2.2.1.1 Thực hiện trình tự, thủ tục khi tiến hành một cuộc thanh tra tại chỗ NHTM tại chi nhánh NHNN TP. Hà Nội
a. Những thủ tục để tiến hành một cuộc thanh tra của TTNH
Để tiến hành một cuộc thanh tra tại chỗ, yêu cầu bắt buộc phải thành lập Đoàn thanh tra.
Đoàn thanh tra ngân hàng là một tổ chức được thành lập theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền trong hệ thống Ngân hàng nhà nước, để tiến hành các cuộc thanh tra về hoạt động ngân hàng hoặc thanh tra giải quyết khiếu nại tố cáo trong ngành Ngân hàng theo qui định của pháp luật.
* Đối với người ra quyết định thanh tra
Theo quy định của Luật thanh tra, Chánh thanh tra Chi nhánh là người ra quyết định thanh tra và thành lập Đoàn thanh tra để thực hiện quyết định thanh tra hoặc phân công Thanh tra viên chuyên ngành thực hiện nhiệm vụ thanh tra các tổ chức tín dụng trên địa bàn thành phố Hà Nội. Khi xét thấy cần thiết Giám đốc Chi nhánh ra quyết định thanh tra và thành lập Đoàn thanh tra.
- Ban hành quyết định thanh tra:
+ Chọn nội dung ra quyết định thanh tra:
Để chuẩn bị cho việc ban hành quyết định thanh tra, trước hết Chánh thanh tra hoặc Giám đốc Chi nhánh lựa chọn nội dung thanh tra. Nội dung thanh tra căn cứ vào chương trình kế hoạch thanh tra của Thống đốc NHNN và đề cương thanh tra của Thanh tra NHTW; căn cứ tình hình hoạt động của từng tổ chức tín dụng, yêu cầu giải quyết khiếu nại tố cáo và căn cứ vào
nhiệm vụ được cấp trên giao. Nội dung thanh tra có thể là thanh tra toàn diện hoặc theo chuyên đề đối với các hoạt động của ngân hàng thương mại.
Sau khi đã lựa chọn nội dung thanh tra, Chánh thanh tra Chi nhánh phân công cán bộ thanh tra thu thập thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định thanh tra. Thông thường, cán bộ chuyên quản ngân hàng thương mại được thanh tra là người được phân công thu thập thông tin, tài liệu cần thiết với nội dung thanh tra mà người ra quyết định thanh tra đã lựa chọn.
+ Chọn lực lượng thanh tra:
Trước hết Chánh thanh tra hoặc Giám đốc Chi nhánh lựa chọn Thanh tra viên chính hoặc Thanh tra viên làm Trưởng Đoàn thanh tra, yêu cầu đối với Trưởng Đoàn thanh tra là:
• Chấp hành tốt đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; Nắm được chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước để vận dụng vào hoạt động thanh tra; Am hiểu tình hình kinh tế - xã hội; Nắm chắc qui trình nghiệp vụ thanh tra; Có khả năng tổ chức và tập hợp quần chúng để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; Có năng lực phân tích tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động quản lý ở cấp cơ sở.
• Phẩm chất đạo đức tốt.
• Có trình độ hiểu biết ở mức tiêu chuẩn nghiệp vụ của các cấp thanh tra viên, tương ứng với chức trách, nhiệm vụ được giao theo qui định khi lãnh đạo Đoàn thanh tra: nắm được nguyên tắc, chế độ quản lý kinh tế..., qui trình nghiệp vụ thanh tra.
Sau khi đã chọn Trưởng Đoàn thanh tra, Chánh thanh tra Chi nhánh trao đổi với trưởng đoàn về lựa chọn nhân sự: về số lượng, chất lượng,
chuyên môn, có cần trưng tập cán bộ hay dùng cộng tác viên thanh tra hay không.
+ Ra quyết định thanh tra:
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các nội dung ở trên, Chánh thanh tra Chi nhánh hoặc Giám đốc Chi nhánh ra quyết định thanh tra bằng văn bản. Quyết định thanh tra phải ghi rõ các nội dung:
• Căn cứ pháp lý để thanh tra;
• Đối tượng, nội dung, phạm vi, nhiệm vụ thanh tra; • Thời hạn tiến hành thanh tra;
• Trưởng Đoàn thanh tra và các thành viên khác của Đoàn thanh tra. - Chỉ đạo chặt chẽ Đoàn thanh tra tiến hành cuộc thanh tra:
• Chánh thanh tra Chi nhánh chỉ đạo Đoàn thanh tra xây dựng kế hoạch tiến hành thanh tra. Sau khi Đoàn thanh tra xây dựng xong kế hoạch thanh tra, Chánh thanh tra Chi nhánh phê duyệt kế hoạch, tạo điều kiện kinh phí, phương tiện, vật chất cho đoàn thanh tra hoạt động thuận lợi.
