Trờn thực tế hiện nay ở nước ta, chưa cú một hệ thống TK kế toỏn nào ỏp dụng riờng cho cỏc trường ĐH. Do vậy, theo quy định hiện hành, Trường đó vận dụng Hệ thống TK kế toỏn ban hành theo Quyết định số 19/QĐ/CĐKT ngày 20/3/2006 và một số Thụng tư hướng dẫn Bộ Tài chớnh đó ban hành.
Xỏc định hệ thống TK kế toỏn sử dụng cho đơn vị bao gồm: Số lượng TK cấp I, cấp II, cấp III,…; phương phỏp ghi chộp trờn cỏc TK đú; cỏc đối tượng chi tiết cần theo dừi đến mức nào. Cỏc TK sau khi được xỏc định rừ theo yờu cầu quản lý sẽđược lưu trong mỏy tớnh. Vỡ vậy, cần phải lưu ý cỏc vấn đề sau:
Thứ nhất: Mức độ chi tiết của cỏc TK đểđảm bảo phản ỏnh đầy đủ cỏc khoản cần theo dừi chi tiết.
Vớ dụ: TK 661 - Chi hoạt động (TK cấp I) Chi tiết: TK 6612 - Năm nay (TK cấp II) TK 66121 - Chi thường xuyờn (TK cấp III)
TK 661211.1 - Chi thanh toỏn cỏ nhõn nguồn kinh phớ A TK 661211.2 - Chi thanh toỏn cỏ nhõn nguồn kinh phớ B…
Đối với TK cấp I TK 312 - Tạm ứng: Trong hoạt động của Trường thường xuyờn phải chi tạm ứng cho nhiều đối tượng cỏn bộ, giảng viờn và sinh viờn về cỏc khoản khỏc nhau nờn cần xỏc định danh mục chi tiết cho từng
đối tượng riờng để thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số dư tạm ứng của từng cỏ nhõn, đồng thời nhắc nhở cỏc cỏn bộ giảng viờn nhanh chúng làm thủ
tục hoàn ứng cho Trường.
Thứ hai: Cỏc loại tài sản, CCDC cần phải được mó húa chi tiết theo từng loại để bộ phận kế toỏn dễ theo dừi, kiểm tra tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, CCDC
ở cỏc đơn vị.
Phương phỏp mó húa cỏc đối tượng chi tiết được thực hiện như sau: Bước 1: Xỏc định hệ thống danh mục
Cụng việc này được thực hiện căn cứ vào cỏc TK chi tiết theo từng cấp độ
như: Hệ thống chủng loại vật tư, CCDC; hệ thống đối tượng TSCĐ; Bước 2: Cỏc yờu cầu của việc tổ chức mó húa chứng từ kế toỏn
Sau khi đó xỏc định được đối tượng chi tiết cần mó húa, Kế toỏn trưởng thực hiện tổ chức mó húa cỏc đối tượng này dựa trờn số đối tượng tối đa của mỗi hệ thống (nhúm) đối tượng, đồng thời đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Một là, Mỗi đối tượng chỉđược xỏc định cho một mó số duy nhất;
Hai là, Đảm bảo tớnh thống nhất, tớnh quy luật của mó húa, khụng mó húa tựy tiện;
Ba là, Phương phỏp mó húa phải dễ hiểu, thuận tiện cho việc bổ xung mó và loại bỏ mó khi cần thiết;
Bốn là, Bảng mó của mỗi đối tượng phải đểở dạng rộng, chỉđưa ra phương phỏp và quy tắc mó, khụng nờn mó sẵn cỏc đối tượng. Việc mó cỏc đối tượng do kế toỏn viờn thực hiện;
Năm là, giỏ trị mó của đối tượng được ổn định trong niờn độ kế toỏn, khụng
được thay đổi.
