CTGS, chuyển cho kế toỏn phần hành ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan. Theo nội dung kinh tếđịnh khoản trờn chứng từ, kế toỏn ghi vào Sổ
Cỏi. Cuối thỏng kế toỏn khúa sổ Cỏi, từ Sổ Cỏi kế toỏn tiến hành lập bảng cõn
đối TK và BCTC. Trong quỏ trỡnh lập BCTC, cỏc số liệu được bộ phận kế toỏn kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp, sự cõn đối và sự thống nhất số liệu giữa cỏc sổ kế
Sổ quỹ Chứng từ kế toỏn Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cỏi Bảng cõn đối tài khoản
BÁO CÁO KẾ TOÁN
Ghi chỳ: : Ghi hằng ngày
: Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ
: Đối chiếu, kiểm tra
Sơđồ 2.3: Ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ
Sổ kế toỏn được mở chi tiết và tổng hợp theo TK sử dụng. Thường xuyờn kiểm tra, đối chiếu việc ghi chộp sổ sỏch kế toỏn giữa: Kế toỏn và thủ quỹ; đối chiếu tiền gửi ngõn hàng, kho bạc với cỏc bảng sao kờ của ngõn hàng, kho bạc…
Sổ kế toỏn in ra được đúng thành tập, cú chữ ký của người ghi và người kiểm soỏt, được lưu trữ, bảo quản đỳng quy định của Luật kế toỏn.
Do thực hiện kế toỏn trờn mỏy vi tớnh, nờn một vấn đề cần phải quan tõm là an toàn và bảo mật thụng tin kế toỏn. Vỡ vậy, mỗi nhõn viờn kế toỏn của Trường
đều được trang bị một ổ cứng di động để sao lưu dữ liệu định kỳ. Tuy nhiờn, phần mềm kế toỏn vẫn chưa được cài mật mó bảo vệ nờn tớnh an toàn và bảo mật thụng tin kế toỏn chưa cao.
Mẫu Sổ Cỏi của đơn vị chưa phự hợp với yờu cầu của kế toỏn trờn mỏy vi tớnh đú là sổ in ra từ mỏy tớnh chỉ bú hẹp trong phạm vi một khổ giấy nhất định, nờn khi thiết kế mẫu sổ cần thiết kế theo nguyờn tắc ớt cột, nhiều dũng, nhưng
Bảng 2.6: Danh mục sổ kế toỏn sử dụng tại Trường ĐH Đồng Thỏp STT Tờn Sổ Mẫu Sổ 1 Chứng từ ghi sổ S02a-H 2 Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-H 3 Sổ Cỏi S02c-H 4 Bảng cõn đối số phỏt sinh S05-H 5 Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) S1-H 6 Sổ tiền gửi Ngõn hàng, Kho bạc S12-H 7 Sổ kho (Hoặc thẻ kho) S21-H 8 Sổ chi tiết nguyờn liệu, vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ S22-H 9 Bảng tổng hợp chi tiết nguyờn liệu, vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ S23-H 10 Sổ tài sản cốđịnh S31-H 11 Sổ theo dừi TSCĐ và cụng cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng S32-H 12 Sổ chi tiết cỏc tài khoản S33-H 13 Sổ theo dừi dự toỏn ngõn sỏch S41-H 14 Sổ theo dừi nguồn kinh phớ S42-H 15 Sổ tổng hợp nguồn kinh phớ S43-H 16 Sổ chi tiết cỏc khoản thu S52-H 17 Sổ chi tiết chi hoạt động S61-H 18 Sổ chi tiết chi dự ỏn S62-H 19 Sổ theo dừi tạm ứng kinh phớ của Kho bạc S72-H
[Nguồn tài liệu tham khảo 13]