6. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Hoàn thiện bộ máy quản trị rủi ro tác nghiệp
Mô hình tổ chức bộ máy QTRRTN được ví như khung xương sườn, có vai trò ảnh hưởng to lớn đối với chất lượng công tác QTRRTN. Trên cơ sở Hiệp định Basel II-Ngân hàng Thanh toán Quốc tế-BIS và tài liệu tư vấn của nhà thầu TAII-ING bank, TAII mở rộng-Rabo Bank và Tài chính nông thôn 3-GBRW cùng với việc chủ động nghiên cứu, tìm hiểu và học tập kinh nghiệm của các ngân hàng trong nước cũng như mô hình bộ máy QTRRTN của các ngân hàng hiện đại trên thế giới, bộ máy QTRRTN đã từng bước
79
được hoàn thiện. Với 04 bộ phận trong bộ máy QTRRTN bao gồm: Hội đồng quản trị, Uỷ Ban Quản lý rủi ro, Tổng Giám đốc và Ban, phòng chức năng: Ban QLRRTT&TN (Tại Trụ sở chính), Phòng quản lý rủi ro (tại Chi nhánh) với chức năng, nhiệm vụ được phân định cụ thể rõ ràng, trong những năm gần đây công tác QTRRTN đã ngày càng hoàn thiện hơn.
Nếu như tại trụ sở chính, công tác quản trị rủi ro được thực hiện bởi 02 ban là Ban quản lý rủi ro tín dụng chịu trách nhiệm về công tác quản trị rủi ro tín
dụng và Ban QLRRTT&TN chịu trách nhiệm trong công tác quản trị rủi ro tác nghiệp thì tại các chi nhánh rủi ro tín dụng và rủi ro tác nghiệp đều do phòng Quản lý rủi ro chịu trách nhiệm quản lý. Như đã phân tích ở trên, cùng với sự phát triển, cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực tài chính ngân hàng cũng như nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng, rủi ro hoạt động hay còn gọi là rủi ro
tác nghiệp ngày càng gia tăng, điều này đặt ra đòi hỏi là cần phải xây dựng một
bộ phận chuyên biệt để phụ trách công tác quản trị rủi ro tác nghiệp.
Vậy để nâng cao hơn nữa chất lượng công tác QTRRTN, bộ phận Quản lý rủi ro tại chi nhánh cần được bố trí đủ nguồn nhân lực và tách thành bộ phận quản lý rủi ro tín dụng và bộ phận quản lý rủi ro tác nghiệp hay còn gọi là bộ phận quản lý rủi ro phi tín dụng. Việc phân tách thành 2 bộ phận chuyên biệt sẽ giúp cho công tác quản trị rủi ro tác nghiệp cũng như rủi ro tín dụng được chuyên môn hóa, sát sao và cặn kẽ hơn, làm tiền đề cho việc cải thiện chất lượng quản trị rủi ro tác nghiệp.
3.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác quản trị rủi ro tác nghiệp
Con người luôn được coi là trọng tâm của một tổ chức, là nguồn lực của mọi nguồn lực. Con người quyết định trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó, BIDV hay công tác QTRRTN của BIDV cũng không phải là một ngoại lệ.
80
Công tác QTRRTN muốn đạt được chất lượng cao đòi hỏi đội ngũ cán bộ - nhân viên - những người “sở hữu” RRTN phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý công việc. Giải pháp về con người xét dưới góc độ QTRRTN cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:
Vấn đề đầu tiên và quan trọng nhất cần lưu ý đó là việc nâng cao nhận thức cho tất cả các cán bộ nhân viên của BIDV, tại bất kỳ vị trí công việc nào về tầm quan trọng cũng như sự cần thiết của công tác QTRRTN. Chỉ khi mọi người đều nhận thức đúng đắn về RRTN, ý thức ngăn ngừa giảm thiểu RRTN ăn sâu vào trong suy nghĩ hành động của mình thì trong hoạt động tác nghiệp hàng ngày số lượng lỗi tác nghiệp sẽ giảm dần, không chỉ giảm về tổng số lượng lỗi, mức độ nghiêm trọng của lỗi mà còn giảm cả về tỷ lệ lỗi tác nghiệp bình quân trong từng mảng nghiệp vụ.