• Chánh thanh tra Chi nhánh tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra các hoạt động của Đoàn thanh tra. Việc chỉ đạo, kiểm tra của lãnh đạo đối với Đoàn thanh tra giúp đoàn thanh tra khắc phục kịp thời những thiếu sót, tháo gỡ những vướng mắc, đảm bảo cho cuộc thanh tra đạt được mục đích, yêu cầu đề ra.
b. Các bước tiến hành của một cuộc thanh tra tại chỗ
Trình tự tiến hành một cuộc thanh tra gồm 3 bước:
- Chuẩn bị thanh tra. - Trực tiếp thanh tra. - Kết thúc thanh tra.
Các bước trong trình tự thanh tra có liên quan với nhau. Bước trước tạo tiền đề để tiến hành bước sau. Bước sau nhằm tiếp tục và hoàn thiện bước trước, đảm bảo cho cuộc thanh tra đạt mục đích, yêu cầu.
- Bước 1: Chuẩn bị thanh tra:
Chuẩn bị thanh tra được tính từ khi có quyết định thanh tra cho đến khi Đoàn thanh tra công bố quyết định thanh tra tại cơ quan đối tượng thanh tra.
Nội dung các bước chuẩn bị gồm:
+ Nghiên cứu, quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung cuộc thanh tra.
Quyết định thanh tra dược triển khai tới các thành viên trong Đoàn thanh tra. Đoàn thanh tra tổ chức nghiên cứu, quán triệt quyết định thanh tra, nguồn gốc và tài liệu làm căn cứ ra quyết định thanh tra để xác định trọng tâm, trọng điểm, phương pháp tiến hành cuộc thanh tra.
+ Thu thập thông tin cần thiết.
Các thành viên trong Đoàn thanh tra tiến hành thu thập những thông tin cần thiết trong thời gian ngắn. Các thông tin cần thu thập gồm:
• Những chỉ số phân tích qua giám sát từ xa hàng tháng (được coi là việc quan trọng nhất). Thông tin, tài liệu này là một kênh thông tin quan trọng giúp Chánh thanh tra Chi nhánh hoặc Giám đốc Chi nhánh ra quyết định nội dung thanh tra; giúp Đoàn thanh tra xác định đúng trọng tâm, trọng điểm của cuộc thanh tra, nâng cao chất lượng, hiệu quả của cuộc thanh tra.
• Những mặt mạnh, tồn tại của đối tượng thanh tra và các kiến nghị của Thanh tra ngân hàng qua các lần thanh tra trước.
• Báo cáo kết quả chỉnh sửa sau kết luận và kiến nghị thanh tra của đối tượng thanh tra.
• Các luồng thông tin khác: nguồn thông tin tố giác do khách hàng, hay cán bộ ngân hàng gửi đến Thanh tra Chi nhánh; các thông tin nêu trên công luận báo chí về những tiêu cực, vi phạm của đối tượng thanh tra...
• Thu thập các văn bản qui định chính sách, cơ chế quản lý liên quan đến đối tượng thanh tra và nội dung thanh tra.
+ Xây dựng và trình duyệt kế hoạch tiến hành cuộc thanh tra:
Trưởng đoàn thanh tra dự thảo và hoàn chỉnh kế hoạch thanh tra trình người ra quyết định thanh tra phê duyệt. Kế hoạch thanh tra phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
• Nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, trọng tâm, trọng điểm của cuộc thanh tra. Đây chính là căn cứ để Trưởng Đoàn thanh tra điều hành cuộc thanh tra.
• Xác định đối tượng, đối tượng có liên quan đến cuộc thanh tra.
• Nêu phương pháp tiến hành thanh tra chung và các biện pháp chủ yếu thực hiện từng nội dung.
• Tiến độ thực hiện từng nội dung công việc và tiến độ của cả cuộc thanh tra. • Dự kiến các tình huống, tìm các biện pháp hạn chế hoặc xử lý tình huống. • Dự kiến phân công các nhóm và các thành viên trong Đoàn thanh tra. • Chế độ thông tin báo cáo.
• Các yêu cầu chuẩn bị về kinh phí, phương tiện, vật chất phục vụ cho cuộc thanh tra.
+ Tổ chức họp Đoàn thanh tra để triển khai.
Sau khi đề cương và kế hoạch thanh tra được duyệt, Trưởng đoàn thanh tra họp Đoàn để triển khai kế hoạch thanh tra. Nội dung họp Đoàn thanh tra gồm:
• Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung quyết định thanh tra và kế hoạch tiến hành cuộc thanh tra.
