5. Kết cấu nội dung luận văn
3.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế
3.5.3.1 Nguyên nhân chủ quan
* Chất lượng trình độ đội ngũ làm công tác kiểm soát chi của KBNN Sa Pa thiếu về số lượng, yếu về chất lượng, chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, trình
độ cán bộ kiểm soát chi của KBNN Sa Pa còn kém về chất lượng, việc cập nhật các văn bản chế độ không thường xuyên dẫn đến việc kiểm soát còn hời hợt, không bám theo tiêu chuẩn định mức từng khoản chi.
Cán bộ kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp quận tại phòng Kế toán KBNN Sa Pa gồm 7 cán bộ thì trong đó 5 cán bộ là nữ, trình độ cán bộ 2/3 là trung cấp, đa số là cán bộ trẻ, mới tuyển dụng vào được 3, 4 năm nên kinh nghiệm trong các phần hành nghiệp vụ còn hạn chế. Đây là một trong những nguyên nhân quan trọng làm cho chất lượng công tác kiểm soát chi NSNN trong thời gian qua chưa cao. Đội ngũ cán bộ kiểm soát chi thường xuyên NSNN cấp huyện tại KBNN Sa Pa đa số có trình độ trung cấp, do đó chất lượng công tác kiểm soát chi còn chưa cao. Việc cán bộ kiểm soát chi và hạch toán kế toán là một người làm cho hoạt động kiểm soát chi và thanh toán chưa mang tính độc lập.
* Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong KBNN Sa Pa chi chưa hợp lý, chồng chéo, nhiều đầu mối. Việc quy định quyền hạn, trách nhiệm, quyền hạn nhiệm vụ kiểm soát chi của Phòng Kế toán Nhà nước – KBNN Sa Pa chưa cụ thể.
Việc phân công nhiệm vụ không tập trung về một đầu mối. Cùng một đơn vị sử dụng ngân sách cùng được giao dự toán chi thường xuyên trên cùng một quyết định nhưng có phần chi chương trình mục tiêu thì lại được tách ra kiểm soát chi cả ở bộ phận Kế toán Nhà nước và bộ phận Kiểm soát chi gây khó khăn trong việc theo dõi nguồn cho cả Kho bạc và đơn vị sử dụng ngân sách.
Cần phải bố trí cán bộ kiểm soát theo nhóm khách hàng, có thể tùy theo điều kiện số cán bộ kiểm soát chi có tại mỗi đơn vị tại KBNN quận cũng như tại các đơn vị KBNN trực thuộc. Tùy theo lượng khách hàng đăng ký giao dịch tại mỗi đơn vị mà bố trí kiểm soát cho hợp lý theo nguyên tắc một nhóm khách hàng sẽ được duy nhất một cán bộ kiểm soát chi theo dõi kiểm soát tất cả các tài khoản của đơn vị đó, như vậy sẽ tạo điều kiện khép kín trong kiểm soát chi, nhất là trong thực tế hiện nay các khách hàng thuộc nhóm trường học, y tế vừa có tài khoản chi, vừa có tài khoản tiền gửi học phí, viện phí; các loại tài khoản tiền gửi này cũng được kiểm soát chi như tài khoản dự toán bởi cơ chế đang cho phép các đơn vị trên thực hiện chi tiêu
Việc bố trí như vậy sẽ giúp cho cán bộ kế toán thông thạo nhiều nghiệp vụ, tập thể đơn vị cũng không bị lúng túng khi sắp xếp lại công việc khi có cán bộ nghỉ như ốm đau, thai sản, ... qua đó tăng trách nhiệm của từng cán bộ trong công việc và việc tự học tập nghiên cứu nâng cao trình độ cũng sẽ tự được nâng lên
* Ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng yêu cầu :
Việc ứng dụng tin học trong kiểm soát chi còn chưa đáp ứng được yêu cầu kiểm soát. Thực tế cho thấy, cán bộ tin học KBNN Sa Pa hiện có 1 người thì không đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao trong việc xử lý các phần mềm ứng dụng của ngành. Mặt khác, có 1 cán bộ đang tiếp tục theo học hoàn thiện kiến thức lên đại học nên việc kiêm nhiệm công việc không hiệu quả. Bên cạnh đó, ngoài những ứng dụng của KBNN, Cán bộ tin học KBNN Sa Pa chưa tạo được những ứng dụng bên ngoài khác để hỗ trợ cho việc kiểm soát, đối chiếu số liệu kiểm soát chi giữa KBNN Sa Pa và đơn vị sử dụng ngân sách được nhanh chóng và thuận tiện.