Trong công tác đào tạo cán bộ mới tại tất cả vị trí công việc: Hiện nay, theo quy định của BIDV thì khi cán bộ mới tuyển dụng vào làm việc tại BIDV thì được cử đi đạo tạo tập trung lớp cán bộ mới tại Trường đạo tạo BIDV. Thông qua lớp đào tạo cán bộ mới thì các cán bộ nắm được những kiến thức tổng quan về BIDV, những nghiệp vụ cơ bản của vị trí mình sẽ làm việc. Trong tình hình hiện tại, khi mà rủi ro trong kinh doanh ngân hàng nói chung, trong đó đặc biệt là rủi ro tín dụng và rủi ro tác nghiệp ngày càng gia tăng về số lượng và phức tạp thì trong chương trình đạo tạo cán bộ mới rất cần thiết phải bổ sung thêm chuyên đề về rủi ro tác nghiệp để các cán bộ mới có cái nhìn tổng quan, nắm được sơ bộ về những rủi ro thường xuyên phát sinh trong công việc để có ứng xử phù hợp khi bắt đầu công việc.
Đối với công tác đào tạo cán bộ mới trực tiếp làm công tác QTRRTN: Đối với những cán bộ mới trực tiếp làm công tác QTRRTN thì bên cạnh việc đạo tạo tại đơn vị thì Trường đạo tạo cán bộ BIDV cần nghiên cứu xây dựng và tổ chức những khóa học về QTRRTN cơ bản và QTRRTN nâng cao; tổ
81
chức những buổi hội thảo để gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm về QTRRTN. Ban QLRRTT&TN cần phát huy vai trò đầu tầu trong công tác đào tạo hoặc cử cán bộ đến đào tạo nghiệp vụ QTRRTN cho các cán bộ tại những chi nhánh mới được thành lập. Việc xây dựng mô hình, quy trình, quy định về QTRRTN trên cơ sở nghiên cứu, học tập kinh nghiệm QTRRTN của các ngân hàng hiện đại trên thế giới. Tuy nhiên, để ngày càng nâng cao hơn nữa chất lượng công tác QTRRTN thì việc cử cán bộ định kỳ tham quan, học tập kinh nghiệm QTRRTN là một trong những công việc cần được chú trọng triển khai thường xuyên. Những cán bộ làm công tác QTRRTN, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo trực tiếp phụ trách QTRRTN phải thực sự sử dụng thành thạo ngoại ngữ để có thể nghiên cứu các tài liệu nước ngoài cũng như lĩnh hội, truyền đạt kiến thức QTRRTN đến các cán bộ một cách hiệu quả nhất. Yêu cầu này đòi hỏi ban lãnh đạo cũng như Ban tổ chức cán bộ cần sớm nghiên cứu và đưa ra yêu cầu về trình độ ngoại ngữ chuẩn đối với các cán bộ phụ trách công tác QTRRTN.
3.2.3. Hoàn thiện các văn bản, quy trình, quy định
Công cụ dấu hiệu rủi ro chính được sử dụng trên cơ sơ khai thác dữ liệu tại chương trình báo cáo dấu hiệu rủi ro chính (một chương trình do Trung tâm công nghệ thông tin của BIDV xây dựng), theo đó các dấu hiệu rủi ro chính sẽ được tập hợp theo từng mảng nghiệp vụ và các đơn vị sẽ chiết xuất các báo cáo dấu hiệu rủi ro chính trong chương trình phục vụ công tác QTRRTN. Mặc dù các dấu hiệu rủi ro được cập nhật trong chương trình đã bao quát các mảng nghiệp vụ tương đối đầy đủ, tuy nhiên trên thực tế tại các đơn vị vẫn thường xuyên ghi nhận các dấu hiệu rủi ro mới phát sinh mà chưa có trong chương trình. Mỗi chi nhánh khác nhau lại thường xuyên phát sinh thêm những dấu hiệu rủi ro khác nhau. Có những dấu hiệu rủi ro nếu không được phổ biến, có biện pháp ứng phó kịp thời thì hậu quả sẽ gặp phải không lớn nhưng cũng có nhiều dấu hiệu rủi ro nếu không được phổ biến, cảnh báo
82
kịp thời trong hệ thống sẽ có thể dẫn đến hậu quả khó luờng. Theo quy định hiện tại thì các dấu hiệu rủi ro chính sẽ đuợc xem xét, điều chỉnh, bổ sung định kỳ 6 tháng/lần hoặc những khi có sự thay đổi lớn trong các quy trình nghiệp vụ có liên quan. Mặt khác, chuơng trình báo cáo dấu hiệu rủi ro chính do Trung tâm công nghệ thông tin của BIDV xây dựng, do vậy việc điều chỉnh, bổ sung các dấu hiệu rủi ro tác nghiệp vào bộ dấu hiệu trong chuơng trình là tuơng đối đơn giản, không tốn kém nhiều thời gian, nguồn lực cũng nhu chi phí của BIDV. Chính vì vậy, thay vì quy định cập nhật các dấu hiệu rủi ro mới phát sinh theo định kỳ 6 tháng/lần hay những khi có thay đổi lớn trong quy định quy trình nghiệp vụ BIDV có thể xem xét để điều chỉnh việc cập nhật các dấu hiệu rủi ro theo huớng: ngay khi có phát sinh các dấu hiệu rủi ro tác nghiệp mới các đơn vị có trách nhiệm báo cáo kịp thời tới Ban QLRRTT&TN để cập nhật kịp thời (cập nhật ngay đối với các dấu hiệu đuợc đánh giá là có khả năng gây ra hậu quả nghiêm trọng hoặc cập nhật định kỳ hàng tháng đối với các dấu hiệu còn lại) vào chuơng trình báo cáo dấu hiệu rủi ro chính. Ngoài ra, đối với với các dấu hiệu đuợc đánh giá là có khả năng gây ra hậu quả nghiêm trọng thì ngoài cập nhật trên chuơng trình thì cũng cần đua ra cảnh báo trên trang Web nội bộ để các chi nhánh cập nhật và phổ biến kịp thời đến các cán bộ.
