Hiện nay, Ban Quản lý có 01 Giam đốc, 03 Phó Giam đốc, 06 Trưởng phòng, Kế toan trưởng và 78 viên chức, người lao động (trong đó có 04 nhân viên thời vụ) được biên chế thành 06 phòng chuyên môn gồm:
* Phòng Tổ chức - Hành chính * Phòng Tài chính – Kế toan * Phòng Kế hoạch
* Phòng Điều hành – Giam sat 1 * Phòng Điều hành – Giam sat 2 * Phòng Điều hành – Giam sat 3
Căn cứ quy mô quản lý dự an, tình hình thức hiện nhiệm vụ, Giam đốc Ban Quản lý trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt phương an tổ chức bộ may; quyết định thành lập, giải thể, đổi tên, quy định chức năng, nhiệm vụ đối với cac phòng chuyên môn theo phương an được Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt.
Sơ đồ tổ chức GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC 1 PHÓ GIÁM ĐỐC 2 PHÓ GIÁM ĐỐC 3 PHÒNGKẾ HOẠCH PHÒNGĐIỀU HÀNH – GIÁM SÁT 1 PHÒNGĐIỀU HÀNH – GIÁM SÁT 2 PHÒNGĐIỀU HÀNH – GIÁM SÁT 3 PHÒNGTÀI CHÍNH –KẾ TOÁN PHÒNGTỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng hạ tầng và phát triển đô thị Đà Nẵng
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng hạ tầng và phát triển đô thị Đà Nẵng)
- Giam đốc Ban Quản lý do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm; quản lý và điều hành Ban Quản lý theo chế độ thủ trưởng. Giam đốc Ban Quản lý là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý chung mọi hoạt động của Ban Quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được UBND thành phố giao, chịu trach nhiệm trước UBND thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố và trước phap luật về toàn bộ hoạt động của Ban Quản lý.
- Phó Giam đốc Ban Quản lý do Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giam đốc Ban Quản lý. Phó Giam đốc phụ trach một số lĩnh vực công tac do Giam đốc phân công; chịu trach nhiệm trước Giam đốc và trước phap luật về những nhiệm vụ được giao. Cụ thể tại Ban Quản lý:
+ Phó Giam đốc 1: Phụ trach phòng Kế hoạch và chịu trach nhiệm về chất lượng, tính chính xac về khối lượng nghiệm thu, ký hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh, quyết toan và cac vấn đề liên quan đến công trình do phòng ĐH- GS1 điều hành, giam sat. Được đăng ký chữ ký với kho bạc, ký chứng từ thanh toan khi được Giam đốc ủy quyền.
+ Phó Giam đốc 2: Phụ trach và chịu trach nhiệm về chất lượng, tính chính xac về khối lượng nghiệm thu, ký hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh, quyết toan và cac vấn đề liên quan đến một số công trình phòng ĐH-GS 2 điều hành theo sự phân công của Giam đốc.
+ Phó Giam đốc 3: Phụ trach và chịu trach nhiệm về chất lượng, tính chính xac về khối lượng nghiệm thu, ký hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ thanh, quyết toan và cac vấn đề liên quan đến một số công trình phòng ĐH-GS 3 điều hành theo sự phân công của Giam đốc.
- Kế toan trưởng có trach nhiệm tổ chức và thực hiện quản lý tài chính tại Ban Quản lý theo đúng quy định và cac văn bản quản lý tài chính hiện hành, chịu trach nhiệm trước Giam đốc và trước phap luật về nhiệm vụ được giao.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn
Cac phòng chuyên môn, nghiệp vụ trực thuộc Ban Quản lý có nhiệm vụ tham mưu Ban Giam đốc giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị thuộc cac lĩnh vực được phân công; phối hợp tổ chức triển khai thực hiện cac chương trình, kế hoạch công tac của đơn vị.
- Phòng Tổ chức – Hành chính
+ Là phòng chuyên môn thuộc Ban Quản lý, có chức năng giúp Giam đốc Ban Quản lý thực hiện công tac tổ chức, thực hiện chế độ, chính sach đối với viên chức và người lao động; thực hiện công tac rà soat, kiểm tra việc ban hành, thực hiện văn bản; thực hiện công tac hành chính, quản trị, công tac văn thư - lưu trữ, ... và một số công tac khac có liên quan đến công tac tổ chức, hành chính quản trị của Ban Quản lý.
