6. Kết cấu của đề tài
3.2.5. Chế tài xử phạt trong quản trị rủi ro tác nghiệp
Để đảm bảo tính hiệu quả của quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ trong quá trình hoạt động, giảm thiểu RRTN xảy ra thì việc đưa ra chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm là hết sức cần thiết. Việc xây dựng chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm cũng là công việc hết sức khó khăn đối với ban lãnh đạo BIDV vì phải đảm bảo dung hòa giữa 2 yếu tố: tính răn đe để dảm bảo hiệu quả của quy định và thu nhập của cán bộ, tránh tình trạng: tính răn đe cao, xử phạt nặng thì đảm bảo hiệu quả của chế tài thì ảnh hưởng lớn đến thu nhập của cán bộ hoặc để thu nhập của cán bộ không bị ảnh hưởng quá nhiều, chế tài xử phạt nhẹ thì lại không đảm bảo tính răn đe của quy định.
Như đã phân tích ở chương 2, chế tài xử phạt trong QTRRTN hiện tại có 2 điểm bất cập là nhiều trường hợp có ghi nhận những lỗi RRTN nhưng không có cơ chế xử phạt cán bộ và cách tính lỗi chỉ cộng dồn cho kỳ là 03 tháng, sau 03 tháng thì số lỗi vi phạm lại được tính lại từ đầu chứ không cộng dồn theo năm, do vậy kết quả xử phạt vi phạm về RRTN của cả hệ thống thông qua việc giảm trừ lương vị trí của các cán bộ chưa cao, dẫn đến tính răn đe của quy định chưa phát huy tác dụng. Đây cũng chính là một trong những lý do khiến cho công tác QTRRTN trong những năm gần đây chưa đạt được kết quả như kỳ vọng.
Để khắc phục được 2 điểm hạn chế trên trong quy định về chế tài xử phạt trong QTRRTN thì BIDV nên xem xét để xây dựng chế tài xử phạt trong công tác QTRRTN theo hướng như sau:
85
- Chế tài xử phạt trong QTRRTN phải được xây dựng độc lập với quy định xử lý trách nhiệm của cá nhân trong hoạt động tác nghiệp, bao quát tất cả các trường hợp lỗi RRTN tránh tình trạng bỏ sót lỗi, đánh lỗi tác nghiệp nhưng không có chế tài xử phạt.
- về thời gian tính lỗi: Các lỗi tác nghiệp sẽ được theo dõi theo tháng, định kỳ hàng tháng tổng hợp thông báo cho các cán bộ biết về tình hình số lượng các lỗi RRTN của mình lũy kế theo tháng để cán bộ nắm được tình trạng và có phương hướng kiểm soát hoạt động tác nghiệp của mình để vừa giảm thiểu lỗi tác nghiệp ảnh hưởng đến thu nhập của cán bộ, vừa đảm bảo chất lượng RRTN của toàn hệ thống. Số lỗi tác nghiệp sẽ theo dõi hàng tháng và được cộng dồn theo năm làm căn cứ để ra quyết định xử phạt, có như vậy hiệu quả của chế tài xử phạt mới phát huy tác dụng.
3.2.6. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát
Một trong những nguyên nhân chủ yếu gây ra rủi ro tác nghiệp là con người. Nếu ở giải pháp thứ 2, giải pháp về con người được đưa ra trên cơ sở lý luận là RRTN do con người tạo nên thì quan tâm đến vấn đề đào tạo cán bộ ngay từ khi mới bắt đầu công việc sẽ góp phần hạn chế RRTN thì giải pháp về tăng cường công tác kiểm tra, giám sát được đưa ra trên cơ sở lý luận là việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát sẽ tác động đến hành vi của cán bộ trong quá trình tác nghiệp, góp phần hạn chế RRTN.
Việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát phải đảm bảo một số nguyên tắc như sau:
- Cán bộ/bộ phận thực hiện kiểm tra, giám sát phải là người không thực hiện nghiệp vụ mình kiểm tra, giám sát. Nguyên tác kiểm tra chéo là nguyên tắc, yêu cầu quan trọng nhất để đảm bảo cho kết quả kiểm tra, giám sát đảm bảo tính khách quan, minh bạch, chính xác. Việc để cho cán bộ kiểm tra giám sát chính các nghiệp vụ do mình kiểm tra sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ có hành
86 vi che dấu các lỗi, sai phạm của mình.