Với việc mó húa hệ thống TK như trờn sẽ thuận lợi trong việc sử dụng kế toỏn mỏy, giỳp kế toỏn hạch toỏn chi tiết theo từng đối tượng (CCDC, vật tư, đối tượng tạm ứng, nguồn kinh phớ...). Qua đú, đỏnh giỏ được tớnh hiệu quả và việc tuõn chủ
hiệu quả tài sản và nguồn kinh phớ, thuận lợi cho việc lập BCTC, bỏo cỏo nội bộ và chuẩn húa cỏc quan hệđối ứng tài khoản đảm bảo trỏnh nhầm lẫn trong quỏ trỡnh sử
dụng TK và định khoản kế toỏn.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ sỏch kế toỏn với kiểm soỏt nội bộ
Hệ thống sổ kế toỏn được tổ chức khoa học và hợp lý giỳp cho việc lưu trữ, tổng hợp thụng tin cú hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra cỏc thủ tục kiểm soỏt trong quỏ trỡnh xử lý chứng từ, đối chiếu số liệu giữa chi tiết và tổng hợp. Do vậy, yờu cầu cơ bản là sổ sỏch kế toỏn phải được phản ỏnh trung thực giữa thực tế và số
liệu được ghi chộp trờn sổ sỏch, đảm bảo chức năng kiểm soỏt trờn cỏc phương diện là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa hành vi gian lận, gõy mất mỏt tài sản hoặc sử
dụng khụng đỳng mục đớch gõy lóng phớ, theo dừi sự dịch chuyển của tài sản giữa cỏc bộ phận trong tổ chức. Việc kiểm tra, đối chiếu trong quỏ trỡnh ghi chộp sổ
sỏch kế toỏn cần phải được thực hiện thường xuyờn.
Hiện nay Trường vận dụng hỡnh thức kế toỏn CTGS, hỡnh thức này đơn giản, dễ ghi chộp, thuận tiện cho việc phõn cụng lao động kế toỏn. Ngoài cỏc mẫu sổ kế toỏn tổng hợp và kế toỏn chi tiết đó được quy định trong CĐKT, Trường mở thờm cỏc sổ chi tiết khỏc để phản ỏnh cỏc nghiệp vụ chi tiết, đỏp ứng yờu cầu quản lý cụ thể. Do đặc điểm của kế toỏn trờn mỏy là cỏc sổ kế toỏn đều
được in ra trực tiếp từ mỏy, khụng sử dụng mẫu sổ in sẵn nờn tất cả cỏc sổ đó
được lựa chọn sử dụng ởđơn vịđều được thiết kế lại mẫu sổ cho phự hợp.
Việc thiết kế mẫu sổ kế toỏn sử dụng trong kế toỏn mỏy phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu sau:
Thứ nhất: Đảm bảo tớnh hợp phỏp, hợp lệ của thụng tin phản ỏnh trong sổ
kế toỏn: Tất cả cỏc mẫu sổ kể cả mẫu sổ đó được CĐKT quy định hoặc hướng dẫn và cỏc sổ kế toỏn do đơn vị tự thiết lập phải tuõn thủ tớnh phỏp lý của số liệu, chỉ tiờu cần thiết đó quy định. Đối với cỏc sổđó được chế độ quy định nếu cú sự
thay đổi về mẫu biểu thỡ vẫn phải đảm bảo cỏc chỉ tiờu phản ỏnh đầy đủ cỏc thụng tin như mẫu quy định của Nhà nước.
Thứ hai: Đảm bảo tớnh khoa học và chứa đựng tớnh thụng tin nhiều hơn: Khi thiết kế mẫu sổ phải đảm bảo tớnh khoa học, dễ hiểu, cỏc thụng tin trựng lắp cần được loại bỏ và cố gắng kết hợp thụng tin theo cỏc chỉ tiờu khỏc nhau, đảm bảo sự thống nhất cỏc chỉ tiờu trờn cỏc mẫu sổ khỏc nhau.