+ Tham mưu giải quyết cac thủ tục về ký kết, chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động; tuyển dụng, thay đổi vị trí công tac; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức vụ, miễn nhiệm, cho từ chức; nghỉ hưu, thôi việc; đào tạo, bồi dưỡng; đanh gia, khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức và người lao động.
+ Tham mưu giải quyết chính sach, chế độ đối với viên chức, người lao động theo quy định của Luật Viên chức và Bộ Luật lao động.
+ Thực hiện bảo quản sổ Bảo hiểm xã hội; theo dõi, xử lý và thực hiện điều chỉnh cac chế độ, chính sach về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với viên chức, người lao động theo quy định.
+ Nghiên cứu, đề xuất cac phương an cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp viên chức, người lao động phù hợp với tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao; xây dựng phương an quy hoạch đội ngũ viên chức quản lý.
+ Thực hiện công tac tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, phối hợp cac Phòng chuyên môn thuộc Ban Quản lý và cac bộ phận có liên quan xử lý cac đơn thư khiếu nại, tố cao.
+ Quản lý và sử dụng con dấu của Ban Quản lý theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công an.
+ Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trong qua trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính. Quản lý, lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức và người lao động theo quy định.
+ Phối hợp với cac phòng chuyên môn, chính quyền địa phương và công an thực hiện công tac bảo vệ tài sản, an ninh trật tự, phòng chống chay nổ, thiên tai tại trụ sở làm việc của Ban Quản lý.
+ Thực hiện cac nhiệm vụ khac do Giam đốc giao theo quy định của phap luật.
- Phòng Tài chính - Kế toán
+ Tham mưu cho Giam đốc Ban Quản lý tổ chức quản lý công tac tài chính, kế toan của đơn vị theo quy định hiện hành. Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn tài chính, kế toan theo quy định của Luật kế toan; thu nhập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phat sinh trong Ban Quản lý.
+ Chủ trì, phối hợp với cac phòng chuyên môn trong công tac điều chuyển vốn, bổ sung vốn và tham mưu Giam đốc Ban về bao cao về tài chính,
kế toan để gửi Ủy ban nhân dân thành phố và cac đơn vị có liên quan theo quy định.
+ Thực hiện chế độ bao cao tình hình quyết toan dự an hoàn thành, thanh toan vốn đầu tư xây dựng cơ bản, quyết toan chi xây dựng cơ bản theo niên độ ngân sach hàng năm của Trung ương và của thành phố.
+ Thực hiện cac nhiệm vụ khac do Giam đốc giao theo quy định của phap luật.
- Phòng Kế hoạch
+ Là phòng chuyên môn thuộc Ban Quản lý, có chức năng tham mưu, giúp Ban Giam đốc trong công tac xây dựng kế hoạch thang, quý, năm; thực hiện công tac chuẩn bị đầu tư; thẩm định, trình phê duyệt theo chức năng của chủ đầu tư; tổ chức đấu thầu, xét thầu, thực hiện cac hợp đồng kinh tế và công tac tổng hợp, bao cao.
+ Thực hiện công tac chuẩn bị đầu tư từ khâu lựa chọn địa điểm xây dựng đến khâu hoàn thành lựa chọn nhà thầu, hợp đồng và chuyển giao cho cac phòng Điều hành – Giam sat triển khai thi công.
+ Phối hợp đơn vị tư vấn lập, trình thẩm định, phê duyệt hồ sơ quy hoạch. + Phối hợp cac cơ quan quản lý, đơn vị tư vấn nhận bàn giao mốc giới và công bố quy hoạch.
+ Phối hợp cơ quan chuyên ngành, đơn vị tư vấn lập bao cao chủ trương đầu tư.
+ Kiểm tra, tổ chức thẩm tra, trình thẩm định, phê duyệt chủ trương đầu tư. + Kiểm tra, trình thẩm định, phê duyệt dự an đầu tư.
