Trong quá trình ghi sổ nếu phát hiện có sai sót thì phải tiến hành sửa sai để đảm bảo yêu cầu chính xác. Các sai sót thường gặp khi ghi sổ kế toán: ghi sai số liệu, bỏ sót
93
nghiệp vụ ngoài sổ được phát hiện, ghi lặp lại nghiệp vụ đã ghi trên cùng một sổ, ghi sai quan hệ đối ứng trên sổ.
Đơn vị kế toán phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó. Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
Tuỳ theo tính chất và thời gian phát hiện sai sót, kế toán có thể ứng dụng một trong ba phương pháp sửa sai sau:
- Ghi cải chính (phương pháp gạch xoá, phương pháp đính chính): + Sai sót trong diễn giải không liên quan đến hệ đối ứng tài khoản
+ Sai lầm phát hiện ra sớm nên không ảnh hưởng đến số tổng cộng bằng chữ.
=> Phương pháp sửa sai: dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai để có thể còn trông thấy nội dung của những chỗ ghi sai bị xoá bỏ đi. Trên chỗ ghi bị xóa bỏ, ghi những con số hoặc những chữ đúng bằng mực thường. Nếu sai chỉ một chữ số thì cũng phải gạch toàn bộ con số sai và phải viết lại con số đúng. Cần phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng.
- Ghi bổ sung: Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng sai về số tiền, với số tiền đã ghi sổ ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các nghiệp vụ kinh tế tài chính hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên các chứng từ.
=> Phương pháp sửa sai: Dùng mực thường ghi thêm một bút toán về đỗi ứng tài khoản giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số tiền đúng với số đã ghi sai.
- Ghi số âm (phương pháp ghi đỏ). Phương pháp này được áp dụng trong các trường hợp:
+ Định khoản đúng về đối ứng tài khoản nhưng số tiền đã ghi sai lớn hơn số đúng trên chứng từ và thời gian phát hiện lại chậm trễ.
+ Định khoản đúng nhưng ghi trùng 2 lần một nghiệp vụ kinh tế, + Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản và các trường hợp khác.
94
+ Đối với trường hợp thứ nhất, phương pháp sửa sai là ghi một bút toán về đối ứng tài khoản giống như bút toán đã ghi với số tiền bằng chênh lệch giữa số sai với số đúng, nhưng số tiền ghi bằng số âm.
+ Đối với trường hợp ghi trùng lặp, phương pháp sửa sai là ghi thêm một bút toán giống như một bút toán đã ghi trùng, nhưng số tiền ghi bằng số âm để huỷ bỏ bút toán đã ghi sai. Sau đó ghi lại bằng bút toán đúng và cộng lại.
+ Đối với trường hợp thứ ba thì phương pháp sửa sai là: ghi lại một bút toán giống như bút toán đã ghi sai. Sau đó ghi lại bút toán đúng và cộng lại.
* Chú ý:
- Khi sửa sai bằng phương pháp bổ sung hay phương pháp ghi số âm đều phải có những chứng từ đính chính dẫn chứng số liệu và ngày tháng của chứng từ đã ghi số sai, cần phải được điều chỉnh và phải được kế toán trưởng duyệt.
- Trong kế toán, số âm có thể được biểu hiện bằng nhiều cách khác nhau. Phổ biến là viết bằng mực thường trong ngoặc đơn hoặc ghi bằng mực đỏ. Ngoài ra người ta có thể ghi bằng mực thường rồi đóng khung.