- Theo dõi tình hình tiêu thụ các loại sản phẩm một cách chính xác theo 2 chỉ tiêu: hiện vật, giá trị và tình hình thanh toán với khách hàng.
- Theo dõi các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và giám sát chặt chẽ các khoản chi phí đó.
- Xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, dịch vụ cũng như toàn bộ lợi nhuận về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
- Xác định kết quả lãi (lỗ) trong kỳ.
8.3.4. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 155 - Thành phẩm: phản ánh giá trị tồn kho và tình hình biến động tăng, giảm của các loại thành phẩm tại kho cửa đơn vị với kết cấu như sau:
Bên Nợ: Giá trị thành phẩm nhập kho trong kỳ và phát hiện thừa khi kiểm kê.
Bên Có: Giá trị thành phẩm xuất kho trong kỳ và phát hiện thiếu khi kiểm kê
Dư Nợ: Giá trị thành phẩm tồn kho hiện có
❖Tài khoản 157 - Hàng gửi bán: phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng hoặc giá trị sản
80
phẩm, hàng hoá nhờ đại lý, ký gửi hay giá trị dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
Bên Nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã chuyển cho khách hàng nhưng
chưa được chấp nhận thanh toán.
Bên Có:
+ Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán đã được khách hàng chấp nhận thanh toán.
+ Giá trị hàng gửi bán bị khách hàng từ chối, trả lại
Dư Nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ gửi bán hiện có
❖Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng: phản ánh giá của toàn bộ số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ và các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thươg mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo trực tiếp) cũng như kết chuyển doanh thu thuần với kết cấu như sau:
Bên Nợ:
+ Số thuế phải nộp Nhà nước (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp).
+ Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại chấp nhận cho khách hàng.
+ Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả.
Bên Có: Giá bán của toàn bộ số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ.
Tài khoản doanh thu bán hàng cuối kỳ không có số dư.
❖Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: tập hợp và kết chuyển giá vốn của toàn bộ số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ với kết cấu như sau:
Bên Nợ: Tập hợp giá vốn của toàn bộ số thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ.
Bên Có: Giá vốn của số thành phẩm, hàng hoá đã bán chấp nhận cho khách hàng trả lại. Kết chuyển giá vốn thành phẩm, hàng hoá thực tiêu thụ trong kỳ vào tài khoản xác địng kết quả.
Tài khoản Giá vốn hàng bán cuối kỳ không có số dư.
❖Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng: tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ với kết cấu như sau:
81
Bên Nợ: Tài khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ
Bên Có: Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả
Tài khoản Chi phí bán hàng không cuối kỳ không có số dư.
❖Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ với kết cấu như sau:
Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
Bên Có: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản xác định kết
quả.
Tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ không có số dư.
❖Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh: xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ hoạt động nhất định, có thể mở chi tiết cho từng loại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên Nợ:
+ Kết chuyển giá vốn sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ + Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết chuyển lãi về tiêu thụ
Bên Có:
+ Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần trong kỳ + Kết chuyển lỗ về tiêu thụ trong kỳ
Tài khoản Xác định kết quả không có số dư cuối kỳ.
8.3.5. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Khi xuất kho bán sản phẩm theo phương pháp giao trực tiếp, ghi: - Bút toán 1: Phản ánh giá vốn hàng bán
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 155 - Thành phẩm (nếu xuất kho thành phẩm)
Có TK 154 - Chi phí SXKD dở dang (nếu bán trực tiếp tại PX) - Bút toán 2: Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 111 - Tiền mặt
82 Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có)
(2) Chuyển thành phẩm cho khách hàng theo phương thức đại lý, ký gửi, kế toán ghi:
Nợ TK 157 - Hàng gửi bán
Có TK 154 - Chi phí SXKD dở dang (nếu bán trực tiếp tại PX) Có TK 155 - Thành phẩm (nếu xuất kho thành phẩm)
Khi sản phẩm gửi đi bán được xác nhận là đã tiêu thụ, kế toán ghi: - Bút toán 1: Phản ánh giá vốn hàng bán
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157- Hàng gửi đi bán Bút toán 2: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có)
(3) Khi tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên ở bộ phận bán hàng và cán bộ quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
(4) Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương của những đối tượng trên, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
83
(5) Khi xuất vật liệu phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
(6) Khi xuất công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 153 - Công cụ dụng cụ
(7) Khi xuất công cụ dụng cụ có giá trị lớn cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
- Khi xuất công cụ dụng cụ, ghi: Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có TK 153 - Công cụ dụng cụ
-Khi phân bổ vào chi phí bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 242 - Chi phí trả trước
(8) Khấu hao tài sản cố định đang dùng ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định
(9) Chi phí dịch vụ mua ngoài như : tiền điện nước, điện thoại, chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định, chi phí tiếp khách, … phải trả phát sinh trong kỳ ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
