5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro
Hoạt động sản xuất kinh doanh của VINAPACO luôn phải đối mặt với các rủi ro bên trong và bên ngoài. Mục đích của việc đánh giá rủi ro là để nhận diện các rủi ro, phân tích khả năng xảy ra và các thiệt hại có thể phải gánh chịu để thiết lập các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp. Việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại VINAPACO hiện nay chưa dựa trên cơ sở đánh giá các rủi ro có thể xảy ra và chưa đảm bảo tính khoa học và logic. Việc thiết lập các cơ chế kiểm soát hiện nay ở VINAPACO chủ yếu thuộc về trách nhiệm của nhà quản lý, VINAPACO chưa tính đến việc khuyến khích các nhân viên quan tâm phát hiện, phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và các rủi ro tiềm tàng đồng thời chưa có các biện pháp cụ thể để nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà VINAPACO có thể chấp nhận được. Để khắc phục nhược điểm trên, VINAPACO cần phải thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:
Một là, tổ chức bộ máy quản trị rủi ro phù hợp
VINAPACO nên cơ cấu tổ chức riêng một bộ phận chuyên thực hiện chức năng phân tích, đánh giá rủi ro làm cơ sở để các phòng, ban chức năng các cấp thiết kế và tổ chức thực hiện các thủ tục KSNB. Hiện nay do nhận thức của Ban lãnh đạo VINAPACO về hệ thống KSNB là chưa thật đầy đủ, do vậy toàn bộ quá trình đánh giá rủi ro làm cơ sở để xây dựng các thủ tục kiểm soát mới chỉ được thực hiện một cách hết sức cảm tính. Để khắc phục nhược điểm này thì việc thành lập riêng một bộ phận có chức năng rà soát, phân tích và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro từ đó thiết lập các thủ tục kiểm soát hữu hiệu để phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn các rủi ro là vô cùng cần thiết. Các hoạt động kiểm soát được coi là hữu hiệu
nếu như lợi ích mà nó mang lại phải lớn hơn hoặc bằng với chi phí bỏ ra để thực hiện các hoạt động đó.
Cũng phải lưu ý rằng khi trong cơ cấu tổ chức của VINAPACO được thiết kế riêng bộ phận Kiểm toán nội bộ nhằm kiểm tra, đánh giá thường xuyên về toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp, về tính hiệu quả trong việc thiết kế và vận hành các chính sách, các bước và thủ tục KSNB thì phương pháp Kiểm toán nội bộ được sử dụng rộng rãi hiện nay là trên cơ sở đánh giá rủi ro. Để lập được kế hoạch Kiểm toán nội bộ trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn làm cơ sở cho việc thực hiện các cuộc kiểm toán thì bộ phận Kiểm toán nội bộ phải thực hiện phân tích chiến lược, phân tích quy trình kinh doanh để đánh giá rủi ro. Do vậy trong thời gian tới, khi thành lập bộ phận Kiểm toán nội bộ riêng biệt thì ban lãnh đạo VINAPACO cần thiết lập mối quan hệ giữa bộ phận quản lý rủi ro và bộ phận Kiểm toán nội bộ trong việc trao đổi kết quả nghiên cứu, đánh giá và phát hiện rủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Hai là, tổ chức hoạt động quản trị rủi ro một cách hợp lý sao cho có thể nhận diện và giảm thiểu phần lớn rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến hoạt động của Tổng công ty
Sau khi cơ cấu tổ chức riêng được một bộ phận chuyên thực hiện chức năng quản trị rủi ro làm cơ sở để các phòng, ban nghiệp vụ các cấp thiết kế và tổ chức thực hiện các thủ tục KSNB thì Ban lãnh đạo VINAPACO giao cho lãnh đạo các bộ phận này thực hiện xây dựng, hoàn thiện và tổ chức thực hiện quy trình đánh giá rủi ro đảm bảo tính khoa học và hiệu quả cao. Hoạt động quản trị rủi ro có thể được xem như là một chu kỳ gồm các giai đoạn sau:
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Bộ phận quản trị rủi ro của VINAPACO căn cứ vào hệ thống kế hoạch đã được Ban lãnh đạo công ty và Ban lãnh đạo tại các bộ phận xây dựng để xác định rõ mục tiêu chiến lược của Công ty trong từng giai đoạn khác nhau, đồng thời xác định mục tiêu cần phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
SƠ ĐỒ CHU KỲ QUẢN TRỊ RỦI RO
- Thiết lập bối cảnh rủi ro: Là việc đưa ra các bối cảnh có thể xảy ra các rủi ro bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đồng thời đưa ra danh mục các biện pháp quản trị rủi ro mà doanh nghiệp đã nghiên cứu.
- Nhận diện các rủi ro bên trong và bên ngoài: Bộ phận đánh giá rủi ro phải hướng dẫn cho nhân viên của mình xác định được các rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp trên mọi phương diện.
