Quy trình thực hiện kiểm soát chi thường xuyên ngân sách qua Kho bạc Nhà

5. Kết cấu nội dung luận văn

1.1.4 Quy trình thực hiện kiểm soát chi thường xuyên ngân sách qua Kho bạc Nhà

Nhà nước cấp huyện

Nội dung kiểm soát chi thường xuyên thể hiện ở 3 giai đoạn kiểm soát: kiểm soát trước khi chi, kiểm soát trong khi chi và kiếm soát sau khi chi. Kiếm soát trước khi chi là kiểm soát việc lập, quyết định, phân bổ dự toán chi NSNN. Đây là khâu đầu tiên trong chu trình kiểm soát chi. Nó giúp nâng cao chất lượng dự toán, tránh tình trạng giao dự toán quá thấp không đủ kinh phí hoạt động của đơn vị hoặc giao dự toán quá cao dễ dẫn đến lãng phí trong sử dụng NSNN. Vào đầu năm ngân sách, KBNN yêu cầu các đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ thủ tục ban đầu như: bản biên chế quỹ tiền lương của đơn vị, quy chế chi tiêu nội bộ, quyết định giao dự toán của cơ quan cấp có thẩm quyền. Vai trò của KBNN trong giai đoạn này chủ yếu chỉ là nhận hồ sở ban đầu, nếu các đơn vị sử dụng ngân sách chưa gửi đầy đủ và kịp thời các hồ sơ ban đầu thì KBNN được phép từ chối thanh toán.

Kiếm soát trong khi chi là kiểm soát quá trình thực hiện dự toán nhằm đảm bảo các khoản chi phải đủ điều kiện theo quy định trước khi xuất quỹ NSNN chi trả cho đối tượng thụ hưởng NSNN. Kiểm soát trong khi chi là khâu chủ yếu của chu trình kiểm soát chi và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của KBNN trong việc kiểm soát chi quỹ NSNN. Kiểm soát trong khi chi giúp ngăn chặn kịp thời những khoản chi không đúng chế độ quy định, tránh lãng phí và thất thoát tiền và tài sản nhà nước.

Kiếm soát sau khi chi là kiểm soát tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị sử dụng NSNN sau khi KBNN đã xuất quỹ NSNN. Kiếm soát sau khi chi do các cơ quan có thẩm quyền quyết định dự toán, chủ yếu là cơ quan kiểm toán và cơ quan tài chính đảm nhiệm.

Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN được thực hiện bao gồm các bước cụ thể sau:

Sơ đồ 1.1. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN cấp huyện

Theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Giám đốc KBNN “Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ chứng từ

1. Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát của phòng Kế toán Nhà nước thuộc KBNN quận. Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.

2. Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: Cán bộ kế toán tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ phải đảm bảo:

- Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. - Về hình thức của hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng

Các tài liệu như dự toán, hợp đồng, hóa đơn thanh toán phải là bản chính; các tài liệu, chứng từ khác là bản chính hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

3. Phân loại hồ sơ và xử lý: có 3 trường hợp

3.1. Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính; các khoản chi từ tài khoản tiền gửi mà theo quy định không kiểm soát chi:

- Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định: Cán bộ kế toán tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.

- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Cán bộ kế toán lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.

3.2. Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định: Cán bộ kế toán tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả.

- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: Cán bộ kế toán lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.

3.3. Đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, cán bộ kế toán phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; đối với những công việc có thời gian giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày KBNN nhận đủ hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ, phô tô một bản trả khách hàng.

Bước 2. Kiểm soát chi

1. Cán bộ kiểm soát chi: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) theo quy định;

- Nếu số dư tài khoản của khách hàng không đủ; khoản chi không đủ điều kiện chi ngân sách nhà nước theo chế độ quy định (sai chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi, không đúng đối tượng, mục đích theo dự toán được duyệt), cán bộ kế toán lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo ký gửi khách hàng.

- Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ kế toán báo cáo lãnh đạo phòng (bộ phận) xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng.

2. Quy trình kiểm soát chi

- Đối với lệnh chi tiền: Cán bộ kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp lệnh chi tiền của cơ quan tài chính, KBNN thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nước và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.

