IV SỬ DỤNG QUERY (MẪU HỎI) ĐỂ KHAI THÁC THÔNG TIN
1.Chuẩn bị báo cáo
Kết quả xử lí thông tin thường được in ra dưới dạng văn bản tổng kết. Đây là dạng trình bày dữ liệu có ích nhất vì nó trực quan và quen thuộc với phần lớn mọi người, đặc biệt nếu là để chuyển cho những người có liên quan nhưng không có điều kiện ngồi bên máy tính.
Báo cáo là biểu diễn dữ liệu có định dạng được tổ chức theo yêu cầu xác định nhằm mục đích đưa ra máy in.
Trong ví dụ về hồ sơ sức khỏe, có thể cần phải in “Bản thống kê sức khỏe” của học sinh trong lớp, thống kê chiều cao, cân nặng trung bình cũng như các số đo tối đa và tối thiểu. Cũng có thể cần danh sách các học sinh nữ và học sinh nam để giáo viên thể dục sắp xếp các môn dạy, v.v. Để có kết quả tốt cần phải chuẩn bị và hoạch định kĩ lưỡng công việc. Khi làm báo cáo, việc hoạch định trước lại càng quan trọng. Để tạo báo cáo, cần chuẩn bị các thông tin sau:
Báo cáo được tạo ra với mục đích gì?
Thông tin từ các bảng nào sẽ được đưa vào báo cáo? Dữ liệu sẽ được nhóm thế nào?
Có nhiều cách thức khác nhau để tạo báo cáo. Dưới đây ta sẽ dùng Report Wizard (Thuật sĩ Báo cáo). Sau đó, trong bài thực hành sẽ dùng Report Designer (Bộ thiết kế báo cáo), mềm dẻo và linh hoạt hơn nhằm hoàn thiện báo cáo đã được tạo ra nhờ thuật sĩ.
∂ Trước tiên hãy mở đề án.
• Để tạo báo cáo bằng Report Wizard
(Thuật sĩ báo cáo), có thể thực hiện một trong các phương pháp sau:
Nháy mở trang , chọn nhóm
Reports (Báo cáo) và nháy nút New (h. 5.37). Khi hộp thoại New Report mở ra, chọn Report Wizard.
Chọn lệnh New trong bảng chọn File, nháy chọn Report và nháy nút Wizard. Nháy nút (Report) trên thanh công
Trên màn hình xuất hiện cửa sổ Wizard Selection (Chọn thuật sĩ báo cáo) cho phép xác định kiểu báo cáo cần lập (h. 5.38).
÷ Chọn Report Wizard, sau đó nháy OK. Đây là thuật sĩ đơn giản nhất cho phép tạo báo cáo theo một bảng. Việc tạo báo cáo được thực hiện theo từng bước, số thứ tự và nội dung của từng bước được ghi ở dòng thứ hai trên cửa sổ. Trên hình 5.38 là Step 1 - Field Selection
Tại bước này cần xác định sẽ lấy thông tin từ bảng và các trường nào nào để đưa vào báo cáo. Ở vùng bên trái, mục Databases/Tables cho phép chọn cơ sở dữ liệu, và (các) bảng trong cơ sở dữ liệu đó. Ở vùng bên phải, chọn các trường trong bảng tương ứng sẽ tham gia trong báo cáo bằng cách chọn lần lượt các trường cần thiết và nháy nút để nhập vào ô Selected Fields
(Các trường được chọn) bên phải hoặc nháy nút để chọn và nhập tất cả các trường trong vùng Available Fields (Những trường có thể). Cuối cùng nháy Next để sang bước tiếp theo.
≠ Trong bước tiếp theo ta chọn kiểu cho báo cáo (h. 5.40). Khi chọn, phần kính lúp ở phía trên, bên trái minh họa định dạng của báo cáo. Sau khi chọn, nháy Next để sang bước tiếp theo.
≡ Trong bước này (h. 5.41) phải chỉ ra cách sắp xếp dữ liệu trong báo cáo, cụ thể là: Number of Columns: Số cột
Field Layout: Xếp các trường thành cột (Columns) hay hàng (Rows) Orientation: Hướng giấy khi in: Portrait (Đứng) hay Landscape (Ngang).
Nếu chọn cách xếp các trường theo cột, báo cáo gồm các cột như trong bảng tính; còn trong cách xếp theo dòng thì mỗi trường trong bản ghi chiếm một dòng.
Nên in trên giấy nằm ngang nếu trong mỗi bản ghi có nhiều thông tin không chứa hết trên một dòng, ngược lại in theo giấy đứng thông thường. Nháy Next.
≈ Tại bước tiếp theo (h. 5.42) có thể quyết định dữ liệu trong báo cáo có cần sắp thứ tự không và nếu có thì theo (những) trường nào. Trên hình 5.42 là chọn lựa để sắp thứ tự theo ten, còn trong trường hợp trùng tên thì sắp theo hodem. Ta có thể chỉ định nhiều nhất là 3 trường để sắp thứ tự. Cũng như mọi khi, có thể chỉ định chiều tăng dần (Ascending) hoặc giảm dần (Descending).
… Ở bước cuối cùng ta chọn một trong các khả năng (h. 5.43): Lưu báo cáo để dùng sau này,
Lưu và sửa đổi báo cáo trong cửa sổ thiết kế báo cáo, Lưu và in ngay báo cáo.
Đặt tiêu đề cho báo cáo trongô Type a title for your report (Hãy cho tên báo cáo) và xem báo cáo trước khi in ra (Preview). Sau cùng nháy Finish (Kết thúc) để kết thúc việc tạo báo cáo.
Có thể chỉnh sửa báo cáo do Thuật sĩ tạo ra thành báo cáo theo ý muốn một cách nhanh chóng trong cửa sổ thiết kế.
Lưu ý rằng tại thời điểm này phông chữ tiếng Việt chưa được hiển thị trên báo cáo do Thuật sĩ không cho phép chọn phông. Trong phần thực hành, ta sẽ sửa khiếm khuyết này nhờ Report Designer.