Một số văn bản cần rà soát định kỳ để bổ sung và hoàn thiện nhu: văn bản quy định về quản lý RRTN, cẩm nang về quản lý RRTN, các văn bản về huớng dẫn nhận biết cảnh báo dấu hiệu rủi ro, văn bản huớng dẫn thu thập dữ liệu và rà soát báo cáo, xác định các hạn mức và quy trình về tổng hợp báo cáo đo luờng rủi ro, quy trình về huớng dẫn các biện pháp kiểm soát và xử lý rủi ro, các quy định và huớng dẫn về QTRRTN theo chuẩn Basel 2.
Về chế độ báo cáo QTRRTN, theo quy định hiện tại: các báo cáo định kỳ đuợc thực hiện định kỳ 03 tháng/lần. Để đảm bảo cập nhật kịp thời tình
83
hình rủi ro của toàn hệ thống, cung cấp thông tin hữu hiệu cho công tác QTRRTN, để các công cụ báo cáo thực sự là kênh thông tin hữu ích cho công tác QTRRTN của toàn hệ thống, việc xem xét rút ngắn thời gian thực hiện các báo cáo định kỳ này theo tháng cũng nên đuợc thực hiện.
3.2.4. Xây dựng và kiện toàn hệ thống thông tin rủi ro tác nghiệp
Để có thể xây dựng và kiện toàn hệ thống thông tin RRTN, Hội đồng quản trị; Uỷ Ban Quản lý rủi ro; Tổng Giám đốc; Ban QLRRTT&TN (tại Trụ sở chính) và Phòng quản lý rủi ro (tại Chi nhánh) cần quan tâm đến việc cập nhật thông tin trên chuyên trang của Ban theo huớng:
- Cập nhật thuờng xuyên và kịp thời thông tin, báo cáo đánh giá, phân tích về tình hình RRTN của toàn BIDV, hệ thống ngân hàng Việt Nam và các ngân hàng trên thế giới. Các thông tin này rất hữu ích không chỉ đối với các cán bộ trực tiếp làm công tác QTRRTN mà còn đối với cả cán bộ đang công tác tại các bộ phận nghiệp vụ của BIDV.
- Đua ra cảnh báo sớm đối với những dấu hiệu RRTN, sự cố RRTN mới. Các dấu hiệu RRTN, sự cố RRTN mới phát sinh cần đuợc đánh giá kỹ luỡng về mực độ ảnh huởng, khả năng phát sinh tại các chi nhánh và có cảnh báo kịp thời đối với các chi nhánh.
- Xây dựng diễn đàn hoặc chuyên mục hỏi/đáp trên chuyên trang của Ban QLRRTT&TN để các cán bộ có điều kiện trao đổi thông tin, học hỏi kinh nghiệm về RRTN trong toàn hệ thống. Cũng giống nhu diễn đàn hoặc chuyên mục hỏi/đáp mà một số đơn vị nhu Ban Tài chính, Ban Kế toán đã xây dựng và phát huy tác dụng, đây sẽ đuợc coi là một kênh trao đổi thông tin về QTRRTN hữu hiệu giữa Ban QLRRTT&TN và các chi nhánh. Các cán bộ của Ban QLRRTT&TN, đặc biệt là các cán bộ có kinh nghiệm, lãnh đạo phòng thuờng xuyên tham gia giải đáp thắc mắc, trả lời câu hỏi của các chi nhánh. Cách làm này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các chi nhánh trong quá
84
trình làm việc, thay vì mỗi đơn vị khi có thắc mắc trong công việc thì phải gửi công văn hoăc thư công tác hỏi Ban QLRRTT&TN và chờ trả lời thì với hình thức diễn đàn/hỏi đáp việc xử lý bằng văn bản sẽ được giảm thiểu, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc.