Thực tế tại BIDV năm 2014-2015, nhờ tổ chức kiểm tra chéo giữa các chi nhánh và giữa các đơn vị trong nội bộ chi nhánh trong công tác hậu kiểm đã giúp phát hiện kịp thời hành vi gian lận của cán bộ: kiểm soát viên nắm được thông tin về các tài khỏan tiền gửi tiết kiệm của các khách hàng, lợi dụng quyền hạn của mình và sự nơi lỏng trong công tác quản lý user/mật khẩu của giao dịch viên để cố tình giả chữ ký của khách hàng để rút một phần trong những tài khoản tiền gửi tiết kiểm của khách hàng. Cũng do sự chủ quan của cán bộ làm công tác hậu kiểm tại chi nhánh, tâm lý quá quen thuộc với chữ ký của khách hàng nên không kiểm tra chữ ký khách hàng nên không phát hiện kịp thời chữ ký giả mạo. Sự gian lận trên của kiểm soát viên chỉ được phát hiện khi có đợt kiểm tra chéo giữa các chi nhánh, cán bộ kiểm tra chữ ký mẫu của khách hàng đã đăng ký và phát hiện sự giả mạo chữ ký. Vụ việc này chính là một bài học, một hồi chuông cảnh báo cho các cán bộ làm công tác giao dịch khách hàng cũng như các cán bộ làm công tác hậu kiểm về việc tuân thủ nghiêm túc các quy trình, quy định, đặc biệt là các quy định liên quan đến công tác bảo mật user/mật khẩu chương trình ứng dụng của BIDV trong việc thực hiện, kiểm tra kiểm soát giao dịch với khách hàng cũng như trong hoạt động kiểm tra, giám sát nội bộ.
- Cung cấp thiết bị hỗ trợ tốt cho công tác kiểm tra, giám sát, trong đó, quan trọng nhất là thiết bị công nghệ thông tin. Trong công tác kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm tra giám sát tại chỗ, kiểm tra trên cơ sở chứng từ là hoạt động truyền thống, thủ công không thể không thực hiện. Bên cạnh kiểm tra thực tế chứng từ hạch toán việc sử dụng file dữ liệu, thiết bị công nghệ thông tin, phần mềm hỗ trợ sẽ đẩy nhanh quá trình kiểm tra, phát hiện được những dấu hiệu nghi ngờ, sai phạm mang tính hệ thống.
87
thực hiện theo phương pháp truyền thống tại chỗ, chưa được xây dựng phần mềm hỗ trợ nên các cuộc thanh tra, kiểm tra giám sát nội bộ thường tốn nhiều nhân lực, thời gian và chưa có được sự linh hoạt. Trong chiến lược CNTT giai đoạn 2014-2020, tầm nhìn đến 2025 của BIDV và Dự án Chuyển đổi hệ thống Corebanking tại BIDV cùng Đề án đột phá, đổi mới toàn diện hoạt động CNTT tại BIDV, hy vọng phần mềm kiểm tra, giám sát nội bộ sẽ sớm được triển khai tạo sự chủ động, linh hoạt và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát nội bộ.
- Kết hợp hợp lý giữa giám sát từ xa (thông qua các công cụ như kiểm tra camera...) giám sát, chiết xuất số liệu từ phần mềm hỗ trợ và thanh tra, kiểm tra tại chỗ để phục vụ tốt nhất cho yêu cầu quản trị điều hành. Trong thời gian gần đây số lỗi tác nghiệp liên quan đến hoạt động kho quỹ tăng đáng kể, đặc biệt là các lỗi tác nghiệp liên quan đến công tác quản lý kho tiền như: thiếu hệ thống chống đột nhập kho tiền, còi báo động và két sắt cho giao dịch viên; để tồn quỹ cuối ngày không đúng quy định; thực hiện giao dịch tiếp quỹ và hòan quỹ không đúng quy định; tiền nhập kho nhưng không được niêm phong; bì hồ sơ tài sản đảm bảo bị mất, bị xé niêm phong hay không thực hiện niêm phong và ký các túi đựng hồ sơ tài sản đảm bảo đúng quy định... Việc nơi lỏng trong công tác quản lý kho tiền tiềm ẩn rủi ro lớn, không chỉ liên quan đến tiền mặt, tài sản quý, ấn chỉ quan trọng mà còn cả các tài sản đảm bảo trong hoạt động tín dụng. Để khắc phục được tình trạng này BIDV nên sớm nghiên cứu và đưa vào triển khai hệ thống camera giám sát tại cửa kho tiền, truyền trực tiếp hình ảnh của camera về Trung tâm quản lý và dịch vụ kho quỹ, đơn vị có chức theo theo dõi và giám sát công tác kho quỹ tại các chi nhánh để nâng cao tính tuân thủ quy định quản lý kho tiền tại các chi nhánh. Ngoài ra công tác kiểm tra đột xuất công tác giao dịch khách hàng và công tác kho quỹ cũng cần được triển khai thường xuyên hơn nữa.
