2.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Tại Vietcombank đã tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ hiện đại. Khi việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán ngân hàng ở mức độ cao, giữa trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc đều có thể được nối mạng online. Một nghiệp vụ bất kỳ phát sinh tại chi nhánh có thể được truyền ngay về trung tâm, cập nhật số liệu kế toán chung của toàn đơn vị pháp nhân ngân hàng. Do đó với mô hình ngân hàng hiện đại, các pháp nhân đơn vị ngân hàng đều có xu hướng chuyển đổi từ mô hình quản lý dữ liệu phân tán tại các chi nhánh sang mô hình quản lý dữ liệu tập trung. Mô hình quản lý dữ liệu tập trung cho phép các giao dịch thực hiện trong ngày của các Chi nhánh đều được hạch toán tại máy chủ tại Hội sở chính (HSC). Mọi dữ liệu của toàn bộ các chi nhánh của pháp nhân NHTM xuất phát từ các nguồn khác nhau như yêu cầu từ khách hàng, từ mạng điện tử, từ nội bộ chi nhánh... đều được truyền tải về HSC, thực hiện xử lý và lưu trữ có hệ thống tại máy chủ của HSC. Trên cơ sở dữ liệu phát sinh tại các chi nhánh, HSC hạch toán kế toán cho toàn bộ hệ thống, các chi nhánh chỉ là những cơ sở nhập dữ liệu đầu vào cho ngân hàng. Sau khi xử lý dữ liệu tại HSC, thông tin kết quả sẽ được gửi lại chi nhánh. Các chi nhánh truy cập và khai thác chung nguồn dữ liệu thống nhất. Mặc dù trình độ công nghệ ứng dụng trong công tác kế toán ngân hàng ở mức độ cao, nhưng do phạm vi địa lý hoạt động thường rộng, nhiều chi nhánh, đồng thời để tăng cường tính năng động, sáng tạo trong hoạt động thì pháp nhân ngân hàng vẫn thực hiện phân cấp quản lý tài chính. Phù hợp với mức độ phân cấp quản lý tài chính nên bộ máy kế toán pháp nhân ngân hàng cũng được tổ chức phân cấp tương ứng (thường theo 2 cấp): Đơn vị kế toán cấp trên (Hội sở chính) và đơn vị kế toán cấp cơ sở (chi nhánh).
Tại Vietcombank CN Hưng Yên áp dụng mô hình tổ chức kế toán theo cơ chế một cửa như sau:
Giao dịch Giao dịch viên 2
Dịch vụ khách
Kli ách hàng hàng
Giao dịch Giao dịch "* Qũy chính viên 3
Kiêm, soát
(1) (7) Giao dịch viên ứng qũy đầu ngày và nộp qũy cuối ngày. (2) Khách hàng yêu cầu giao dịch.
(3) Giao dịch viên thực hiện chi (thu) tiền mặt cho khách hàng.
(4) Giao dịch viên chuyển chứng từ cho bộ phận kiêm soát khi vượt quyền giao dịch. (5) Kiểm soát chuyển chửng từ sau klii kiểm soát cho giao dịch viên.
(6) Giao dịch viên trả tiền (Thu) cho khách hàng.
Mô hình “giao dịch một cửa” là mô hình cho phép khách hàng khi đến giao dịch với ngân hàng chỉ giao dịch với một cán bộ ngân hàng vẫn có thể giải quyết toàn
bộ các nhu cầu của mình về tiền gửi, thanh toán, mua bán ngoại tệ, tiền vay... Cán bộ ngân hàng tiếp khách trong mô hình “giao dịch một cửa” gọi là giao dịch viên vừa
làm nhiệm vụ kế toán viên, vừa là thủ quỹ thực hiện thu, chi tiền và có hạn mức thu, chi tiền, hạn mức xử lý nghiệp vụ (đối với nghiệp vụ cho vay; mua bán ngoại tệ.) phù hợp với trình độ, kinh nghiệm làm việc của mình. Đối với giao dịch trong hạn mức, giao dịch viên kiểm tra chứng từ, thực hiện giao dịch và thu/ chi tiền của khách hàng ngay. Đối với giao dịch trên hạn mức, giao dịch viên cần phải có kiểm soát viên
phòng nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt trên hệ thống máy tính cũng như trên chứng từ trước khi thực hiện thu/ chi tiền của khách hàng.
