Hiện nay, số lĩnh vực, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thị xã Dĩ An thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông là
237 TTHC/30 lĩnh vực, trong đó có 93 TTHC liên thông; tại UBND các
phường thực hiện từ 109-114 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền, trong đó có 30TTHC liên thông.
Các dịch vụ hành chính công tại UBND thị xã Dĩ An bao gồm các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thị xã bao gồm các lĩnh vực sau:
Lĩnh vực Tôn giáo, lĩnh vực Thi đua – Khen thưởng, lĩnh vực Tổ chức – Hoạt
động Hội, Lĩnh vực Giải quyết khiếu nại – Tố cáo, Lĩnh vực Hành chính tư
pháp, Lĩnh vực Chứng thực, Lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn,
Lĩnh vực Lưu thông hàng hóa trong nước, Lĩnh vực Công nghiệp tiêu dùng,
Lĩnh vực Quản lý công sản, lĩnh vực Thành lập và hoạt động của hợp tác xã,
lĩnh vực Thể thao, lĩnh vực Văn hóa, lĩnh vực Quy hoạch Xây dựng, lĩnh vực
Xây dựng, Lĩnh vực Môi trường, Lĩnh vực Người có công, Lĩnh vực Bảo trợ xã
hội, Lĩnh vực lao động, Lĩnh vực Công tác chăm sóc bảo vệ trẻ em, Một số thủ
tục hành chính khác.
3.1.2Thực trạng hoạt động cung cấp dịch vụ hành chính công tại UBND thị xã Dĩ An UBND thị xã Dĩ An
3.1.2.1 Cơ sở vật chất
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thị xã được trang bị khá đầy đủcơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc thực thi nhiệm vụ, như: Bố trí quạt máy, máy lạnh, nước uống, ghế ngồi chờ, bàn, viết, hòm thư góp ý, kệ công khai các TTHC, văn bản pháp luật liên quan, giá để báo chí, hệ thống phân phối số thứ tự, bảng điều khiển thể hiện số thứ tự, gọi số tự động, hệ thống máy tính (01 máy vi tính/công chức) kết nối internet được trang bị phần mềm quản lý hồsơ hành chính.
Hệ thống máy quét mã vạch hồ sơ được lắp đặt ngay tại Bộ phận tiếp nhận hồsơ và trả kết quả thị xã, khi người dân đến nộp hồ sơ được công chức tại Bộ phận tiếp nhận in một biên nhận hồsơ có mã vạch. Khi đến ngày hẹn lấy hồ sơ, người dân chỉ cần đưa biên nhận vào máy quét mã vạch là có ngay thông tin về tình trạng hồsơ của mình khi đó chỉ có việc lấy số thứ tự chờđến lượt mình để nhận.
UBND thị xã đã triển khai hoàn tất các dự án ứng dụng công
nghệ thông tin đã được phê duyệt và trang bị các phần mềm tác nghiệp
cơ bản liên quan đến các dịch vụ công trọng điểm, như: Phần mềm giải
quyết hồsơ hành chính liên quan đến các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản
đồ, xây dựng, đăng ký kinh doanh, hành chính tư pháp, giải quyết đơn thư, xử lý vi phạm hành chính, có 97/128 TTHC áp dụng tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của UBND thị xã được xây dựng quy trình tác nghiệp trên phần mềm giải quyết hồ sơ hành chính. Đồng thời ứng dụng
phần mềm quản lý văn bản tại 12 cơ quan chuyên môn và 7 phường.
Hiện tại 100% TTHC và các biểu mẫu dưới dạng điện tử liên kết, tích hợp trên website của UBND thị xã phục vụ cho tổ chức, công dân có thể dễ dàng tìm thấy, có thể tải về từ website của UBND thị xã và khi nộp vào được chấp nhận.
3.1.2.2 Năng lực của nhân viên
Công chức, nhân viên hợp đồng lao động của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả là lực lượng cán bộ trẻ, đủnăng lực, kiến thức và am hiểu chuyên môn, có trình độứng dụng tin học, gồm có 14 người (6 biên chế, 08 hợp đồng), trong đó biên chế, hợp đồng được giao cho Văn phòng
HĐND – UBND thị xã là 07 người (5 biên chế, 02 hợp đồng) và điều
động 07 công chức, nhân viên (01 biên chế, 06 hợp đồng) từcác cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thị xã để bố trí tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức được thực hiện thường xuyên việc phát triển cán bộ trẻ được chú trọng quan tâm, công tác luân chuyển cán bộđược thực hiện khoa học, hợp lý.