+ Phối hợp, đôn đốc đơn vị Tư vấn lập thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công - dự toan.
+ Tổ chức lựa chọn nhà thầu và trình thẩm định, phê duyệt. + Tổ chức thương thảo, ký kết hợp đồng xây dựng.
+ Xây dựng kế hoạch và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch của Ban Quản lý.
+ Lập bao cao kế hoạch phân bổ vốn đầu tư hàng năm và bao cao đề nghị điều chỉnh kế hoạch phân bổ vốn đầu tư đối với cac dự an.
+ Bao cao giam sat, đanh gia dự an đầu tư theo quy định.
+ Tổng hợp và lập bao cao định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Ban Quản lý.
+ Theo dõi phối hợp với cac phòng Điều hành – Giam sat thực hiện bao cao cac công trình trọng điểm, công trình Khu công nghệ thông tin tập trung theo quy định.
+ Thực hiện những nhiệm vụ khac do Giam đốc giao theo quy định của phap luật.
- Phòng Điều hành – Giám sát 1, Điều hành – Giám sát 2, Điều hành – Giám sát 3
+ Là phòng chuyên môn thuộc Ban Quản lý, có chức năng tham mưu cho Ban Giam đốc về công tac quản lý và triển khai thực hiện cac dự an thuộc lĩnh vực xây dựng dân dụng và hạ tầng kỹ thuật đảm bảo chất lượng, đúng tiến độ, khối lượng và đơn gia thanh toan theo hồ sơ thiết kế được duyệt và theo đúng cac quy định hiện hành của phap luật. Tham gia giam sat kỹ thuật cac công trình được giao đúng quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn theo quy định hiện hành.
+ Lập bao cao về tiến độ, khối lượng, chất lượng của cac công trình một cach kịp thời theo yêu cầu. Trong qua trình giam sat, nếu có những phần vướng mắc, phat sinh phải bao cao với Ban Giam đốc xử lý. Đồng thời, phải chịu trach nhiệm trước Giam đốc và phap luật những phần việc được giao.
+ Soạn thảo cac văn bản liên quan đến lĩnh vực phòng phụ trach để trình Ban Giam đốc giải quyết.
+ Lập và lưu trữ cac hồ sơ nghiệm thu, tài liệu quản lý chất lượng, bản vẽ hoàn công, hồ sơ thanh quyết toan công trình….
+ Giam sat thi công công trình đúng thiết kế xây dựng được phê duyệt, tiêu chuẩn ap dụng, quy chuẩn kỹ thuật, quy định về quản lý, sử dụng vật liệu xây dựng, chỉ dẫn kỹ thuật, hợp đồng xây dựng và cac quy định về an toàn lao động, môi trường, phòng chống thiên tai, phòng chống chay nổ trong công trình theo quy định của phap luật.
+ Phối hợp với cac bên có liên quan để xây dựng kế hoạch thi công chi tiết, phê duyệt phương an tổ chức thi công để đảm bảo chất lượng, tiến độ của công trình theo hợp đồng.
+ Phối hợp phòng Kế hoạch và cac đơn vị liên quan để bàn giao mặt bằng xây dựng, mốc định vị và mốc cao độ cho đơn vị thi công.
+ Triển khai cac bước lập bản đồ giải thửa và thông bao thu hồi đất. Phối hợp với địa phương, Trung tâm Phat triển quỹ đất, theo dõi công tac giải phóng mặt bằng tại khu vực dự an.
+ Phối hợp, đôn đốc Trung tâm đo đạc bản đồ lập hồ sơ dự toan đo vẽ bản đồ và hồ sơ kỹ thuật thửa đất.
+ Phối hợp bàn giao quỹ đất sạch theo cụm phân lô cho Trung tâm Phat triển quỹ đất.
+ Định vị và vẽ mặt bằng khu đất sau khi đã hoàn chỉnh hạ tầng, phối hợp phòng Kế hoạch để bàn giao cho Trung tâm Phat triển quỹ đất. Sau khi Trung tâm định vị phân lô đất cụ thể, phối hợp cac đơn vị liên quan để bàn giao mốc ranh giới lô đất, phục vụ cho việc thi công cấp điện và cấp nước.