Đồng thời với mô hình “giao dịch một cửa”, tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh thay đổi mô hình thành hai khu vực : Khu vực Front End và khu vực Back End. Khu vực Front End thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng, xử lý các giao
phận Back End. Khu vực Back End là khu vực hỗ trợ xử lý của Frond End, xử lý các nghiệp vụ, phần hành công việc không liên quan trực tiếp đến tài khoản khách hàng, nhận toàn bộ các chứng từ liên quan đến công việc nội bộ và thực hiện các công việc đối chiếu chi tiết và tổng hợp.
2.2.2. Tổ chức vận dụng và thực hiện chế độ chứng từ kế toán
Hiện nay, NHTMCP Ngoại Thương Việt Nam thực hiện theo Quyết định số 1789/2005/QĐ- NHNN ngày 12/12/2005 về việc ban hành Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng (chế độ này quy định về nội dung, phương pháp lập, ký, kiểm soát, luân chuyên, quản lý và sử dụng chứng từ kế toán Ngàn hàng) và Quyêt định số 1913/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành Ngân hàng.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh
tiền tệ và dịch vụ Vietcombank - Hưng Yên, tiếp nhận và sử dụng nguồn vốn, kinh phí; các khoản thu, chi, trích lập và sử dụng các quỹ của Vietcombank - Hưng Yên v.v... đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán Vietcombank - Hưng Yên chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh..
Tất cả các chứng từ kế toán Vietcombank - Hưng Yên (bao gồm chứng từ do Vietcombank - Hưng Yên lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu.
NH Vietcombank - Hưng Yên quy định và thông báo cho khách hàng biết về thời gian giao dịch với khách hàng, nhận chứng từ trong ngày làm việc của Vietcombank - Hưng Yên . Tất cả các chứng từ kế toán nhận được trong giờ giao dịch, Vietcombank - Hưng Yên phải xử lý hạch toán hết trong ngày (trừ trường hợp sự cố kỹ thuật hoặc lý do khách quan khác). Trường hợp đặc biệt có nhận chứng từ sau giờ giao dịch thì được xử lý hạch toán vào ngày làm việc tiếp theo.
Thủ tục giao nhận, trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán tại Vietcombank - Hưng Yên do Giám đốc Vietcombank - Hưng Yên quy định nhưng phải thực hiện đầy đủ các bước: tiếp nhận chứng từ của khách hàng hoặc lập chứng từ (nếu là nghiệp vụ phát sinh của Vietcombank - Hưng Yên ); kiểm soát chứng từ;
thực hiện thu, chi tiền mặt, xuất, nhập tài sản, hạch toán và thanh toán theo các quy định cụ thể cho từng nghiệp vụ; tổng hợp các chứng từ phát sinh trong ngày; sắp xếp,
đóng, bảo quản và lưu trữ.
Khi tổ chức luân chuyển chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc:
(1) Đối với chứng từ liên quan đến việc nộp và lĩnh tiền mặt: nếu là chứng từ nộp tiền mặt thì Vietcombank - Hưng Yên phải thu đủ tiền mới ghi sổ kế
toán; nếu
là chứng từ lĩnh tiền mặt thì Vietcombank - Hưng Yên phải ghi sổ kế toán
trước sau
đó mới chi trả tiền.
(2) Đối với các chứng từ dùng trong thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) thì chỉ ghi Có vào tài khoản của người thụ hưởng khi tài khoản của
người trả
tiền có đủ khả năng thanh toán (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác). (3) Chứng từ luân chuyển giữa các bộ phận trong đơn vị Vietcombank - Hưng
Yên do Vietcombank - Hưng Yên tự tổ chức luân chuyển, không luân chuyển qua
tay khách hàng. Chứng từ thanh toán ra khác Vietcombank - Hưng Yên như chuyển
tiền, thanh toán bù trừ... thì luân chuyển qua mạng nội bộ, mạng liên
Vietcombank -
Hưng Yên , bưu điện hoặc giao nhận chứng từ trực tiếp giữa các
Vietcombank - Hưng
Yên có liên quan.
