Hoạt động hỗ trợ tín dung là hoạt động không thể thiếu trong quy trình cấp tin dụng, bám sát kiểm soát tình hình sử dụng quy mô tín dụng được cấp của khách hàng, vì vậy nội dung của hoạt động HTTD được bóc tách thành hai phần (Trước Giải ngân & Sau giải ngân), cụ thể như sau:
1.2.2.1. Hoạt động HTTD trước giải ngân
Thứ nhất, là đầu mối tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, luân chuyển chứng từ
Tiếp nhận đầy đủ hồ sơ tín dụng sau khi hồ sơ của khách hàng đã có văn bản phê duyệt tín dụng (hoặc văn bản đồng ý cho vay) từ cán bộ tín dụng phụ
16
trách quản lý khách hàng.
Kiểm soát tính tuân thủ, tính hợp lệ, tính đầy đủ của bộ hồ sơ tín dụng theo đúng các qui định hiện hành của pháp luật và các qui định của Ngân hàng Nhà nước cũng như các qui định nội bộ của Ngân hàng, phản hồi tình trạng thiếu đủ danh mục hồ sơ/hợp đồng lấy số hồ sơ/ hợp đồng.
Phối hợp cùng cán bộ tín dụng trong việc bổ sung, hoàn thiện các chứng từ thiếu (cán bộ tín dụng chịu trách nhiệm chính).
Luân chuyển hồ sơ, scan hồ sơ tín dụng, chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ tín dụng đã nhận bàn giao và lưu hồ sơ gốc theo quy định.
Thứ hai, thực hiện các thủ tục hoàn thiện thế chấp tài sản bảo đảm của khách hàng nhập kho lưu trữ tại Ngân hàng:
Soạn thảo hợp đồng tín dụng, hợp đồng cho vay,... chịu trách nhiệm về tính chính xác, rõ ràng, đầy đủ, xác thực, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ tín dụng đã soạn thảo bao gồm:
Hồ sơ tín dụng: Hợp đồng tín dụng/Phụ lục Hợp đồng tín dụng, Khế ước nhận nợ; Đề nghị giải ngân, Ủy nhiệm chi/Giấy lĩnh tiền mặt/Giấy lĩnh tiền mặt 3 bên.. (với các hình thức khác như Bảo lãnh, L/C, chiết khấu có các giấy tờ tương đương.)
Hồ sơ tài sản: Hợp đồng thế chấp/Phụ lục hợp đồng thế chấp, Biên bản định giá tài sản bảo đảm, Đơn đăng ký giao dịch bảo đảm
HTTD là đại diện của Ngân hàng trình ký các chứng từ tín dụng với Khách hàng tại trụ sở của Ngân hàng hoặc phòng Công chứng
Thực hiện các thủ tục liên quan đến tài sản đảm bảo theo đúng qui định hiện hành của pháp luật (Đi đăng ký giao dịch bảo đảm tại Văn phòng đăng ký Đất đai đối với bất động sản hoặc Đăng ký online với Ô tô..)
Tiến hành nhập kho, lưu trữ tài sản bảo đảm của khách hàng tại Kho quản lý tài sản bảo đảm của ngân hàng, quản lý tài sản trên các phân hệ quản
17
lý cũng như hệ thống kho quản lý tài sản của Ngân hàng theo địa điểm cụ thể được quy định.
Thứ ba, hạch toán mở hạn mức tín dụng cho khách hàng theo quy mô tín dụng đã được phê duyệt cấp tín dụng.
Đây là bước quản lý quy mô tín dụng được hạch toán trên các phân hệ theo dõi của Ngân hàng, nhờ đó các bộ phận liên quan có thể tra cứu được dư nợ tín dụng khách hàng đã sử dụng so với quy mô tín dụng được cấp tương ứng.
Qua kiểm tra các hồ sơ tín dụng đã được cung cấp và lưu trữ, đồng thời hoàn thiện thủ tục thế chấp đăng ký giao dịch tài sản bảo đảm của khách hàng tại Ngân hàng, đảm bảo chính sách nhận và quản lý tài sản bảo đảm đ ã quy định, khách hàng được cấp quy mô tín dụng tương ứng theo văn bản phê duyệt đã ban hành.
Thứ tư, hạch toán các bút toán giao dịch thực hiện sử dụng quy mô tín dụng của khách hàng.
Hoạt động này rất đa dạng như: giải ngân cho vay, mở hạn mức thấu chi, phát hành bảo lãnh, thanh toán L/C, bao thanh toán, chiết khấu, Nhờ thu,.... Là các giao dịch phát sinh hàng ngày của khách hàng tại Ngân hàng. HTTD phối hợp với các bộ phận liên quan tiếp nhận hồ sơ mục đích sử dụng hạn mức tín dụng được cấp, từ đó kiểm tra tính chính xác, hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, hồ sơ, áp dụng các tiêu chí đánh giá, quy định sản phẩm, quy chế cho vay,.. Của Ngân hàng và quy định của Pháp luật để thực hiện hoặc từ chối giao dịch mà khách hàng đề nghị.
