5. Kết cấu của Luận văn
3.3.3. Xây dựng hệ thống phương pháp kiểm toán nội bộ
Việc lựa chọn phương pháp kiểm toán tùy thuộc vào phương thức tiến hành kiểm toán: theo phương thức tiến hành một cuộc KTNB riêng biệt hay theo phương thức kiểm toán liên kết, kiểm toán tuân thủ đồng thời kết hợp kiểm toán thông tin báo cáo tài chính hoặc kiểm toán hoạt động. Đối với cuộc
STT Mô tả Có Không Nhận xét
77
kiểm toán tuân thủ các thủ tục kiểm toán sẽ được thiết kế chủ yếu dưới dạng thử nghiệm kiểm soát kết hợp với các thử nghiệm cơ bản, thực hiện bổ sung các thủ tục phân tích. Đối với loại hình kiểm toán thông tin báo cáo tài chính thì phương pháp chủ yếu lại là các thủ tục phân tích kết hợp với các thử nghiệm cơ bản, thực hiện bổ sung các thử nghiệm kiểm soát. Các thủ tục và phương pháp kiểm toán chi tiết như sau:
Một là, thử nghiệm kiểm soát
Đây là phương pháp tiếp cận dựa trên hệ thống, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả. Các bằng chứng kiểm toán phải chứng minh được sự hiện hữu và vận hành hữu hiệu của hệ thống KSNB. Đối với các hoạt động nghiệp vụ của ACB đều có các các quy trình, hướng dẫn công việc quy định rõ ràng, chặt chẽ các bước thực hiện quy trình, các chốt kiểm soát cần thiết lập trong khi thực hiện quy trình. Việc ghi lại quy trình nghiệp vụ chỉ thực hiện đối với các đối tượng được kiểm toán lần đầu, hoặc các đối tượng đã được kiểm toán trước đó nhưng có nhiều sự thay đổi lớn trong hệ thống KSNB.
Các KTV mô tả hệ thống kiểm soát thông qua việc vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về hệ thống KSNB và các bảng tường thuật.
Lưu đồ là hình vẽ thể hiện sự vận hành của hệ thống KSNB, giúp KTV dễ dàng nhận xét về hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ và các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Đi kèm với lưu đồ là bảng tường thuật về thủ tục kiểm soát liên quan.
Bộ phận KTNB có thể xây dựng sẵn bảng câu hỏi về các chốt kiểm soát trong các hoạt động nghiệp vụ của Ngân hàng để xác định chốt kiểm soát được thiết lập và hoạt động hiệu quả. Bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng có, không, nhân viên KTNB thông qua việc quan sát quá trình thực hiện các chốt kiểm soát, phỏng vấn nhân viên nghiệp vụ và điền các câu trả lời. Câu trả
78
lời không được nhận định là thiếu sự hiện hữu của chốt kiểm soát đó hoặc chốt kiểm soát đó vận hành không hữu hiệu.
Ví dụ, KTV có thể thiết kế bảng câu hỏi và đánh giá các thủ tục kiểm soát nhằm xác định mức rủi ro kiểm soát - tỷ lệ nghịch với mức độ tin cậy vào thủ tục KSNB đối với hệ thống KSNB trong môi trường tin học. Bảng đánh giá được thiết kế như Bảng 3.1:
Bảng 3.1: Mau đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong
1 thông tin máy tính không?
2
Có thủ tục kiểm soát vật chât thích hợp nhằm hạn chế nhân viên tiếp cận phòng IT không?
3
Các lập trình viên có bị hạn chế truy cập vào những chương trình ứng dụng, ngôn ngữ điều khiển công việc và các tập tin sử dụng hiệu quả không?
Hệ thống kiểm soát Mức độ tin cậy
Thấp Trung bình Cao
Trang bị phòng tin học Nhân sự phòng tin học ...
Sau khi thực hiện các thủ tục kiểm soát, nhân viên KTNB trình bày kết quả đánh giá hệ thống KSNB nhằm xác định mức rủi ro kiểm soát, mức rủi ro này tỷ lệ nghịch với mức độ tin cậy vào thủ tục KSNB. Bảng đánh giá n ày có thể được thiết kế như sau:
79
Bảng 3.2: Mau xác định mức tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị được kiểm toán và xác định vùng rủi ro. Trong quá trình kiểm toán, nhằm giảm bớt các rủi ro phát hiện liên quan đến cơ sở dẫn liệu, KTV thực hiện quy trình phân tích kết hợp với thủ tục kiểm tra chi tiết. KTV thực hiện xem xét các số liệu, thông tin của đơn vị thông qua việc so sánh và nghiên cứu mối quan hệ giữa các thông tin như: giữa các thông tin trong kỳ này với thông tin tương ứng của kỳ trước; giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, dự toán.