88
- Xem kiểm tra, kiểm toán nội bộ là một công cụ hữu hiệu để kiểm soát RRTN thông qua chức năng tu vấn cho ban lãnh đạo BIDV. Hiện nay, BIDV đã ban hành Quy chế tự kiểm tra nghiệp vụ theo Quyết định số 2499/QĐ-HĐQT ngày 18/12/2013 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Đầu tu và phát triển Việt Nam, trong đó quy định về cách thức tổ chức kiểm tra 16 mặt hoạt động nghiệp vụ tại BIDV. Tuy vậy, quy định này không yêu cầu các chi nhánh phải tổ chức tự kiểm tra rà soát định kỳ mà chỉ khi hội sở chính yêu cầu thì các chi nhánh/ban kiểm tra giám sát/các đoàn thanh tra kiểm tra của hội sở chính mới thực hiện kiểm tra theo quy chế này. Ngoài ra, Ban kiểm tra giám sát của BIDV trong những năm gần đây cũng không thuờng xuyên tổ chức thanh tra kiểm soát định kỳ mà chỉ thực hiện theo từng đợt đơn lẻ. Để nâng cao tính tuân thủ quy trình quy định của các cán bộ trong quá trình tác nghiệp thì công tác thanh tra, kiểm tra kiểm toán nội bộ cũng cần tiếp tục đuợc đẩy mạnh.
- Tăng cuờng số luợng và chất luợng cán bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, ban hành tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể đối với cán bộ đuợc phân công nhiệm vụ kiểm tra giám sát. Để đảm bảo công tác kiểm tra giám sát có chất luợng, hiệu quả thì yêu cầu quan trọng đối với cán bộ làm công tác kiểm tra giám sát là phải có kinh nghiệm thực tế tại các đơn vị kinh doanh trực tiếp, tránh
truờng hợp các bộ làm công tác kiểm tra giám sát đuợc tuyển thẳng tại hội sở chính, không có kinh nghiệm thực tế, không nắm bắt đuợc bản chất nghiệp vụ dễ
dẫn đến tình trạng chỉ phát hiện những lỗi nhỏ lẻ, đơn giản, trên bề mặt mà bỏ qua những lỗi trọng yếu, bản chất, lỗi mang tính chất dây chuyền.
Theo quy định tại quy định số 5733/QĐ-TCCB3 ngày 20/12/2012 quy định
về bản mô tả công việc của các cán bộ công tác tại các chi nhánh thì đối với cán
bộ làm việc tại vị trí chuyên viên quản lý rủi ro thì yêu cầu có kinh nghiệm làm
công tác tín dụng/Quan hệ khách hàng hoặc tác nghiệp tối thiểu 01 năm. Thực tế,
89
do nghiệp vụ ngân hàng đa dạng với nhiều sản phẩm dịch vụ khác nhau nên đối
với cán bộ có thời gian công tác 1 năm thì chỉ mới có thể nắm bắt chứ chua thể nắm vững, thành thạo mọi nghiệp vụ trong mảng công việc đuợc phân công đảm
nhiệm. Chính vì vậy, để nâng cao chất luợng đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, giám sát và cán bộ làm công tác QTRRTN thì xem xét điều chỉnh yêu cầu về
kinh nghiệm theo huớng: những cán bộ kiểm tra giám sát hay cán bộ làm công tác QTRRTN phải có kinh nghiệm từ 02 - 03 năm làm việc trực tiếp trong mảng
nghiệp vụ đuợc phân công đảm nhiệm.
3.2.7. Kiểm toán nội bộ về công tác Quản trị rủi ro tác nghiệp
Chính sách quản trị rủi ro hiện tại của BIDV chua đặt ra yêu cầu về công tác kiểm toán nội bộ đối với công tác QTRRTN. Điều này có thể là một trong những nguyên nhân có thể làm cho chất luợng công tác QTRRTN những năm gần đây chua có những chuyển biến thực sự tích cực nhu kỳ vọng của Ban lãnh đạo BIDV.