1.2.2.2. Hoạt động HTTD sau giải ngân
Thứ nhất, theo dõi khoản vay/bảo lãnh/L/C... đến hạn thanh toán/tất toán và thông báo cho cán bộ tín dụng điều chỉnh kỳ hạn trả nợ sau khi có phê duyệt, điều chỉnh lãi suất trên hệ thống đồng thời nhập và quản lý dữ liệu các khoản vay trên hệ thống phần mềm.
Chỉ tiêu Cán bộ Tín dụng Cán bộ HTTD
18
Bên cạnh đó, cán bộ HTTD tiếp nhận/thực hiện sao kê danh sách khách hàng đến hạn thanh toán/tất toán khoản cấp tín dụng, gửi thông tin tới cán bộ tín dụng và các bên liên quan theo dõi, giám sát quá trình thanh toán dư nợ của khách hàng hàng tháng, hàng quý.
Mặt khác khi khi đến hạn/hoặc phê duyệt điều chỉnh lãi suất của cấp phê duyệt, cán bộ HTTD phải điều chỉnh lãi suất, soạn thảo, gửi đề nghị hạch toán thu nợ: gốc, lãi, phí (nếu có), điều chỉnh kỳ hạn/số tiền thanh toán tới khách hàng theo nội dung phê duyệt.
Hàng tháng, tiếp nhận từ các đơn vị chức năng, gửi danh sách đến hạn thực hiện kiểm tra tuân thủ điều kiện tín dụng khách hàng, phối hợp với cán bộ tín dụng hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
Khi tới thời hạn kết thúc quy mô tín dụng được cấp hoặc khách hàng đã tất toán toàn bộ dư nợ tại Ngân hàng, cán bộ HTTD thực hiện thủ tục tất toán/xóa chấp/bàn giao hồ sơ TSBĐ cho khách hàng tất toán khoản vay.
Thứ hai, Quản lý và thực hiện các loại báo cáo:
Thực hiện các báo cáo liên quan đến tín dụng: báo cáo quá hạn và trích lập dự phòng, báo cáo dư nợ, bảo lãnh, tài sản đảm bảo, lãi suất; báo cáo kiểm kê hồ sơ tín dụng và tài sản bảo đảm.. .hoặc các báo cáo tín dụng khác theo yêu cầu.
Thứ ba, lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định
Quản lý, sắp sếp, bảo mật và lưu trữ tòan bộ hồ sơ tín dụng khách hàng, lưu giữ và quản lý hồ sơ tín dụng, thực hiện các thủ tục xuất nhập và quản lý tài sản đảm bảo theo đúng qui trình của Ngân hàng;
Thứ tư, hỗ trợ cung cấp thông tin, hồ sơ theo yêu cầu đối với Kiểm toán, phòng ban giám sát tín dụng.
Thứ năm, tham gia hoàn thiện các quy trình nội bộ, các dự án nhằm tăng chất lượng hoạt động HTTD. Chủ động đề xuất các ý kiến để điều chỉnh, sửa
19
đổi quy trình nhằm tăng cường năng suất và chất lượng hoạt động HTTD.
Trên thực tế, đối với một số ngân hàng, bên cạnh năm mảng công việc trên, hoạt động HTTD còn thực hiện thêm một số hoạt động khác như:
• Tham gia thẩm định và định giá/ định giá lại tài sản đảm bảo: Nghiệp vụ này là công việc của Chuyên viên Quan hệ Khách hàng tại các ngân hàng như Lienviet Post Bank, PGBank.. về cơ bản, các Ngân hàng thương mại khác sẽ phân giao cho Chuyên viên Quan hệ Khách hàng, chuyên viên Thẩm định hoặc Đơn vị định giá độc lập bên ngoài phụ trách về việc định giá;
• Bán chéo sản phẩm: Với nhiều Ngân hàng, để đẩy mạnh phát triển kinh doanh, tăng trưởng dư nợ khách hàng mới, Ngân hàng giao thêm chỉ tiêu Bán chéo cho Bộ phận HTTD như: Bảo hiểm, huy động tiền gửi, phát hành trái phiếu Ngân hàng, mở tài khoản cá nhân, tài khoản doanh nghiệp số đẹp, thẻ tín dụng ,...