Điển hình của phương pháp phân tích là áp dụng phương pháp hệ thống đánh điểm (CAMELS) để đánh giá hoạt động của ngân hàng. Nội dung của phương pháp này là thực hiện so sánh các chỉ số tài chính từ báo cáo của ngân hàng thương mại với chỉ số quy định trong Luật các tổ chức tín dụng, trong các quy chế, chế độ mà Thống đốc NHNN đã ban hành. Các chỉ số này bao gồm : mức độ thỏa đáng về vốn, chất lượng tài sản, chất lượng quản lý, thành tích trong lợi nhuận, tình trạng thanh khoản và độ nhạy cảm với rủi ro thị trường. Phương pháp này được áp dụng nhằm phát hiện những bất lợi trên cơ sở đó kiến nghị Ban lãnh đạo có biện pháp khắc phục.
80
Ví dụ, trong kiểm toán hoạt động tín dụng, nhân viên KTNB sẽ tiến hành phân tích, so sánh dư nợ tín dụng của năm nay so với những năm trước của đơn vị được kiểm toán. Nếu thấy dư nợ năm nay cao đột biến thì khi thực hiện kiểm toán, KTV nội bộ sẽ tập trung vào các khách hàng mới phát sinh dư nợ hoặc những khách hàng cũ có dư nợ tăng nhiều trong năm nay. Hoặc khi kiểm toán nghiệp vụ huy động vốn, thủ tục phân tích cũng được sử dụng để so sánh thực tế huy động vốn tại đơn vị được kiểm toán với chỉ tiêu được giao, từ đó phân tích nguyên nhân không đạt chỉ tiêu, hoàn thành hay hoàn thành vượt mức.
Ba là, thử nghiệm hệ thống và thu thập bằng chứng kiểm toán
Sau khi ghi lại hệ thống kiểm soát tại đối tượng được kiểm toán, KTV tiến hành thực nghiệm bằng cách kiểm tra trực tiếp hồ sơ, sổ sách và thu thập bằng chứng kiểm toán.
Phương pháp lựa chọn các phần tử thử nghiệm: Khi thiết kế các thủ tục kiểm toán KTV phải xác định các phương pháp thích hợp để lựa chọn các phần tử kiểm tra. Các phương pháp có thể được lựa chọn là:
Chọn toàn bộ (kiểm tra 100%). Kiểm tra toàn bộ có thể thích hợp trong các trường hợp sau: tổng thể có ít phần tử nhưng giá trị của các phần tử lớn; khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đều rất cao và các phương pháp khác không thể cung cấp bằng chứng đầy đủ và thích hợp; khi các quy trình tí nh toán được thực hiện bởi hệ thống thông tin máy tính nên dù kiểm tra 100% vẫn có hiệu quả về mặt chi phí.
Lựa chọn các phần tử đặc biệt: các phần tử có giá trị lớn hoặc quan trọng; tất cả các phần tử có giá trị từ một số tiền nào đó trở lên; các phần tử thích hợp cho mục đích thu thập thông tin; các phần tử thích hợp cho mục đích kiểm tra các thủ tục.
Lấy mẫu kiểm toán: Khi lựa chọn phương pháp lấy mẫu KTV cần chú ý các vấn đề thiết kế mẫu phù hợp, xác định cỡ mẫu dựa trên rủi ro chấp nhận
81
được. KTV lựa chọn các phần tử của mẫu sao cho tất cả các đơn vị lấy mẫu trong tổng thể đều có cơ hội được chọn, xem xét bản chất và nguyên nhân của sai sót được phát hiện, cũng như ảnh hưởng có thể có của nó đối với từng mục tiêu kiểm toán cụ thể và những phần việc khác nhau của kiểm toán. Sau đó KTV đánh giá kết quả mẫu để kết luận xem các kết luận ban đầu về tính chất của tổng thể là đúng hay cần phải điều chỉnh phù hợp.
Thu thập bằng chứng kiểm toán
Bằng chứng kiểm toán phải đạt được những yêu cầu nhất định về mặt chất lượng và số lượng: về mặt chất lượng yêu cầu bằng chứng phải thích hợp và đáng tin cậy; về mặt số lượng yêu cầu bằng chứng phải đầy đủ. Đầy đủ về cỡ mẫu mà KTV chọn để kiểm toán và thời gian thực hiện các thủ tục kiểm toán.
Có nhiều phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán. Mỗi phương pháp cung cấp những loại bằng chứng khác nhau với độ tin cậy khác nhau và từng phương pháp có ưu nhược điểm riêng. Do đó, KTV cần phối hợp sử dụng nhiều phương pháp để đạt được các mục tiêu kiểm toán. Sau đây là một số phương pháp thường được áp dụng:
Thứ nhất, phương pháp kiểm tra, đối chiếu: KTV nội bộ tiến hàng kiểm
tra vật chất, kiểm kê hoặc tham gia kiểm kê tài sản thực tế; hoặc kiểm tra tài liệu, xem xét đối chiếu các tài liệu, sổ sách, chứng từ có liên quan;
Thứ hai, phương pháp quan sát: thủ tục này cần phải đi kèm với các thủ
tục khác vì nó đưa ra bằng chứng về cách thức thực hiện công việc tại thời điểm quan sát;
Thứ ba, phương pháp thẩm tra và xác nhận: các bằng chứng thu thập được
sẽ
có độ tin cậy rất cao khi thông tin được xác nhận theo yêu cầu của KTV nội bộ;
Thứ tư, phương pháp phỏng vấn: để đạt được kết quả tốt, KTV nội bộ cần nghiên cứu trước về các nội dung cần trao đổi, lựa chọn các câu hỏi, có thái độ hoà nhã. Đặc biệt là chú ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn.