* Ý thức chấp hành của các đơn vị sử dụng ngân sách: còn lạm dụng việc hoàn thiện chứng từ, khi bị trả lại hồ sơ thì hầu hết đều sửa chữa, thay đổi hồ sơ gốc để hoàn thiện theo yêu cầu kiểm soát của KBNN Sa Pa .
3.5.3.2 Nguyên nhân khách quan
* Về phía Nhà nước
- Quy trình và thủ tục chi NSNN do Nhà nước quy định còn có kẽ hở:
Do cơ chế kiểm soát chưa chặt chẽ nên tạo ra nhiều kẽ hở cho đơn vị sử dụng ngân sách chi không đúng nội dung. Như việc thanh toán tạm ứng, đơn vị chỉ cần lập bảng kê chứng từ thanh toán để chuyển từ tạm ứng sang thanh toán nên KBNN Sa Pa không có căn cứ để kiểm soát trong quá trình xuất quỹ ngân sách.
Mặc dù Luật NSNN quy định cấp phát trực tiếp đến đơn vị sử dụng NSNN, nhưng trên thực tế cơ quan Tài chính cấp phát qua đơn vị chủ quản, qua nhiều khâu, nhiều nấc. Cho nên xảy ra tình trạng vốn NSNN không chuyển thẳng đến các địa chỉ cần thanh toán, mà phần lớn vẫn nằm trên các tài khoản trung gian tại KBNN hoặc tại quỹ của đơn vị, dễ xảy ra tình trạng thất thoát NSNN mà KBNN không kiểm soát được.
Việc quy định đơn vị sử dụng ngân sách có thể tạm ứng, sau đó chỉ cần lập bảng kê các chứng từ chi đề nghị KBNN chuyển những khoản đã tạm ứng sang thực chi NSNN mà không cần hồ sơ, chứng từ chứng minh nội dung chi tiêu đó là xác thực. Là nguyên nhân của việc KBNN không có các căn cứ cần thiết để kiểm tra, kiểm soát trong quá trình xuất quỹ Ngân sách, ngăn chặn những chi tiêu không hợp lệ và chi chạy kinh phí cuối năm.
Việc chưa cụ thể các quy định chi tiền mặt qua hệ thống KBNN nên chưa tạo tiền đề cho kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng tiền mặt, hạn chế việc rút tiền mặt về quỹ của đơn vị, giảm nguy cơ dẫn tới các sai phạm, tham ô, lãng phí.
Việc tính toán, phân bổ dự toán chi không khoa học, không chính xác dẫn tới hệ thống định mức chi tiêu ngân sách thoát ly thực tế, không phù hợp với đặc điểm hoạt động của các ngành, các địa phương là nguyên nhân xảy ra tình trạng chi ngoài dự toán; thiếu căn cứ để kiểm soát chi; đơn vị sử dụng ngân sách thường phải tìm mọi cách để hợp lý hoá các khoản chi cho phù hợp với những định mức đã lạc hậu nên dễ vi phạm kỷ luật tài chính.
Chưa cụ thể các chế tài quy định xử phạt đối với các trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách chi sai chế độ, định mức, tiêu chuẩn quy định, việc thực hiện các chế tài chưa nghiêm nên chưa đủ sức răn đe.
* Sự phối hợp trong kiểm soát chi NSNN chưa thống nhất
Sự phối hợp giữa các cơ quan Tài chính, Thuế, KBNN chưa đồng bộ, chưa ăn khớp, nhiều trường hợp máy móc thiếu linh hoạt, chưa có sự kết hợp chặt chẽ để hỗ trợ cho nhau trong công tác kiểm soát chi NSNN trên địa bàn. Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị cùng có chức năng nhiệm vụ thu Ngân sách trên một địa bàn, hoặc cùng một nguồn chi ở một đơn vị có cả chi Ngân sách Trung ương, chi Ngân sách địa phương, dẫn đến công tác kiểm soát chi NSNN tại KBNN gặp nhiều khó khăn. chế độ kế toán và quyết toán quỹ NSNN còn nhiều hạn chế, công tác kế toán quỹ NSNN do nhiều cơ quan cùng thực hiện như cơ quan tài chính, KBNN, đơn vị hành chính sự nghiệp. Do chỉ tiêu và tiêu thức hạch toán kế toán, thống kê chưa đồng bộ nên còn tình trạng thiếu thống nhất giữa các cơ quan, đơn vị.