- Đối với trường hợp rút dự toán: Kiểm tra số dư tài khoản dự toán của đơn vị; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức chế độ của cấp có thẩm quyền quy định; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của giấy rút dự toán; kiểm soát đối tượng và nội dung chi bằng tiền mặt (đối với đề nghị chi bằng tiền mặt theo Thông tư 164).

- Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán:

+ Tiền gửi dự toán thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng: Thực hiện kiểm soát chi theo quy định tại Thông tư số 23/2004/TTLT-BTC-BQP ngày 26/3/2004 và Thông tư số 54/2004/TTLT-BTC-BCA ngày 10/6/2004: Đối với các khoản chi có

độ bảo mật cao, KBNN thực hiện thanh toán, chi trả cho đơn vị, không thực hiện kiểm soát các khoản chi này; đối với các khoản chi không có độ bảo mật cao thì kiểm soát, thanh toán như trường hợp chi trả từ tài khoản dự toán.

+ Tiền gửi phí, lệ phí được để lại cho đơn vị sử dụng: Thực hiện kiểm soát chi theo quy định tại Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/7/2002. Thông tư số 45/2006/TT-BTC ngày 25/5/2006 của Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế các văn bản trên (nếu có).

+ Tài khoản tiền gửi dự toán khác: Thực hiện kiểm soát ủy nhiệm chi chuyển tiền phù hợp với hợp đồng kinh tế về tên đơn vị thụ hưởng, ngân hàng nơi đơn vị thụ hưởng mở tài khoản, số tiền thanh toán, chủ tài khoản; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký.

- Đối với tài khoản tiền gửi khác: KBNN chỉ kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đề nghị thanh toán, không kiểm soát chi đối với các trường hợp thanh toán từ tài khoản này.

Bước 3. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ.

- Cán bộ kiểm soát chi trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN;

- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký (trên chương trình máy tính, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kế toán để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền).

Bước 4. Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.

Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ kế toán. Trường hợp, Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng (theo mẫu tại phụ lục 03 – Thông tư số 79/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính).

Bước 5. Thực hiện thanh toán

1. Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: Cán bộ kế toán thực hiện tách tài liệu, chứng từ kiểm soát chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ loại hình thanh toán áp dụng tại đơn vị, thanh toán viên thực hiện:

+ Đối với thanh toán bù trừ thông thường: Thanh toán viên tập hợp chứng từ, lập bảng kê thanh toán bù trừ, trình Kế toán trưởng (người được ủy quyền) ký kiểm soát, trình Giám đốc (người được ủy quyền) ký duyệt.

+ Đối với thanh toán bù trừ điện tử: Thanh toán viên chuyển hóa các chứng từ giấy sang chứng từ điện tử (lệnh thanh toán), lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì; trình kế toán trưởng (người được ủy quyền) ký chứng từ trên chương trình máy tính; trình Giám đốc (người được ủy quyền) ký bảng kê.

+ Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống kho bạc: Căn cứ chứng từ giấy được lãnh đạo phê duyệt do cán bộ kế toán chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên chương trình máy tính và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng (người được ủy quyền). Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ điện tử. Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (người được ủy quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.

2. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ kế toán đóng dấu kế toán lên các liên chừng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.

Bước 6. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.

1. Cán bộ kiểm soát chi tiến hành lưu hồ sơ kiểm soát chi theo quy định: Các tài liệu, chứng từ lưu bao gồm: Liên chứng từ kế toán lưu theo quy định, dự toán ngân sách nhà nước được duyệt; bảng đăng ký biên chế - quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.

2. Cán bộ kiểm soát chi trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc.

Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm: Liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hóa đơn thanh toán, liên 2 bảng kê chứng từ thanh toán (nếu có), các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan.

- Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền lên các liên chứng từ, trả 1 liên chứng từ chi cho khách hàng (liên báo nợ cho khách hàng).

Bước 7. Chi tiền mặt tại quỹ.

- Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ chi tiền mặt (ngày, tháng chứng từ; họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền, đối chiếu thông tin trên giấy CMND; số tiền bằng số và bằng chữ; kiểm tra khớp đúng thông tin trên máy do kế toán chuyển sang và thông tin trên chứng từ;

- Lập bảng kê chi tiền; nhập sổ quỹ trên chương trình máy tính; chi tiền cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi và chứng từ chi; thủ quỹ ký vào chức danh “thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi; sau đó trả 01 liên chứng từ chi cho khách hàng;

- Thủ quỹ trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.”