Kiểm soát chứng từ kế toán Vietcombank - Hưng Yên
Tất cả các chứng từ kế toán Vietcombank - Hưng Yên phải được kiểm soát chặt chẽ trước khi thực hiện các nghiệp vụ (hạch toán, thanh toán, thu, chi.), nội dung của việc kiểm soát chứng từ kế toán Vietcombank - Hưng Yên gồm:
liên quan trong Vietcombank - Hưng Yên ) đảm bảo dấu và chữ ký trên chứng từ phù
hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại Vietcombank - Hưng Yên .
- Kiểm soát ký hiệu mật (KHM) đối với các chứng từ quy định có KHM;
* Đối với chứng từ điện tử: Việc kiểm soát chứng từ điện tử được chia thành hai phần, phần kỹ thuật thông tin phải được kiểm soát trước, sau đó mới tiến hành kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:
- Kiểm soát kỹ thuật thông tin, bao gồm:
+ Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã quy định.
+ Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm
bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ. + Nội dung chứng từ hợp lệ.
- Kiểm soát phần nội dung nghiệp vụ:
+ Áp dụng biện pháp kiểm tra bằng mắt hoặc kết hợp kiểm tra bằng mắt với các thiết bị chuyên dùng để xác định tính đúng đắn của dữ liệu.
+ Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên chứng từ + Kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, số dư tài khoản tiền gửi để chi trả số tiền trên chứng từ.
+ Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ. Khi kiểm soát chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật, vi
phạm các cơ chế của nhà nước và của ngành Vietcombank - Hưng Yên thì phải từ chối việc thực hiện (thanh toán, xuất quỹ, xuất kho...), đồng thời báo cáo ngay cho lãnh đạo Vietcombank - Hưng Yên biết để có biện pháp xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và số liệu không rõ ràng, chính xác thì được quyền trả lại khách hàng hoặc báo cho người lập chứng từ biết để lập lại hoặc điều chỉnh cho đúng, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
trách nhiệm tiếp nhận lại các chứng từ của mình và phải lưu trữ ít nhất là 10 ngày kể từ ngày nhận để phục vụ yêu cầu đối chiếu, tra soát của Vietcombank - Hưng Yên khi cần thiết.
Việc kiểm soát, xử lý chứng từ dùng để hạch toán, thanh toán trong nội bộ Vietcombank - Hưng Yên do Tổng giám đốc (Giám đốc) Vietcombank - Hưng Yên quy định.
Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán Vietcombank - Hưng Yên
- Chứng từ kế toán phải được các Vietcombank - Hưng Yên quản lý, bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Người làm công tác kế
toán có trách
nhiệm quản lý, bảo quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng. - Việc phân loại, sắp xếp, đóng gói, bảo quản chứng từ kế toán tại Vietcombank
- Hưng Yên do Tổng giám đốc (Giám đốc) Vietcombank - Hưng Yên quy
định, đảm
bảo quản lý chặt chẽ và thuận tiện cho việc tra cứu, lưu trữ:
Đối với chứng từ bằng giấy: Hàng ngày, các chứng từ kế toán sau khi đã được
sử dụng để ghi chép vào sổ kế toán và đối chiếu khớp đúng giữa các phần hành kế toán, phải được tập hợp kịp thời, đầy đủ để phân loại, sắp xếp, đánh số theo thứ tự lớn dần của các số tự nhiên liên tục từ số 01, 02,..., n, đóng thành tập Nhật ký chứng từ gọn gàng, chắc chắn để bảo quản. Nhật ký chứng từ kế toán được đóng thành tập riêng theo ngày (trường hợp chứng từ trong ngày phát sinh quá nhiều hoặc quá ít thì tùy theo số lượng chứng từ để xác định số tập chứng từ cần đóng cho phù hợp). Ngoài
bìa mỗi tập ghi: tên tập chứng từ; ngày, tháng, năm của chứng từ; số lượng chứng từ trong tập; họ và tên người đóng và đánh số nhật ký chứng từ.