Chức năng thanh tra của Sở Tài chính chưa được tăng cường: Công tác thanh tra của cơ quan Tài chính chưa thường xuyên, chủ yếu là kiểm tra theo vụ việc, tác dụng của thanh tra chưa thực sự đáp ứng yêu cầu trong công tác kiểm soát. Đối với kiểm toán, chủ yếu là dựa vào các văn bản quy định của Nhà nước một cách cứng nhắc, nhiều trường hợp không còn phù hợp với thực tế, thiếu linh hoạt trong xử lý, từ đó mà tác dụng trong công tác kiểm soát cũng bị hạn chế.
* Các đơn vị sử dụng ngân sách
- Quy trình lập dự toán của các đơn vị sử dụng ngân sách trên địa bàn chưa được tuân thủ chặt chẽ: Trong khâu lập dự toán tại các đơn vị trên địa bàn quậnHuyện Sapa chưa chú trọng đến nguyên tắc là lập từ cơ sở và tổng hợp từ dưới lên, kế hoạch được lập mang nặng tính chủ quan, khả năng thực thi rất hạn chế, dẫn đến việc phải thường xuyên điều chỉnh số liệu chi NSNN, điều chỉnh giảm dự toán từ đơn vị này tăng dự toán cho đơn vị khác.
- Trình độ cán bộ của các đơn vị sử dụng NSNN còn thấp: Khả năng kiểm soát ở đơn vị sử dụng NSNN còn hạn chế, mang dáng dấp gia đình chủ nghĩa. Đối với cán bộ lãnh đạo không nắm được nguyên tắc kiểm soát tài chính, thiếu ý thức chấp hành luật NSNN. Cán bộ nghiệp vụ của đơn vị thì không sâu về nghiệp vụ, khả năng nhận thức về luật và các văn bản chế độ còn non kém.
- Việc chấp hành chi và ý thức trách nhiệm của các đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước chưa cao, thể hiện :
+ Đơn vị sử dụng NSNN lạm dụng việc “hoàn thiện chứng từ” : Tình trạng các đơn vị dự toán lạm dụng việc “hoàn thiện chứng từ” xảy ra phổ biến; theo quy định trong kiểm soát chi, KBNN Sa Pa có quyền từ chối thanh toán các khoản chi trả không đúng mục đích, không đúng đối tượng thụ hưởng, …; tuy nhiên khi bị trả lại hồ sơ thì hầu hết các đơn vị đều sửa chữa, thay đổi lại bộ hồ sơ gốc để “hoàn thiện” theo đúng yêu cầu kiểm soát chi của KBNN Sa Pa . Hàng năm KBNN Sa Pa đều có báo cáo nghiệp vụ, báo cáo tiết kiệm, … phản ánh số tiền từ chối thanh toán (tiết kiệm cho NSNN) hàng tỷ đồng nhưng thực tế kinh phí được giao theo dự toán của các đơn vị hầu hết đều sử dụng hết, không thấy số bị từ chối thanh toán phản ánh trong báo cáo của đơn vị dự toán. Rõ ràng đây là một hạn chế có từ lâu, kéo dài nhiều năm nhưng chưa có chế tài để xử lý triệt để tình trạng này.
+ Đơn vị sử dụng NSNN “né” hình thức đấu thầu: Đối với các khoản chi mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản phải thực hiện đấu thầu và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu; quy định trước khi mua sắm phải có dự toán chi tiết được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ... nhưng do quy định còn chung chung, cho nên các đơn vị thường “né” thực hiện đấu thầu bằng cách chia nhỏ các khoản mua sắm làm cho giá trị mỗi lần mua sắm dưới 100 triệu đồng để không phải đấu thầu. Việc phân biệt ranh giới giữa hai mục chi sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản cố định là chưa rõ ràng, mà tính chất, thủ tục kiểm soát của hai mục này lại hoàn toàn khác nhau, cho nên các đơn vị sử dụng Ngân sách thường né trách mục sửa chữa lớn mà vận dụng vào mục sửa chữa thường xuyên để dễ dàng vượt qua sự kiểm soát của KBNN.