1.2.3 Phân biệt nhiệm vụ và quyền hạn của Cán bộ tín dụng và cán bộ HTTD Cùng tham gia vào quy trình tín dụng và hoạt động chính là hoạt động tín dụng nhưng Cán bộ tín dụng và cán bộ HTTD có những nhiệm vụ và quyền hạn nhất định và tách bạch theo chức năng và nhiệm vụ được quy định rõ tại mô tả vị trí công việc và tại các quy định được phân định cụ thể trong quy trình tín dụng.
Tùy từng Ngân hàng mà nhiệm vụ của Cán bộ tín dụng và cán bộ HTTD được quy định khác nhau, tuy nhiên nhìn chung nhiệm vụ của 2 vị trí này có những điểm khác biệt về nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
Nhiệm vụ
Tìm kiếm, phát triển, thu thập hoàn thiện Hồ sơ trình cấp Phê duyệt Tín dụng
Không phải tìm kiếm KH, thực hiện hạch toán và tác nghiệp dựa trên Phê duyệt đã có sẵn.
Chăm sóc KH, trao đổi nắm bắt nhu câu của KH, trình phê duyệt điều chỉnh lãi suất, kỳ hạn, giám các loại phí, mức phí
Chỉ thực hiện hạch toán giảm lãi suất, điều chỉnh tài khoản vay khi có Phê duyệt giảm của cấp Phê duyệt
Không phải lưu trữ hỗ sơ, chỉ báo cáo kết quả kinh doanh thông qua báo cáo biến động số dư hàng tháng, hàng quý
Lưu trữ hồ sơ, thực hiện các báo cáo liên quan đến dư nợ, tỷ lệ nợ quá hạn, theo dõi thu nợ,...
Quyền hạn
Trao đổi với KH về mức lãi suất áp dụng, áp dụng mức phí cao hơn so với mức phí ban hành chung của toàn hàng
Chỉ thực hiện nghiệp vụ khi có phê duyệt đúng với quy trình quy định được ban hành Chịu trách nhiệm về tính xác thực, đúng đắn, chính xác với những hồ sơ đã thu thập và tổng hợp từ KH. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ soạn thảo và các bút toán hạch toán trên hệ thống
Cân có sự phân chia rõ ràng như vậy bởi lẽ:
Thứ nhất, nếu Cán bộ tín dụng tham gia vào tất cả các bước trong quy trình tín dụng sẽ không tránh khỏi được tiêu cực về rủi ro đạo đức khi thâu tóm cả quá trình từ thu thập hồ sơ cho tới khi KH tất toán khoản vay tại Ngân hàng. Cân phải có nhiều bộ phận tham gia cùng đối chiếu và kiểm soát để giảm thiểu rủi ro gian lận trong quá trình sử dụng quy mô tín dụng được cấp. Thứ hai, nhân lực ngành Ngân hàng thường xuyên biến động quanh năm và có xu hướng chuyển dịch từ các ngân hàng TMCP nhỏ sang các NH TMCP lớn hơn và ngược lại. Do đó cân phân công cán bộ HTTD lưu trữ hồ sơ cũng
21
như theo dõi các khoản vay của KH để đảm bảo khi cán bộ Tín dụng nghỉ việc, KH vẫn có thể quan hệ và giao dịch với Ngân hàng một cách bình thường mà không bị ảnh hưởng bởi việc Cán bộ tín dụng nghỉ việc nắm bắt được mọi thông tin về hồ sơ tín dụng của KH.
Thứ ba, mỗi vị trí đều có chức năng và nhiệm vụ khác nhau được quy định rõ ràng trong mô tả vị trí công việc cụ thể, điều này sẽ chuyên môn hóa các khâu trong quy trình tín dụng, bảo đảm công việc không bị quá tải ở môt phía như Cán bộ Tín dụng hay cán bộ HTTD. Áp lực công việc sẽ được san sẻ và chuyên môn hóa nên hiệu quả công việc sẽ cao hơn, cán bộ Tín dụng chỉ tập trung vào việc tìm kiếm và chăm sóc KH còn cán bộ HTTD sẽ dựa vào hành lang các quy định, quy trình, hướng dẫn để quản lý hồ sơ tín dụng của KH, áp dụng các chính sách, sản phẩm tín dụng, quy chế, quy định để hạch toán, theo dõi và quản lý tình hình sử dụng quy mô tín dụng của KH.
Sự phân công rõ ràng này còn bảo đảm khi có rủi ro tín dụng xảy ra, khi đã kiểm tra đánh giá rủi ro xảy ra ở khâu nào, bước nào trong quy trình tín dụng sẽ đối chiếu với chức năng nhiệm vụ của cán bộ xử lý bước nghiệp vụ đó để phân chia trách nhiệm khi có rủi ro tín dụng xảy ra.
1.3. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG HTTD1.3.1. Quan điểm về hiệu quả hoạt động HTTD