Thứ ba: Đảm bảo sự phự hợp của mẫu sổ với khả năng in của mỏy tớnh: Do cỏc sổ in ra từ mỏy tớnh chỉ bú hẹp trong phạm vi một khổ giấy nhất định, nờn khi thiết kế mẫu sổ cần thiết kế theo nguyờn tắc ớt cột, nhiều dũng. Tuy nhiờn vẫn phải
đảm bảo phản ỏnh đầy đủ cỏc chỉ tiờu cần thiết cho quản lý và KSNB. Sổ Cỏi của
đơn vị cú mẫu như sau: Bảng 3.1: Mẫu Sổ Cỏi sử dụng tại Trường ĐH Đồng Thỏp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Trường Đại học Đồng Thỏp SỔ CÁI TK… Mẫu sổ: S02d-H Ngày thỏn g ghi sổ CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền TK cấp 2 Số hiệu Ngày thỏn g Nợ Cú TK… TK… Nợ Cú Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tổng cộng
- Sổ này cú… trang, đỏnh số từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ… Người ghi sổ (Ký, họ tờn) Phụ trỏch kế toỏn (Ký, họ tờn) Ngày thỏng năm Thủ trưởng đơn vị (Ký tờn, đúng dấu)
Do mẫu sổ này cú số cột khỏ nhiều, phụ thuộc vào số TK cấp II, nờn việc in từ mỏy tớnh ra mẫu này sẽ khú khăn. Vỡ thế mẫu sổ cần được thiết kế lại theo nguyờn tắc ớt cột, nhiều dũng theo mẫu sau: (Xem Bảng 3.2)
Theo mẫu sổ này, một số chỉ tiờu trờn sổ kế toỏn ỏp dụng cho kế toỏn thủ
cụng cần phải được loại bỏ khi ỏp dụng kế toỏn trờn mỏy để đảm bảo tớnh đơn giản mà vẫn đảm bảo tớnh phỏp lý. Vớ dụ như chỉ tiờu ngày, thỏng ghi sổ (cột 1 trong cỏc mẫu sổ), chỉ tiờu “sổ này cú…trang, đỏnh số từ trang số 01 đến trang số…ngày mở sổ”. Vỡ mỏy tớnh khi in ra sẽ in theo dạng sổ tở rời thành tập và
Bảng 3.2: Mẫu Sổ Cỏi trong điều kiện sử dụng mỏy Vi tớnh BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Trường Đại học Đồng Thỏp SỔ CÁI TK… Thỏng…năm CTGS Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chỳ Ngày Thỏng Nợ Cú 1 2 3 4 5 6 7 Tổng cộng Tổng hợp số phỏt sinh cỏc TK đối ứng: TK PS Nợ PS Cú 1………… ……… ……… 2………… ……… ……… Người ghi sổ (Ký, họ tờn) Phụ trỏch kế toỏn (Ký, họ tờn) Ngày thỏng năm Thủ trưởng đơn vị (Ký tờn, đúng dấu)
Trong hệ thống thụng tin của đơn vị, thỡ thụng tin do kế toỏn cung cấp cú vai trũ rất quan trọng khụng chỉđối với cỏc nhà quản lý trong đơn vị, mà cũn cả
với cơ quan cấp trờn và cỏc cơ quan tài chớnh. Trong kế toỏn mỏy, việc “ghi chộp” kế toỏn được thực hiện trờn mỏy, thụng tin kết quả được xử lý từ một cơ
sở dữ liệu chung trong mỏy, mọi sai sút trong cơ sở dữ liệu chung đú sẽ kộo theo sự sai sút của hàng loạt số liệu kết quả cú liờn quan. Vỡ vậy, vấn đề cần quan tõm là tớnh an toàn, toàn vẹn và nhất quỏn của dữ liệu. Mục tiờu chớnh của cụng tỏc an toàn dữ liệu là đảm bảo tớnh chớnh xỏc, độ tin cậy cao và phục hồi được trong cỏc trường hợp phỏt sinh sự cố kỹ thuật trong quỏ trỡnh tiếp nhận, xử lý và truyền tin. Đểđảm bảo an toàn cho thụng tin kế toỏn, cần phải thực hiện như sau:
Một là, Phõn quyền trong sử dụng phần mềm kế toỏn: Trưởng Phũng Tài Chớnh Kế toỏn sử dụng cỏc tham số hệ thống, duyệt danh mục cỏc TK và và phõn quyền cho cỏc nhõn viờn khỏc theo dừi cụng việc của tất cả người dựng; Kế toỏn tổng hợp thực hiện cỏc bỳt toỏn cho tất cả cỏc sổ, in cỏc sổ nhật ký, BCTC, bỏo cỏo quản trị; Kế toỏn viờn phụ trỏch cỏc phần hành được chuyờn
mụn húa theo loại hỡnh cụng việc, chỉ được mở cỏc sổ theo sự phõn cụng của Trưởng Phũng.