Trong giai đoạn kiểm soát trước khi chi, Mặc dù đây mới chỉ là giai đoạn nhận hồ sơ thủ tục ban đầu như : quyết định giao dự toán, quy chế chi tiêu nội bộ, bản đăng ký biên chế quỹ tiền lương, ... từ các đơn vị sử dụng ngân sách nhưng KBNN Huyện Sa Pa vẫn còn thiếu kiên quyết, nể nang đối với các trường hợp nộp chậm hoặc thiếu thủ tục gây khó khăn cho giai đoạn kiểm soát tiếp theo (tức là kiểm soát trong khi chi).
Trong giai đoạn chi:
* Về thực hiện quy trình và thủ tục chi trong giai đoạn cấp phát, thanh toán Khâu tiếp nhận hồ sơ tại KBNN Sa Pa đôi khi còn thiếu thủ tục, cần phải chỉnh sửa bổ sung dẫn đến việc cấp phát thanh toán tại KBNN và việc giao nhận hồ sơ giữa đơn vị sử dụng ngân sách với KBNN không đảm bảo đúng thời gian theo quy định.
Việc kiểm tra đối chiếu mẫu dấu đăng ký chữ ký của đơn vị sử dụng ngân sách tại KBNN Sa Pa còn chưa chặt chẽ.
Việc đối chiếu số dư dự toán trước khi cấp phát thanh toán còn buông lỏng. Do việc cập nhật văn bản chế độ, định mức, tiêu chuẩn không kịp thời việc đối chiếu số liệu giữa Kho bạc và đơn vị không cẩn thận dẫn đến cán bộ kiểm soát chi của KBNN Sa Pa đôi khi còn để xảy ra tình trạng cho đơn vị rút vượt dự toán.
Việc kiểm soát chi theo đối tượng và nội dung chi tiền mặt chưa chặt chẽ nên tạo ra nhiều kẽ hở khiến cho đơn vị sử dụng ngân sách dễ dàng chi không đúng nội dung.
Việc kiểm soát chi chưa đúng theo tiêu chuẩn, định mức, chế đội quy định hiện hành dẫn đến tình trạng lãng phí, thất thoát ngân sách.
Việc trả chứng từ cho đơn vị sử dụng ngân sách chưa kịp thời dẫn đến việc đối chiếu số liệu giữa đơn vị sử dụng ngân sách và KBNN chưa thống nhất.
Bên cạnh đó, chế độ nghiệp vụ thường xuyên thay đổi nên việc cập nhật các văn bản mới chưa được kịp thời dẫn đến quá trình kiểm soát chi còn buông lỏng, tạo điều kiện cho các đơn vị sử dụng ngân sách rút quỹ ngân sách một cách dễ dàng. * Phương thức cấp phát NSNN chưa hợp lý: Phương thức cấp phát NSNN hiện hành còn nhiều kẽ hở dễ gây ra thất thoát như phương thức “Ghi thu, ghi chi”, “gán thu, bù chi” rất dễ tạo nên sự tuỳ tiện chi ở các đơn vị sử dụng, nhất là ở cấp xã, phường, thị trấn, các đơn vị sự nghiệp có thu, ….
* Phân công nhiệm vụ kiểm soát chi không tập trung : Quy trình kiểm soát chi tại KBNN nói chung và KBNN Sa Pa nói riêng phức tạp nhưng lại rất dễ gây ra kẽ hở trong kiểm soát, cùng một quyết định giao dự toán chi thường xuyên nhưng vì gồm cả chi thường xuyên có mã chương trình mục tiêu do vậy cả phòng Kế toán Nhà nước và Phòng Kiểm soát chi cùng kiểm soát thanh toán, gây khó khăn cho cả phía Kho bạc trong kiểm soát theo dõi và phía chủ đầu tư trong thực hiện rút vốn.
Trong giai đoạn sau khi chi, Trên thực tế KBNN Sa Pa chưa thực hiện nhiệm vụ kiểm soát sau khi chi: KBNN Sa Pa với chức năng kiểm soát chi, tổ chức công tác kế toán, báo chính xác số liệu thu chi ngân sách hàng ngày, nhưng không có chức năng quyết toán NSNN trên địa bàn, không có chức năng kiểm soát thực tế sau khi chi NSNN tới các đơn vị sử dụng Ngân sách, mà mới chỉ kiểm soát trên báo cáo quyết toán của các đơn vị, do vậy còn nhiều khoản chi NSNN bị thất thoát mà KBNN Sa Pa không kiểm soát được.
CHƯƠNG 4
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC SAPA,
TỈNH LÀO CAI