Chứng từ điện tử phải được bảo quản theo quy định của Pháp luật
- Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán được lưu tại bộ phận kế toán không quá 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó phải chuyển
Lưu trữ chứng từ kế toán Vietcombank - Hưng Yên
- Tổng giám đốc (Giám đốc) Vietcombank - Hưng Yên hướng dẫn việc tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp
với quy
định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm về sự an toàn, đầy đủ, hợp pháp của
chứng từ kế toán lưu trữ .
- Chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp chứng từ kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại thì Vietcombank - Hưng Yên
phải có
biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy
hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần lưu trữ ở cả
hai nơi
thì một trong hai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp.
- Các nội dung khác về lưu trữ chứng từ kế toán như: nơi lưu trữ, thời điểm và thời hạn lưu trữ, tiêu hủy chứng từ kế toán hết thời hạn lưu trữ.... được thực
hiện theo
quy định của Luật Kế toán, Nghị định hướng dẫn Luật Kế toán và quy định của
Vietcombank - Hưng Yên Nhà nước về lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.
2.2.3. Tổ chức vận dụng chế độ tài khoản kế toán
Căn cứ Luật các Tổ chức tín dụng số 07/1997/QH10 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 12/12/1997 và Luật số 20/2004/QH11 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 15/06/2004 về việc bổ sung một số điều của Luật các Tổ chức tín dụng;
Thông tư số 49/2014/TT-NHNN ngày 31 tháng 12 năm 2014 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của Chế độ báo cáo tài chính đối với các tổ chức tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 16/2007/QĐ-
hành kèm theo Quyết định số 16/2007/QĐ-NHNN ngày 18/4/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2018.
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được phê chuẩn theo quyết định số 1476/2001/QĐ- NHNN ngày 26/01/2001 của Thống đốc Ngân hàng nhà nước Việt Nam.
Căn cứ quyết định 188/QĐ- NHNT.HĐQT ngày 03/11/2004 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam về việc ban hành hệ thống tài khoản
kế toán của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Căn cứ thông tư số 10/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
Phạm vi áp dụng:
Hệ thống tài khoản kế toán này áp dụng tại Hội sở chính và các đơn vị thành viên của NHNT (các Chi nhánh trực thuộc hạch toán phụ thuộc và Công ty trực thuộc
hạch toán độc lập) sử dụng hệ thống tài khoản của các TCTD do Thống đốc Ngân
Cấu trúc tài khoản kế toán:
Tài khoản sổ cái:
Tài khoản sổ cái của Vietcombank - Hưng Yên Ngoại thương Việt Nam được xây dựng gồm 19 ký tự theo cấu trúc như sau:
NNNN.NNN.NNN.NNNNNNNNN
Tài khoản cấp III NHNN (04 ký tự số)
---► Ký hiệu mã Chi nhánh (03 ký tự số) ---Sốhiệu tài khoản tổng hợp (09 ký tự số)
Trong đó:
Tài khoản cấp III NHNN được mở theo quy định tại Hệ thống tài khoản các Tổ chức tín dụng ban hành kèm theo tại thông tư Số: 19/2016/TT-NHNN ngày 22/10/2016 của Thống đốc NHNN Việt Nam
Ký hiệu mã Chi nhánh được quy định tại Phụ lục 01
Ký hiệu mã ngoại tệ bằng chữ được quy định tại Phụ lục 04. Số hiệu tài khoản được quy định như sau:
^ Loại 1: Tài sản Nợ (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từ số 1).
^ Loại 2: Tài sản Có (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từ số 2).
^ Loại 3: Vốn và các quỹ (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từ số 3).
^ Loại 4: Phát hành tiền và nợ phải trả (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từ số 4).
^ Loại 5: Tài khoản thanh toán (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từsố 5).
^ Loại 6: Vốn chủ sở hữu (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từ số6).
^ Loại 7: Thu nhập (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từ số 7).
^ Loại 8: Chi phí (Số hiệu tài khoản được bắt đầu từ số 8).
^ Loại 9: Tài khoản ngoại bảng (Số hiệu được bắt đầu từ số 9).
2.2.4. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp
Các mẫu sổ, bảng kê sử dụng trong kế toán trên máy vi tính, cách thức ghi