+ Thực hiện những nhiệm vụ khac do Giam đốc giao theo quy định của phap luật.
2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Quản lý
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư, trực tiếp tổ chức, quản lý dự an đối với cac dự an đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật, phat triển đô thị và cac dự an khac trên địa bàn thành phố do Ủy ban nhân dân thành phố giao; được Ủy ban nhân dân thành phố giao quản lý sử dụng vốn để đầu tư xây dựng; thực hiện cac nhiệm vụ, quyền hạn, trach nhiệm của chủ đầu tư và của tổ chức quản lý dự an đầu tư xây dựng theo quy định của Luật Xây dựng, Luật Đầu tư công, Luật Đấu thầu và phap luật khac có liên quan.
- Quản lý dự an và giam sat thi công đối với cac dự an do cac sở, ngành làm chủ đầu tư thông qua hợp đồng kinh tế.
- Tư vấn quản lý dự an, giam sat thi công xây dựng công trình cho cac tổ chức, cơ quan, đơn vị có nhu cầu khi được sự đồng ý của UBND thành phố, trên cơ sở đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ quản lý dự an được giao, có đủ điều kiện về năng lực thực hiện.
- Quản lý tổ chức bộ may, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc; thực hiện chế độ tiền lương và chính sach, chế độ đãi ngộ, khen thưởng kỷ luật, chế độ đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức và lao động thuộc phạm vi quản lý của Ban Quản lý theo quy định của phap luật. - Quản lý, chịu trach nhiệm về tài chính, tài sản được giao và thực hiện ngân sach được phân bổ hàng năm theo quy định của phap luật.
- Thực hiện công tac thông tin, bao cao định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
- Thực hiện cac nhiệm vụ khac về quản lý đầu tư xây dựng do UBND thành phố giao theo quy định của phap luật.
2.1.5. Các quy trình quản lý dự án đầu tư XDCB tại Ban Quản lý
Hiện nay, Ban Quản lý được giao quản lý, điều hành cac dự an nhóm B trở xuống. Trong giai đoạn chuẩn bị dự an, Ban Quản lý thực hiện quản lý theo cac nội dung và trình tự cụ thể được thể hiện ở Bảng 2.1 sau đây:
Bảng 2.1. Quy trình quản lý giai đoạn chuẩn bị dự án tại Ban QLDA
ST T
Nội dung công việc
chính Đơn vị thực hiện
Đơn vị thẩm định, phê duyệt
1
Lập, phê duyệt bao cao chủ trương đầu tư, nguồn vốn dự an
Đơn vị tư vấn lập, Ban QLDA kiểm tra và trình phê duyệt - Sở KHĐT thẩm định - UBND thành phố/ HĐND thành phố phê duyệt 2 Lập dự toan và kế hoạch
lựa chọn nhà thầu Ban QLDA
- Chủ đầu tư/Ban QLDA phê duyệt
3
Tổ chức lựa chọn nhà thầu giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Ban QLDA - Chủ đầu tư/Ban QLDA phê duyệt
4 Ký kết hợp đồng với
đơn vị trúng thầu Ban QLDA
5 Lập, phê duyệt quy hoạch chi tiết
Đơn vị tư vấn lập, Ban QLDA kiểm tra và trình phê duyệt - Sở Xây dựng thẩm định. - UBND thành phố phê duyệt 6
Lập và xin phê duyệt bao cao đanh gia tac động môi trường/kế hoạch bảo vệ môi trường (nếu có)
Ban QLDA kiểm tra, đôn đốc đơn vị tư vấn thực hiện
- Sở Tài nguyên và Môi trường thẩm định - UBND thành phố phê duyệt
ST T
Nội dung công việc
chính Đơn vị thực hiện
Đơn vị thẩm định, phê duyệt
7 Lập hồ sơ dự an đầu tư Đơn vị tư vấn
8 Thẩm tra dự an đầu tư Đơn vị tư vấn thẩm tra 9 Hoàn thiện hồ sơ dự an
và trình phê duyệt