- Phân tích và định lượng rủi ro: Bộ phận quản lý rủi ro phải thiết lập và tổ chức cho nhân viên của mình thực hiện quy trình phân tích và định lượng rủi ro để xác định được mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó thiết lập ra các chính sách, thủ tục nhằm hạn chế tới mức có thể chấp nhận được các rủi ro. Quy trình phân tích và định lượng bao gồm các bước:
Giám sát và đánh giá quá trình ứng phó với rủi ro Đưa ra các ứng phó với từng loại rủi ro Đánh giá và đưa ra thứ tự ưu tiên trong xử lý rủi ro Tích hợp các rủi ro lại và đánh giá ảnh hưởng tổng thế Phân tích và định lượng rủi ro Nhận diện rủi ro Thiết lập bối cảnh rủi ro Xác định mục tiêu của doanh
+ Xác định mức thiệt hại của rủi ro đến các mục tiêu của doanh nghiệp. + Xác định tần suất xuất hiện rủi ro.
+ Xác định thiệt hại ước tính của rủi ro = mức thiệt hại của rủi ro * tần suất xuất hiện rủi ro.
- Tích hợp các rủi ro và đánh giá ảnh hưởng tổng thể: Các rủi ro khi để riêng rẽ có thể có tác động không đáng kể nhưng khi chúng xảy ra cùng một lúc lại có thể gây ra những hậu quả khôn lường. Do vậy sau khi thiết lập các chính sách và các thủ tục để quản trị các rủi ro một cách độc lập riêng biệt thì việc liên kết các rủi ro lại và xem xét ảnh hưởng tổng thể của chúng đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp là một việc làm vô cùng cần thiết.
- Đánh giá và đưa ra thứ tự ưu tiên trong ứng phó với rủi ro: Bao gồm đánh giá ảnh hưởng của mỗi loại rủi ro đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, qua đó đưa ra thứ tự ưu tiên trong việc ứng phó với rủi ro, các rủi ro được đánh giá có mức độ ảnh hưởng lớn và nghiêm trọng sẽ được ưu tiên xử lý trước.
- Xác định cách thức ứng phó với rủi ro một cách phù hợp:
Sau khi nhận diện được các rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến các mục tiêu của doanh nghiệp, bộ phận quản trị rủi ro và các bộ phận có liên quan phải lên các phương án để đối phó với rủi ro một cách phù hợp. Sau xác định được các cách thức ứng phó với rủi ro thì bộ phận quản trị rủi ro và các bộ phận khác trong đơn vị phải cùng nhau thảo luận để thiết lập các chính sách và các thủ tục kiểm soát để hỗ trợ cho các cách thức ứng phó với rủi ro đã được phát hiện. Việc làm này cần đến sự liên kết hỗ trợ của nhiều phòng, ban chuyên môn khác nhau nhưng bộ phận quản trị rủi ro của đơn vị là bộ phận chịu trách nhiệm cuối cùng.
Khi xây dựng các chính sách và các thủ tục kiểm soát để đối phó với rủi ro thì luôn phải so sánh giữa chi phí bỏ ra để thực hiện các chính sách và các thủ tục này có lớn hơn hoặc bằng các thiệt hại ước tính hay không.
- Giám sát và đánh giá hiệu quả của các nỗ lực giảm thiểu ảnh hưởng của rủi ro: Các nỗ lực giảm thiểu rủi ro của doanh nghiệp sẽ giảm đi tính hiệu quả nếu thiếu sự giám sát trong quá trình thực hiện. Và bộ phận thực hiện chức năng giám sát một cách độc lập này chính là bộ phận Kiểm toán nội bộ.
Ba là, phải khuyến khích nhân viên ở mọi cấp, mọi bộ phận cùng quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn thông qua việc quy định nhân viên ở từng vị trí phải viết báo cáo định kỳ và báo cáo bất thường về các rủi ro phát hiện, phân tích định lượng các rủi ro đó đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục; Thực hiện chính sách tăng lương, khen thưởng và đề bạt đối với các nhân viên đề xuất được các biện pháp hữu hiệu để đối phó với các rủi ro đó.
Bốn là, hệ thống truyền thông trong Tổng công ty phải phổ biến rộng rãi cho nhân viên ở mọi cấp, mọi bộ phận nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà Tổng công ty có thể chấp nhận được, từ đó các nhà quản trị các cấp tổ chức cho nhân viên thuộc bộ phận của mình thực hiện một cách nghiêm túc các quy định, chuẩn mực, chính sách, thủ tục kiểm soát đã được xây dựng.
4.2.3. Hoàn thiện Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính
4.2.3.1. Đối với hệ thống kế toán
- Hệ thống Chứng từ kế toán:VINAPACO cần thực hiện mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán nhằm giảm thiểu việc sao chép, giả mạo chữ ký có thể gây nên hậu quả nghiêm trọng cho VINAPACO.