82
Thứ năm, phương pháp tính toán: KTV nội bộ kiểm tra tính chính xác
về mặt số học của số liệu trên chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu có liên quan khác hay việc thực hiện các tính toán độc lập của KTV.
Mỗi phương pháp kiểm toán giúp cho KTV nội bộ thu thập những bằng chứng kiểm toán khác nhau với độ tin cậy khác nhau.
Ví dụ, khi kiểm toán nghiệp vụ giao dịch có thể thiết kế các thủ tục kiểm tra chi tiết như sau:
Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ giao dịch: nhằm đảm bảo hoạt động nghiệp vụ giao dịch thực hiện đúng theo qui định của pháp luật, NHNN và của ACB. Đảm bảo số liệu được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các rủi ro tiềm ẩn, các khâu hoạt động kém hiệu quả từ đó đưa ra đề xuất cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh. Thủ tục kiểm tra chi tiết có thể được thiết kế như trong bảng 3.3:
1. Kiểm tra tính pháp lý của
một bộ hồ sơ đầu tư vàng
- Chọn mẫu hồ sơ đầu tư theo từng nhóm khách hàng, hạn mức giải ngân.
- Qui chế giao dịch của NHNN
- Qui trình mở tài khoản
của ACB 2. Kiểm tra việc tính lãi
dự chi: tính đúng lãi
- Chọn mẫu một số chứng
từ giao dịch đầu tư vàng, thực hiện tính lại lãi
- Biếu lãi suất tương ứng
từng thời kỳ
3. Kiểm tra qui trình thực hiện nhập lệnh - Quan sát, phỏng vấn nhân viên nhập lệnh - Chọn mẫu chứng từ giao dịch - Qui trình thực hiện giao dịch do ACB ban hành ... .... ...
83
Ví dụ, đối với kiểm tra các hồ sơ vay bất động sản, KTV nội bộ có thể phân tầng theo giá trị giải ngân hoặc theo dư nợ:
Các hồ sơ có dư nợtrên 10 tỷ đồng: kiểm tra toàn bộ;
Các hồ sơ có dư nợtrên 5 tỷ đồng: kiểm tra chọn mẫu 80%; Các hồ sơ có dư nợtrên 2 tỷ đồng: kiểm tra chọn mẫu 50%; Các hồ sơ có dư nợtrên 500 triệu đồng: kiểm tra chọn mẫu 20%;
Tuy nhiên, để phát hiện ra các gian lận thì cũng cần có phương pháp cho một cuộc kiểm toán đặc biệt. Phần lớn dấu hiệu của các gian lận này được phát hiện thông qua các thủ tục phân tích và qua các trắc nghiệm cơ bản.
Phân tích, đánh giá tổng quát
Sau khi đã kiểm thực và thu thập bằng chứng kiểm toán, KTV nội bộ phải đánh giá tổng quát các kết quả thu thập được. Công việc này nhằm rà soát lại toàn bộ quá trình kiểm toán, kết quả thu được và cân nhắc các cơ sở để đưa ra ý kiến về báo cáo kiểm toán. Để đạt được mục đích này, KTV nội bộ thường thực hiện như sau:
Phân tích: nhằm đánh giá tính đồng bộ và xác thực của các thông tin thu thập được. Mọi diễn biến bất thường của các thông tin thu thập được so với số liệu của đơn vị, số liệu năm trước, số liệu kế họach, đều cần được giải thích thấu đáo. Thủ tục này giúp KTV nội bộ xác định được những bộ phận cần phải thu thập thêm bằng chứng để làm vững chắc thêm ý kiến của mình.
Đánh giá lại rủi ro của đối tượng được kiểm toán: Khi lựa chọn đối tượng kiểm toán, KTV nội bộ căn cứ trên sự đánh giá rủi ro của các đối tượng kiểm toán để sắp xếp thứ tự ưu tiên. Các đối tượng kiểm toán có mức rủi ro cao hơn sẽ được kiểm toán trước. Tuy nhiên, đó là mức rủi ro đánh giá trên những thông tin hạn chế mà KTV nội bộ có được. Do đó, sau khi tìm hiểu và thu thập bằng chứng, KTV nội bộ phải đánh giá lại mức độ rủi ro trong hệ thống KSNB tại đối tượng được kiểm toán.
Đánh giá sự đầy đủ của bằng chứng: KTV nội bộ cần kiểm tra lại chương trình kiểm toán để đảm bảo rằng mọi công việc đã được hoàn thành đúng đắn và hồ sơ kiểm toán đã được lập đầy đủ.