• Căn cứ nội dung thanh tra, tình hình hoạt động của tổ chức được thanh tra, các thông tin đã thu thập được và năng lực của từng đoàn viên trong Đoàn để phân công trách nhiệm cụ thể cho mỗi đoàn viên Đoàn thanh tra.
• Thống nhất những nội dung chủ yếu để xây dựng kế hoạch thanh tra cụ thể đối với đối tượng thanh tra.
• Thống nhất nội quy làm việc của Đoàn thanh tra.
+ Chuẩn bị đề cương yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo bằng văn bản
Đoàn thanh tra gửi trước đề cương yêu cầu cho đối tượng thanh tra chuẩn bị báo cáo.
Báo cáo theo đề cương của Đoàn thanh tra là yêu cầu bắt buộc đối với đối tượng thanh tra. Báo cáo của đối tượng thanh tra là một văn bản có giá trị pháp lý được lưu trữ trong hồ sơ cuộc thanh tra tại chỗ, là căn cứ để đánh giá mức độ thành khẩn, trung thực của đối tượng thanh tra.
Thông báo cho đối tượng thanh tra, yêu cầu chuẩn bị trước tài liệu để cung cấp lân đầu cho Đoàn thanh tra (không thông báo nếu là thanh tra đột xuất).
Xây dựng đề cương yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo phải đạt yêu cầu:
• Gợi ra những điểm thật sát với nội dung liên quan trực tiếp với nội dung cuộc thanh tra.
• Báo cáo phải có số liệu, đối tượng thanh tra tự đánh giá tổng quát đặc điểm, thuận lợi và khó khăn, nguyên nhân chủ quan, khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thanh tra, những tồn tại của đơn vị, kiến nghị và giải pháp.
• Đề cương không được để lộ ra những trọng tâm, trọng điểm và các biện pháp nghiệp vụ thanh tra để hạn chế sự bao che, chống đối của đối tượng thanh tra, trong đề cương thanh tra phải có quy định về thời hạn nộp báo cáo.
+ Chuẩn bị các loại mẫu văn bản:
Tuỳ theo từng nội dung thanh tra, Đoàn thanh tra chuẩn bị các loại mẫu văn bản cần thiết nhằm chủ động trong xử lý công việc, bảo đảm về mặt thời gian tiến độ thanh tra như: Biên bản công bố quyết định thanh tra; Phiếu yêu cầu; Biên bản bàn giao tài liệu; Biên bản kiểm tra, đối chiếu thực tế; Biên bản kiểm kê kho, quỹ... và các mẫu biểu theo qui định để lấy số liệu cho từng nội dung thanh tra.
+ Chuẩn bị kinh phí, phương tiện vật chất:
Đây là một trong những điều kiện cần thiết để Đoàn thanh tra thực thi công vụ. Việc chuẩn bị chu đáo sẽ hạn chế việc phát sinh phiền hà cho cơ quan, đơn vị thanh tra. Những điều kiện đó bao gồm:
• Kinh phí: Chuẩn bị kinh phí cần thiết phục vụ cho cuộc thanh tra như chi phí phô tô tài liệu; chi phí phục vụ công tác đối chiếu thực tế, xác minh số liệu, dự trù kinh phí thuê giám định và các chi phí phát sinh.
• Phương tiện đi lại, điều kiện ăn ở.
• Văn phòng phẩm, trang bị, thiết bị công tác: Máy tính, máy ảnh, máy ghi âm.
- Bước 2: Trực tiếp tiến hành thanh tra:
Trực tiếp tiến hành thanh tra được tính từ ngày công bố quyết định thanh tra tại đơn vị được thanh tra cho đến khi kết thúc việc thanh tra tại đơn vị.
Nội dung trực tiếp tiến hành thanh tra:
Phiên làm việc đầu tiên của Đoàn thanh tra với đối tượng thanh tra có nội dung chủ yếu là công bố quyết định thanh tra.
Thành phần tham dự phiên họp công bố quyết định thanh tra:
• Về phía Đoàn thanh tra: Trưởng Đoàn thanh tra, các thành viên trong đoàn thanh tra.
• Về phía đối tượng thanh tra: Ban giám đốc và lãnh đạo các Phòng, Ban, bộ phận có liên quan: Phòng kinh doanh; Phòng kế toán; Phòng kho quỹ; Phòng thẩm định - nguồn vốn; Ban kiểm soát nội bộ...
Trong một số cuộc thanh tra, Đoàn thanh tra có thể mời thêm các thành phần như: Giám đốc Chi nhánh, Chánh thanh tra Chi nhánh; Tổng Giám đốc NHTM (nếu đối tượng thanh tra là chi nhánh).