Trong thời gian tới, yêu cầu về kiểm toán nội bộ trong công tác QTRRTN cần đuợc bổ sung vào nội dung của chính sách quản trị rủi ro của BIDV theo đó: hàng năm, Trụ sở chính sẽ tiến hành kiểm toán nội bộ về công tác Quản trị rủi ro tác nghiệp tại BIDV. Kiểm toán nội bộ phải đánh giá độc lập về rủi ro tác nghiệp theo các nội dung sau:
+ Việc thực hiện, tuân thủ hệ thống quản lý rủi ro tác nghiệp;
+ Hiệu quả của hệ thống quản lý rủi ro tác nghiệp theo các mục tiêu đề ra;
+ Tính phù hợp và đầy đủ của hệ thống quản lý rủi ro tác nghiệp;
+ Việc đáp ứng các yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, các quy định nội bộ của BIDV đối với hệ thống quản lý rủi ro tác nghiệp.
Trên cơ sở kết quả kiểm toán nội bộ, đơn vị đầu mối về kiểm toán nội bộ đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao chất luợng, hiệu quả của công tác quản trị rủi ro tác nghiệp, đồng thời giám sát việc xử lý, khắc phục sai phạm
90 được phát hiện.
Định kỳ hàng năm hoặc khi cần thiết, đơn vị đầu mối về kiểm toán nội bộ phải gửi báo cáo cho Ban lãnh đạo BIDV kết quả kiểm toán nội bộ về quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV. Báo cáo này phải là nguồn thông tin chính xác nhất, đáng tin cậy nhất giúp cho Ban lãnh đạo BIDV nắm bắt thông tin tổng thể về tình hình RRTN, chất lượng công tác QTRRTN, mức độ phù hợp và hiệu quả của hệ thống quản lý RRTN để đưa ra những quyết sách về chính sách QTRRTN phù hợp trong từng thời kỳ.
Báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ về quản lý RRTN phải đánh giá được công tác QTRRTN theo nhiều chiều khác nhau, bao gồm nhưng khôgn giới hạn ở một số nội dung cơ bản như sau:
+ Mức độ phù hợp, hiệu quả của các chính sách và quy trình quản lý rủi ro tác nghiệp của BIDV trong từng thời kỳ;
+ Mức độ hiệu quả của chức năng quản lý rủi ro tác nghiệp độc lập toàn hệ thống;
+ Mức độ hiệu quả, kịp thời và chính xác của cơ sở dữ liệu, quy trình công nghệ và hạ tầng công nghệ;
+ Mức độ phù hợp của việc mua bảo hiểm để giảm thiểu tác động của rủi ro tác nghiệp và hoạt động thuê ngoài;
+ Tính phù hợp của kế hoạch dự phòng để đảm bảo kế hoạch kinh doanh liên tục của BIDV.
+ Đánh giá mức độ hiệu quả, phù hợp của phương pháp đo lường rủi ro tác nghiệp hiện tại và các đề xuất kiến nghị về việc sử dụng phương pháp đo lường hợp lý hơn (nếu có).
+ Mức độ tuân thủ của hoạt động quản lý rủi ro tác nghiệp với chiến lược quản lý rủi ro của BIDV (nếu có);
91 quy trình nội bộ của BIDV;
+ Khuyến nghị sau kiểm toán nội bộ về QTRRTN và tình hình thực hiện các khuyến nghị của kiểm toán.
3.2.8. Tăng cường kiểm soát rủi ro đối với hoạt động thuê ngoài
Để đảm bảo chất lượng công tác quản trị RRTN đối với các hoạt động thuê ngoài, công tác rà soát đánh giá các hoạt động thuê ngoài cần phải cụ thể hóa một số nội dung như sau:
a) Công tác rà soát trước khi quyết định thuê ngoài: Trước khi quyết định
thuê ngoài đối với một hoạt động, đơn vị đầu mối hoạt động thuê ngoài cần xem xét, cân nhắc tối thiểu một số yếu tố như sau:
- Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định đến việc có quyết định thuê hay không thuê ngoài đó là: hoạt động được thuê ngoài không phải là hoạt
động cốt lõi trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng, không làm ảnh hưởng đến bí mật kinh doanh và bảo mật cơ sở dữ liệu của ngân hàng. - Hoạt động được thuê ngoài đòi hỏi mức độ chuyên môn hóa cao mà không phải bất kỳ cán bộ nào của BIDV cũng có thể thực hiện được. Việc lựa chọn thuê ngoài để thực hiện một hay một số nội dung công việc có mức độ