Hình 5.14. Bảng chọn View
Sau khi đã mở bảng dữ liệu, ta có thể xem, sửa dữ liệu, di chuyển trong bảng dữ liệu và khai thác thông tin. Trên thanh bảng chọn chính sẽ xuất hiện thêm tên bảng chọn Table (Bảng) (thay cho bảng chọn Database) cho các lệnh thực hiện các thao tác trên bảng. Có thể xem và sửa đổi nội dung của bảng dữ liệu trong hai chế độ hiển thị: chế độ Browse (Duyệt) và chế độ Edit (Soạn thảo). Trong các chế độ hiển thị này ta có thể sửa đổi nội dung của các bản ghi hiện có trong bảng, nhưng không thể nhập thêm các bản ghi mới.
Để có thể nhập thêm các bản ghi, phải chuyển về chế độ hiển thị AppendMode (Thêm bản ghi). Việc chuyển đổi giữa các chế độ hiển thị Browse, Edit và Append Mode được thực hiện bằng cách chọn các tùy chọn tương ứng trên bảng chọn View (h. 5.14). Trong cả hai chế độ Browse và
Edit đều có thể chọn tùy chọn Append Mode, tuy nhiên một khi đã chọn chế độ Append Mode
thì chế độ này vẫn được duy trì cho đến khi bảng được đóng lại.
Bây giờ ta xét các thao tác nhập và sửa dữ liệu trong bảng. Sau khi mở bảng và chuyển sang chế độ thêm bản ghi, con trỏ trở về trường đầu tiên trong bản ghi cuối cùng. Bên trái trường (dòng) xuất hiện ký hiệu đánh dấu bản ghi đang được kích hoạt, còn ô tương ứng được “bôi đen” sẵn sàng để nhận dữ liệu.
Khi đã nhập xong dữ liệu trong một ô, hãy nhấn phím TAB để chuyển sang trường tiếp theo. Sau khi nhập xong dữ liệu cho ô cuối cùng của bản ghi, nhấn phím TAB sẽ chuyển về ô đầu tiên. Khi đó có thể dùng phím ↓ để chuyển sang bản ghi (dòng) tiếp theo (chỉ cần cho thông tin vào một trường trong bản ghi cũng có thể chuyển sang bản ghi tiếp theo).
Trong quá trình nhập dữ liệu, nếu có sai sót, hãy nháy chuột ở đó để sửa lại. Khi sửa có thể sử dụng các phím mũi tên →, ←, phím DELETE và phím BACKSPACE để di chuyển và xóa phần dữ liệu trong một trường.
Với các trường kiểu charater (kí tự), khi nhập đủ số kí tự đã được định nghĩa khi xác định cấu trúc, con trỏ sẽ tự động nhảy sang trường tiếp theo. Khi nhập dữ liệu vào các trường kiểu date (ngày tháng), ta không cần phải cho dấu / vì dấu này đã có sẵn và khi nhập xong con trỏ cũng tự động nhảy sang trường tiếp theo. Nếu dữ liệu không phải là ngày tháng thì hộp cảnh báo xuất hiện ở góc phải màn hình với nội dung Invalid Date (Ngày tháng không hợp lệ). Ta phải sửa lại cho đúng, nếu không sẽ không thể di chuyển sang trường khác trừ khi xóa dữ liệu sai.