Nội dung buổi làm việc:
• Trưởng đoàn thanh tra công bố quyết định thanh tra, xuất trình quyết định thanh tra và thẻ thanh tra viên.
• Đoàn Thanh tra nghe đối tượng được thanh tra báo cáo những vấn đề cơ bản về tình hình đơn vị, những thành tích đạt được, những khó khắn vướng mắc và báo cáo bằng văn bản theo đề cương Đoàn thanh tra đã yêu cầu (có ký tên, đóng dấu).
• Trưởng đoàn thanh tra nêu những yêu cầu đối tượng thanh tra về cung cấp tài liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra (sơ đồ tổ chức, bảng cân đối kế toán định kỳ, báo cáo quyết toán, các báo cáo hoặc biên bản kiểm toán, biên bản thuế, áo cáo hoạt động kiểm soát nội bộ hiện có...)
• Thông báo và thống nhất kế hoạch, nguyên tắc làm việc giữa Đoàn thanh tra và đối tượng thanh tra; xác định rõ trách nhiệm của Ban giám đốc, lãnh đạo các Phòng, Ban, bộ phận và các nhân viên về việc cung cấp số liệu
và giải trình những vấn đề theo yêu cầu của Đoàn thanh tra đầy đủ, chính xác và kịp thời.
• Thống nhất lịch gặp gỡ với Ban giám đốc hoặc người có trách nhiệm chính của đối tượng thanh tra
• Trưởng Đoàn thanh tra đưa ra những yêu cầu đối với đối tượng thanh tra nhằm bảo đảm cho cuộc thanh tra được tiến hành thuận lợi, đúng trình tự, thời gian và tiến độ quy định như: yêu cầu bố trí địa điểm làm việc cho Đoàn thanh tra; sắp xếp cán bộ trực tiếp làm việc với Đoàn thanh tra.
Kết thúc buổi làm việc, Đoàn thanh tra lập và thông qua biên bản công bố quyết định thanh tra.
+ Thực hiện các nghiệp vụ thanh tra, kiểm tra:
Sau khi công bố quyết định thanh tra, các thành viên Đoàn thanh tra tiến hành các phần việc được giao.
Đoàn thanh tra yêu cầu đơn vị cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra thông qua các phiếu yêu cầu. Phiếu yêu cầu phải có số, ngày tháng, ghi rõ các tài liệu cần cung cấp, thời hạn cung cấp hồ sơ và được Trưởng đoàn hoặc Thanh tra viên trong Đoàn ký.
Khi đơn vị thanh tra cung cấp hồ sơ tài liệu theo yêu cầu, thành viên Đoàn thanh tra kiểm tra thực trạng tài liệu, chất luợng hồ sơ, tài liệu có đúng yêu cầu và bảo đảm đúng quy định của pháp luật hay không? Nếu thanh tra tài chính của NHTM thì tài liệu liên quan có thể mượn toàn bộ một lần, nếu kiểm tra tín dụng thì làm đến đâu, yêu cầu đối tượng thanh tra cung cấp tài liệu đến đó tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của đối tượng thanh tra. Các lần nhận hồ sơ, tài liệu đều được lập biên bản giao nhận.
Trong quá trình thanh tra tại chỗ của Thanh tra chi nhánh, chưa xảy ra hiện tượng thất lạc hoặc hư hỏng hồ sơ, tài liệu của đơn vị được thanh tra.
Phương pháp kiểm tra: thực hiện theo trình tự công việc đối với từng nội dung đã được xác định: phát hiện đến đâu yêu cầu chấn chỉnh ngay (nếu là sai phạm nhỏ) hoặc xử lý kịp thời và yêu cầu khắc phục ngay (nếu là sai phạm lớn).
Đối với cuộc thanh tra của TTNH , nếu nội dung thanh tra là thanh tra tín dụng thì phương pháp kiểm tra tài liệu là kiểm tra chi tiết trước rồi mới kiểm tra tổng thể; nếu nội dung là thanh tra tài chính thì phương pháp kiểm tra tài liệu thường đi từ kiểm tra tổng hợp, đến kiểm tra chi tiết.
Sau khi kiểm tra hồ sơ tài liệu, phát hiện những vấn đề chưa rõ ràng, có dấu hiệu sai phạm, Đoàn thanh tra yêu cầu đối tượng thanh tra giải trình, trả lời chất vấn để tìm hiểu rõ nguyên nhân. Đối với nội dung thanh tra tín dụng thông thường, thanh tra viên yêu cầu cán bộ tín dụng quản lý hồ sơ món vay