- Hệ thống Sổ kế toán: Hàng quý, VINAPACO cần thực hiện việc in một số sổ tổng hợp và chi tiết để đối chiếu và lập các báo cáo tổng hợp (BCTC) theo đúng quy định của Luật kế toán và quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 20/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Hệ thống Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của VINAPACO cần chi tiết được cho từng loại doanh thu, tương ứng với từng loại chi phí. Các tài khoản chi phí quản lý chung cần cụ thể, chi tiết theo cho từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng chi phí nhằm phân tích, đánh giá được hiệu quả đối với từng sản phẩm và chưa phân tích được việc quản lý chi phí tiết kiệm hay lãng phí của từng bộ phận sử dụng chi phí.
4.2.3.2. Đối với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp
Như đã trình bày, VINAPACO đã có hệ thống phần mềm kế toán được kết nối từ Công ty mẹ đến các đơn vị thành viên, phần mềm quản lý bán hàng tại các đơn vị
tiêu thụ giấy, phần mềm quản lý kho nguyên nhiên vật liệu và thành phẩm. Do vậy, để nâng cao công tác quản trị, kiểm tra kiểm soát các thủ tục, quá trình VINAPACO cần xem xét hoàn thiện hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp như sau:
- Triển khai các thành phần của hệ thống phần mềm ERP trên cơ sở kết nối với các hệ thống phần mềm sẵn có, bổ sung thêm các hệ thống như sau:
+ Quản lý tài sản, thiết bị: Nhằm theo dõi, giám sát cụ thể chi tiết công tác sửa chữa, phụ tùng thay thế, luân chuyển giữa các đơn vị đối với từng tài sản, thiết bị của VINAPACO.
+ Quản lý nhân sự: Nhằm theo dõi thông tin của từng nhân viên, cán bộ trong VINAPACO. Tích hợp các tính năng về tính lương, dự báo nghỉ hưu trí theo chế độ để hoạch định kế hoạch tuyển dụng hàng năm một các phù hợp…
+ Hoàn thiện công tác nhập liệu trên hệ thống phần mềm quản lý kho sau khi kết nối với phần mềm kế toán tại VINAPACO theo hướng sau:
• Với nghiệp vụ nhập kho: Căn cứ phiếu nhập kho được lập, thống kê kho hoặc thủ kho là người nhập “Số lượng”, đơn vị mua sắm soát xét lại và nhập thông tin “Đơn giá”, phòng Tài chính kế toán soát xét lại lần cuối và thực hiện chức năng hạch toán định khoản nghiệp vụ.
• Với nghiệp vụ xuất kho: Căn cứ phiếu xuất kho được lập, thống kê kho hoặc thủ kho là người nhập “Số lượng”, phòng Tài chính kế toán soát xét thực hiện chức năng hạch toán định khoản nghiệp vụ.
+ Hoàn thiện công tác nhập liệu trên hệ thống phần mềm bán hàng sau khi kết nối với phần mềm kế toán tại VINAPACO theo hướng sau:
• Với nghiệp vụ nhập kho thành phẩm: Căn cứ phiếu nhập kho được lập, thống kê kho hoặc thủ kho là người nhập “Số lượng”, phòng Tài chính kế toán trên cơ sở báo cáo sản xuất của các đơn vị trực tiếp sản xuất, tổ chức soát xét lại và thực hiện chức năng hạch toán định khoản nghiệp vụ.
• Với nghiệp vụ xuất kho đại lý hoặc bán hàng: Căn cứ phiếu xuất kho được lập, thống kê kho hoặc thủ kho là người nhập “Số lượng”, phòng Thị trường hoặc các chi nhánh tiêu thụ giấy của VINAPACO soát xét lại và nhập thông tin như “Xuất đại lý” hoặc “Xuất bán”, “Đơn giá”, “Chiết khấu thương mại” (nếu có),.., phòng Tài chính kế toán soát xét lại và thực hiện chức năng hạch toán định khoản nghiệp vụ.
• Bổ sung tính năng phân tích tuổi nợ đối với từng khách hàng tiêu thụ sản phẩm của VINAPACO. Phòng Thị trường và các chi nhánh tiêu thụ sản phẩm của VINAPACO cần kịp thời nắm bắt thông tin công nợ của từng khách hàng để tư vấn cho ban lãnh đạo VINAPACO kịp thời đưa ra các chính sách bán hàng phù hợp, tránh để phát sinh công nợ khó đòi tại VINAPACO.
- Trên cơ sở hệ thống phần mềm ERP đã được xây dựng và hoàn thiện theo hướng như trên, VINAPACO cần xây dựng các biểu mẫu báo cáo số liệu tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh tại từng bộ phận để lãnh đạo các bộ phận điều hành hoạt động trong đơn vị được thông suốt và hiệu quả. Đồng thời cần xây dựng các báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty mẹ VINAPACO để Ban TGĐ, HĐTV VINAPACO và các phòng, ban chức năng, đặc biệt là hệ thống KSNB kịp thời nắm bắt thông tin, thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát, giám sát hoạt động của VINAPACO kịp thời và đạt hiệu quả cao.