Hai là, Bảo trỡ và lưu trữ thụng tin trong mỏy: Phải thường xuyờn sao lưu dữ
liệu ra cỏc thư mục khỏc, sang cỏc mỏy khỏc và ra cỏc thiết bị nhớ ngoài nhưđĩa từ, đĩa quang, USB,…; Tuõn thủ đỳng qui trỡnh khi thực hiện chương trỡnh kế
toỏn, khụng tắt mỏy khi đang ở trong chương trỡnh kế toỏn và thường xuyờn kiểm tra virut mỏy.
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức bỏo cỏo kế toỏn và kiểm soỏt nội bộ
Đểđỏp ứng yờu cầu quản lý, hàng quý, hàng năm Nhà Trường cần phải tiến hành phõn tớch BCTC. Đối tượng phõn tớch tài chớnh của Trường là quỏ trỡnh và kết quả thực hiện kế hoạch, dự toỏn thu, chi, sử dụng nguồn kinh phớ trong và ngoài NSNN. Nội dung phõn tớch tài chớnh là: Đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện dự
toỏn thu, chi, tỡnh hỡnh sử dụng tài sản, tỡnh hỡnh chấp hành cỏc chế độ, tiờu chuẩn, định mức và chớnh sỏch quản lý tài chớnh của Nhà nước cũng như cỏc quy
định của Bộ Giỏo dục và Đào tạo và của Trường. Phỏt hiện và ngăn ngừa cỏc hiện tượng tiờu cực, lóng phớ trong quỏ trỡnh sử dụng kinh phớ. Cung cấp thụng tin đó xử lý theo yờu cầu quản lý, theo chế độ quản lý tài chớnh hiện hành. Phương phỏp của phõn tớch tài chớnh là so sỏnh giữa thực tế với dự toỏn theo từng chỉ tiờu phản ỏnh trờn BCTC; xỏc định tỷ suất của cỏc chỉ tiờu. Tổ chức cụng tỏc phõn tớch tài chớnh tại Trường phải được thực hiện hàng năm và cú kế
hoạch cụ thể nhằm đưa cụng tỏc phõn tớch tài chớnh vào nề nếp.
Thụng qua cỏc số liệu, kết quả của phõn tớch, Nhà trường tổ chức cụng khai tỡnh hỡnh tài chớnh. Đồng thời yờu cầu tất cả cỏn bộ, giảng viờn, cụng nhõn viờn phải nắm được và cựng tham gia xõy dựng, đúng gúp ý kiến vào cụng việc quản lý tài chớnh của Trường.
Nội dung phõn tớch BCTC bao gồm:
Thứ nhất, Phõn tớch tỡnh hỡnh kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng. Nguồn số liệu phõn tớch nội dung này là Bỏo cỏo tổng hợp tỡnh hỡnh kinh phớ và quyết toỏn kinh phớ đó sử dụng (mẫu số B02H), Sổ kế toỏn chi tiết cỏc TK loại 4 và loại 6, TK 241;
Thứ hai, Phõn tớch kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nguồn số liệu để
phõn tớch nội dung này là Bỏo cỏo kết quả hoạt động sự nghiệp cú thu (mẫu số
Thứ ba, Phõn tớch tỡnh hỡnh chi phớ đầu tư XDCB. Nguồn số liệu này là cỏc bỏo cỏo tổng hợp và chi tiết liờn quan đến đầu tư XDCB;
Thứ tư, Phõn tớch tỡnh hỡnh vượt giờ giảng. Nguồn số liệu để phõn tớch tỡnh hỡnh vượt giờ giảng là bảng tổng hợp giờ giảng vượt giờ của cỏc Khoa, Bộ mụn.