3.2.5. Chế tài xử phạt trong quản trị rủi ro tác nghiệp
Để đảm bảo tính hiệu quả của quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ trong quá trình hoạt động, giảm thiểu RRTN xảy ra thì việc đưa ra chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm là hết sức cần thiết. Việc xây dựng chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm cũng là công việc hết sức khó khăn đối với ban lãnh đạo BIDV vì phải đảm bảo dung hòa giữa 2 yếu tố: tính răn đe để dảm bảo hiệu quả của quy định và thu nhập của cán bộ, tránh tình trạng: tính răn đe cao, xử phạt nặng thì đảm bảo hiệu quả của chế tài thì ảnh hưởng lớn đến thu nhập của cán bộ hoặc để thu nhập của cán bộ không bị ảnh hưởng quá nhiều, chế tài xử phạt nhẹ thì lại không đảm bảo tính răn đe của quy định.
Như đã phân tích ở chương 2, chế tài xử phạt trong QTRRTN hiện tại có 2 điểm bất cập là nhiều trường hợp có ghi nhận những lỗi RRTN nhưng không có cơ chế xử phạt cán bộ và cách tính lỗi chỉ cộng dồn cho kỳ là 03 tháng, sau 03 tháng thì số lỗi vi phạm lại được tính lại từ đầu chứ không cộng dồn theo năm, do vậy kết quả xử phạt vi phạm về RRTN của cả hệ thống thông qua việc giảm trừ lương vị trí của các cán bộ chưa cao, dẫn đến tính răn đe của quy định chưa phát huy tác dụng. Đây cũng chính là một trong những lý do khiến cho công tác QTRRTN trong những năm gần đây chưa đạt được kết quả như kỳ vọng.
Để khắc phục được 2 điểm hạn chế trên trong quy định về chế tài xử phạt trong QTRRTN thì BIDV nên xem xét để xây dựng chế tài xử phạt trong công tác QTRRTN theo hướng như sau:
85
- Chế tài xử phạt trong QTRRTN phải được xây dựng độc lập với quy định xử lý trách nhiệm của cá nhân trong hoạt động tác nghiệp, bao quát tất cả các trường hợp lỗi RRTN tránh tình trạng bỏ sót lỗi, đánh lỗi tác nghiệp nhưng không có chế tài xử phạt.
- về thời gian tính lỗi: Các lỗi tác nghiệp sẽ được theo dõi theo tháng, định kỳ hàng tháng tổng hợp thông báo cho các cán bộ biết về tình hình số lượng các lỗi RRTN của mình lũy kế theo tháng để cán bộ nắm được tình trạng và có phương hướng kiểm soát hoạt động tác nghiệp của mình để vừa giảm thiểu lỗi tác nghiệp ảnh hưởng đến thu nhập của cán bộ, vừa đảm bảo chất lượng RRTN của toàn hệ thống. Số lỗi tác nghiệp sẽ theo dõi hàng tháng và được cộng dồn theo năm làm căn cứ để ra quyết định xử phạt, có như vậy hiệu quả của chế tài xử phạt mới phát huy tác dụng.
3.2.6. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát
Một trong những nguyên nhân chủ yếu gây ra rủi ro tác nghiệp là con người. Nếu ở giải pháp thứ 2, giải pháp về con người được đưa ra trên cơ sở lý luận là RRTN do con người tạo nên thì quan tâm đến vấn đề đào tạo cán bộ ngay từ khi mới bắt đầu công việc sẽ góp phần hạn chế RRTN thì giải pháp về tăng cường công tác kiểm tra, giám sát được đưa ra trên cơ sở lý luận là việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát sẽ tác động đến hành vi của cán bộ trong quá trình tác nghiệp, góp phần hạn chế RRTN.
Việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát phải đảm bảo một số nguyên tắc như sau:
- Cán bộ/bộ phận thực hiện kiểm tra, giám sát phải là người không thực hiện nghiệp vụ mình kiểm tra, giám sát. Nguyên tác kiểm tra chéo là nguyên tắc, yêu cầu quan trọng nhất để đảm bảo cho kết quả kiểm tra, giám sát đảm bảo tính khách quan, minh bạch, chính xác. Việc để cho cán bộ kiểm tra giám sát chính các nghiệp vụ do mình kiểm tra sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ có hành
86 vi che dấu các lỗi, sai phạm của mình.
Thực tế tại BIDV năm 2014-2015, nhờ tổ chức kiểm tra chéo giữa các