84 Có TK 111, 112, 331, 152…
(10) Khi giảm giá hàng bán cho khách hàng (hàng đã bán), kế toán ghi: Nợ TK 5213 - Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT tương ứng (nếu có) Có TK 111, 112, 131,…
(11) Khi hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:
- Bút toán 1: Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại Nợ TK 155 - Thành phẩm
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
- Bút toán 2: Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 5212 - Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT tương ứng (nếu có) Có TK 111, 112 131,…
(12) Cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi: a, Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:
Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng
Có TK 5212 - Hàng bán bị trả lại Có TK 5213 - Giảm giá hàng bán b, Kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511- Doanh thu hàng bán
Có TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
c, Kết chuyển giá vốn của hàng đã bán trong kỳ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN trong kỳ:
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
d, Nếu doanh thu thuần lớn hơn các chi phí được trừ thì phải kết chuyển lãi sang tài khoản Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối:
85
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 4212- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
e, Nếu doanh thu thuần nhỏ hơn các chi phí được trừ thì kết chuyển lỗ, ghi: Nợ TK 4212- Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối năm nay
Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
f, Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp: - Xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, ghi:
Nợ TK 8211- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành Có TK 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp
- Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, ghi: Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 8211 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
Ví dụ: Doanh nghiệp Thành Nam hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, trong tháng 8/N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau (Đơn vị: 1000đ)
1. Nhập kho thành phẩm hoàn thành từ quá trình sản xuất với tổng giá thành sản phẩm là 536.000
2. Xuất kho thành phẩm chuyển cho khách hàng, giá trị thành phẩm xuất là 250.000, giá bán có cả thuế GTGT 10% là 308.000
3. Số hàng gửi bán kỳ trước được khách hàng chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản, doanh nghiệp đã nhận được Giấy báo Có. Giá vốn thành phẩm gửi bán: 125.000, giá bán chưa gồm thuế GTGT 10% là 185.000
4. Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho khách hàng, giá vốn thành phẩm xuất kho 205.000, giá bán theo hóa đơn bao gồm thuế GTGT 10% là 297.000. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt 150.000, số còn lại chưa thanh toán.
5. Số hàng gửi bán trong kỳ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán toàn bộ bằng chuyển khoản.
6. Phát sinh các khoản chi phí bán hàng trong kỳ: - Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng: 25.000
86
- Trích khấu hao tài sản cố định tại bộ phận bán hàng: 15.000 - Chi phí khác phát sinh bằng tiền mặt: 5.300
7. Phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ: - Tiền lương phải trả bộ máy quản lý doanh nghiệp: 35.000
- Trích BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ tính vào chi phí theo quy định. - Trích khấu hao tài sản cố định tại bộ phận bán hàng: 12.000
- Chi phí khác phát sinh bằng tiền mặt: 8.700
8. Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ và xác định kết quả tiêu thụ trong tháng. Hướng dẫn giải: 1. Nợ TK 155 536.000 Có TK 154 536.000 2. Nợ TK 157 250.000 Có TK 155 250.000 3a. Nợ TK 632 125.000 Có TK 155 125.000 3b. Nợ TK 112 203.500 Có TK 511 185.000 Có TK 3331 18.500 4a. Nợ TK 632 205.000 Có TK 155 205.000 4b. Nợ TK 111 150.000 Nợ TK 131 147.000 Có TK 511 270.000 Có TK 3331 27.000 5a. Nợ TK 632 250.000 Có TK 157 250.000 5b. Nợ TK 112 308.000
87 Có TK 511 280.000 Có TK 3331 28.000 6. Nợ TK 641 51.175 Có TK 334 25.000 Có TK 338 5.875 Có TK 214 15.000 Có TK 111 5.300 7. Nợ TK 642 63.925 Có TK 334 35.000 Có TK 338 8.225 Có TK 214 12.000 Có TK 111 8.700 8a. Nợ TK 911 695.100 Có TK 632 580.000 Có TK 641 51.175 Có TK 642 63.925 8b. Nợ TK 511 735.000 Có TK 911 735.000 Kết quả tiêu thụ = 735.000 – 695.100 = 39.900 8c. Nợ TK 911 39.900 Có TK 421 39.900
88
Chương 9. SỔ KẾ TOÁN 9.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của sổ kế toán
9.1.1. Khái niệm sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán và các văn bản của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh.
Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đổi chiếu.
9.1.2. Đặc điểm của sổ kế toán
- Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
- Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: + Ngày, tháng, năm ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; + Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các TK kế toán; + Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
9.1.3. Vai trò của sổ kế toán
- Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có hệ thống. Sổ kế toán được dùng để ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một phương thức nhất định nào đó đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt động kinh tế cụ thể, từ đó tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh. Sổ kế toán có thể được hiểu là phương tiện vật
89
chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian và đối tượng.
- Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ.
- Sổ sách kế toán có vai trò phân loại nghiệp vụ theo nội dung, đối tượng, thời gian… nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý mà chứng từ kế toán không