3.1.2.3 Thái độ phục vụ
Thường xuyên tổ chức các hoạt động chuyên đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức HồChí Minh qua đó tạo sự chuyển biến tích cực về nhận thức và nâng cao tinh thần trách nhiệm, hiệu lực, hiệu quả, đổi mới phong cách làm việc, lề lối làm việc của cán bộ công chức, viên chức theo hướng gần dân, trọng dân, lắng nghe ý kiến của dân và có trách nhiệm với dân.
Trang bị hệ thống camera để ghi nhận và giám sát quá trình trao
đổi thông tin, hướng dẫn của nhân viên đối với người dân, từđó tạo mội
trường và điều kiện giám sát nhân viên phải có thái độ lịch sự và thân thiện khi tiếp xúc với người dân, tránh những phiền hà nhũng nhiễu cho người dân khi tiếp xúc giải quyết hồsơ.
3.1.2.4 Sự đồng cảm
Thực hiện công khai sốđiện thoại của lãnh đạo HĐND, UBND và
thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thị xã; bố trí thùng thư góp ý tại trụ sở
làm việc của UBND thị xã.
Ngoài ra, lãnh đạo UBND thị xã hàng tuần đều có các cuộc gặp
đối thoại trực tiếp với người dân nhằm quan tâm lắng nghe, chia sẻ các vấn đề bức xúc, nguyện vọng và giải trình kịp thời vướng mắc của nhân dân, tổ chức và các cá nhân đối với việc xử lý, giải quyết công việc hành chính của UBND thị xã.
Xây dựng chuyên mục “Hỏi – Đáp về thủ tục hành chính” trên
trang thông tin điện tử thị xã và Đài Truyền thanh nhằm giải đáp những
thắc mắc của người dân liên quan đến công tác giải quyết thủ tục hành chính tại thị xã Dĩ An.
3.1.2.5 Sự tin cậy
Tất cả các TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thị xã đều được niêm yết, công khai rõ ràng, cụ thể về trình tự, thủ tục, thành phần, số lượng hồsơ, thời gian giải quyết, phí và lệphí đối với từng loại TTHC tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả và qua Trang thông tin điện tử (website) của thị xã, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân tra cứu, thực hiện giao dịch.
Các TTHC và các biểu mẫu dưới dạng điện tử liên kết, tích hợp trên website của UBND thị xã phục vụ cho tổ chức, công dân có thể dễ dàng tìm thấy, có thể tải về từ website của UBND thị xã và khi nộp vào được chấp nhận.
Xây dựng hệ thống phần mềm quản lý hồsơ hành chính giúp quản
lý hồsơ hành chính, việc luân chuyển hồ sơ giữa giữa các cơ quan, cũng
như tránh việc thất lạc hồsơ.
3.1.2.6 Quy trình thủ tục
UBND thị xã Dĩ An có 12 cơ quan chuyên môn, 11 đơn vị trực
thuộc và 7 phường.
Số thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND thị
xã là 237/30 lĩnh vực, trong đó có 207 TTHC/25 lĩnh vực được tiếp nhận
và trả kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thị xã (theo Đề án 1036 của UBND tỉnh Bình Dương), 30 TTHC/5 lĩnh vực được thực hiện theo Đề án một cửa ngành dọc, trực tiếp tại 03 cơ quan (Phòng Giáo
dục và Đào tạo: 27 TTHC/3 lĩnh vực; Trung tâm Y tế: 1 TTHC/1 lĩnh
vực; Trạm Thú y: 2TTHC/1 lĩnh vực); 144 TTHC thực hiện theo cơ chế một cửa và 93 TTHC được phối hợp giải quyết theo cơ chế một cửa liên thông (9 TTHC liên thông với Sở, 30 TTHC liên thông với phường, 57 TTHC liên thông với Chi cục Thuế thị xã); 97 TTHC/6 lĩnh vực được áp dụng quy trình tác nghiệp trên phần mềm giải quyết hồsơ hành chính.
100% TTHC thuộc thẩm quyền được giải quyết theo quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Các quy trình giải quyết TTHC tại UBND thị xã đảm bảo thực
hiện đúng quy định của pháp luật, thường xuyên cập nhật văn bản quy
phạm pháp luật mới có hiệu lực thi hành và được niêm yết công khai rõ ràng tại trụ sở Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thị xã cũng như website của thị xã.