Thứ năm, Phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện tiết kiệm chi phớ.
Phương phỏp phõn tớch ỏp dụng là phương phỏp so sỏnh: so sỏnh giữa thực hiện với dự toỏn để xỏc định số chờnh lệch và tỡm nguyờn nhõn, đề ra biện phỏp khắc phục.
Từ số liệu phõn tớch, rỳt ra nhận xột chung về tỡnh hỡnh sử dụng kinh phớ của đơn vị và xỏc định cỏc nhúm mục tiờu trọng tõm cần phải đi sõu phõn tớch thờm.
Khi phõn tớch từng nhúm mục chi phớ, sử dụng phương phỏp thay thế liờn hoàn để tớnh toỏn đỏnh giỏ tỏc động của khối lượng cụng việc thực hiện và định mức chi phớ ỏp dụng cụ thể cho loại cụng việc đú đến tổng mức chi.
Khi nhận xột đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tiết kiệm chi phớ cần gắn với kết quả hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị, trỏnh tỡnh trạng tỡm mọi biện phỏp cắt xộn cỏc chi phớ khỏc để dành phần tăng thu nhập cho cỏc cỏn bộ cụng chức, viờn chức của đơn vị.
Thứ sỏu, Phõn tớch tỡnh hỡnh khai thỏc nguồn thu
Khi phõn tớch tỡnh hỡnh khai thỏc nguồn thu cần sử dụng phương phỏp so sỏnh thực tế với dự toỏn, so sỏnh thực tế với kỳ trước. Định tỷ trọng từng loại thu từ tổng quỏt đến cụ thể.
Chẳng hạn cú thể lập bảng phõn tớch thu từ hoạt động sự nghiệp theo bảng sau:
Bảng 3.3: Bảng phõn tớch thu từ hoạt động sự nghiệp Cỏc loại thu hoạt động sự nghiệp Dự toỏn Thực tế So sỏnh Số tiền Tỷ trọng Số tiền trTọỷng Số tiền trTọỷng - Thu phớ, lệ phớ - Thu cung ứng dịch vụ - Thu sự nghiệp khỏc Tổng thu từ hoạt động sự nghiệp
Thứ bảy, Phõn tớch kết quả tài chớnh hoạt động sự nghiệp.
Kết quả hoạt động sự nghiệp được đỏnh giỏ thụng qua sự chờnh lệch thu chi của hoạt động sự nghiệp ở đơn vị. Cỏc chỉ tiờu phõn tớch gồm: Chờnh lệch thu chi từ hoạt động thường xuyờn; Chờnh lệch thu chi từ hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ;...
Số liệu để phõn tớch lấy từ “Bỏo cỏo kết quả hoạt động sự nghiệp cú thu”. Trờn cơ sở chỉ tiờu và phương phỏp phõn tớch đó xỏc định, cú thể lập bảng phõn tớch theo mẫu sau:
Bảng 3.4: Bảng phõn tớch kết quả tài chớnh hoạt động sự nghiệp Chỉ tiờu Kỳ này Kỳ trước So sỏnh
Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng 1. Chờnh lệch thu chi hoạt động thường xuyờn 2… 3… Tổng kết quả tài chớnh
Chờnh lệch thu chi hoạt động thường xuyờn chủ yếu do 2 nhõn tố: Một là, Số lượng hoạt động thường xuyờn;
Hai là, Chờnh lệch định mức thực tế ỏp dụng tại đơn vị với định mức Nhà nước quy định cho hoạt động đú.
Cú thể dựng phương phỏp số chờnh lệch hoặc thay thế liờn hoàn để tớnh mức độảnh hưởng của cỏc nhõn tố.