“Để áp dụng tốt cơ chế mộtcửa, Dự án CCHC TP Hồ Chí Minh đã trải qua một thời gian dài thử nghiệm nhiều phương pháp với những mô hình khác nhau tuỳ thuộc vào từng thời điểm và điều kiện kinh tế xã hội của thành phố. Và mô hình được thử nghiệm sau là sự cải tiến và nâng cấp của các mô hình thí điểm trước. 03 mô hình áp dụng cơ chế một cửa của Thành phố Hồ Chí Minh đó là: “Mô hình một cửa đơn giản”, “Tổ nghiệp vụ hành chính công”, “Tổ công tác liên ngành”, và “Mô hình một dấu”.
Nếu như “Mô hình một cửa đơn giản” đã khá thành công trong việc xây dựng được một đơn vị tổ chức đảm bảo việc nhận mọi yêu cầu và kết quả xử lý các yêu cầu dịch vụ công của nhân dân thì mô hình “Tổ nghiệp vụ hành chính công” là một nỗ lực tiếp theo nhằm tăng cường hiệu quả bên trong của đơn vị tổ chức đó thông qua việc tách và đưa ra các chức năng dịch vụ công của các phòng ban chức năng liên quan về đơn vị này. Mặt khác, “Mô hình một cửa đơn giản” và “Tổ nghiệp vụ hành chính công” được thiết kế và vận hành ở các cấp quận/huyện và phường xã hoặc trong một phạm vi sở/ngành riêng lẻ. Do vậy, việc áp dụng cơ chế một cửa đối với các yêu cầu dịch vụ hành chính công đòi hỏi sự tham gia của nhiều sở/ngành và các cấp quận/huyện cần có một mô hình mới, đó là “Tổ công tác liên ngành”.
Tính khả thi để nhân rộng mô hình: Các mô hình này có thể được nghiên cứu và áp dụng trên quy mô cả nước, đặc biệt là giải pháp về cáu trúc tổ chức và nhân sự, lĩnh vực dịch vụ và cơ sở vật chất. Đặc biệt đối với mô hình Tổ công tác liên ngành có thể được áp dụng cho tất cả các địa phương, đặc biệt những nơi đang nỗ lực thu hút đầu tư có liên quan đến đất đai. Ngoài ra, mô hình này là một mô hình tốt để phối hợp công tác giữa các Bộ, ngành trung ương với các UBND các tỉnh, tnành phíi trong việc giải quyết các thủ tục hành chính về đất đai và đầu tư Mô hình “Một dấu”: Khác với mô hình theo cơ chế một cửa, Mô hình Một dấu được triển khai trên cơ sở cấu trúc tổ chức sẵn có của UBND Quận/Huyện, nó không đòi hỏi phải thành lập một bộ phận mới, không đòi hỏi phải điều động
hoặc tuyển dụng nhân sự mới, không cần thành lập trụ sở mới và cung cấp trang thiết bị. Mô hình một dấu chủ yếu nhằm tác động vào chức năng,” nhiệm vụ cũng như mối quan hệ giữa các phòng ban chuyên môn. Đến nay, Thành phố HCM đã có 100% số quận/huyện triển khai Mô hình Một dấu. Thực hiện mô hình này đã mang lại những kết quả đáng ghi nhận sau:
- Đã hạn chế được số lượng văn bản ban hành ra ngoài UBND Quận/Huyện, và do đó hạn chế được sự chồng chéo, trùng lặp và mâu thuẫn trong nội dung các văn bản được ban hành.
- Nâng cao trách nhiệm của các Trưởng phòng, ban trong việc xử lý giải quyết các công việc thuộc chuyên môn, nghiệp vụ và ký ban hành các văn bản.
- Số lượng văn bản do Lãnh đạo UBND Quận/Huyện phải ký được giảm đáng kể, tạo điều kiện cho Lãnh đạo tập trung nhiều hơn vào việc giải quyết những lĩnh vực quan trọng như phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch đào tạo cán bộ, xây dựng và củng cố chính quyền.Hạn chế lãnh đạo phải giải quyết công việc mang tính chất sự vụ hàng ngày.
- Phân định rõ trách nhiệm và thẩm quyền giữa cơ quan có thẩm quyền chung và cơ quan có thẩm quyền chuyên môn.
Tính khả thi để nhân rộng mô hình: Các địa phương khác có thể nghiên cứu và áp dụng mô hình một dấu của TP HCM.
- Mô hình Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Sau khi triển khai mô hình Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại 33 cơ quan hành chính tại TP Hồ Chí Minh, có thể rút ra kết luận về kết quả và tác động của Mô hình như sau:
- Khách hàng được tôn trọng và được lắng nghe ý kiến; không những giải quyết đúng hẹn và đúng nội dung yêu cầu của khách hàng, cơ quan hành chính còn chủ động thực hiện thăm dò sự hài lòng của khách hàng để tạo cơ sở cho cải tiến chất lượng phục vụ công chúng.
- Đảm bảo các hồ sơ giao dịch hành chính được giải quyết đúng luật và đúng hạn; các thủ tục và quy trình hành chính đã được đơn giản, thuận tiện, giảm phiền hà cho khách hàng.
- Ý thức trách nhiệm của từng công chức trong bộ máy quản lý được nâng cao; phân công trách nhiệm cụ thể và rõ ràng giữa cán bộ công chức của từng khâu thực hiện quá trình tạo sản phẩm.
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được kiện toàn, cập nhật liên tục và đảm bảo tính phù hợp.
- Bộ máy hành chính được sắp xếp gọn nhẹ, khoa học, ít trung gian và đầu mối.
- Tạo cơ sở để cải tiến liên tục chất lượng trong dịch vụ hành chính. ISO 9001:2000 là một hệ thống quản lý tự hoàn thiện, cải tiến liên tục hướng tới sự hài lòng của khách hàng ngày càng cao, cải tiến phương pháp làm việc, sự phối hợp giữa các khâu, các bộ phận, các phòng ban; giải quyết được những trục trặc, giao diện giữa các cấp lãnh đạo và thừa hành.
Tính khả thi của việc nhân rộng mô hình:
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 là một công cụ quản lý phù hợpvà khả thi trong hoàn cảnh hiện nay của nước ta. Tiêu chuẩn này không đòi hỏi kinh phí quá nhiều, cơ sở hạ tâng, cơ sở vật chất quá cao, quá mức; không làm thay đổi cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính… Yếu tố quyết định sự thành công của mô hình quản lý này là sự quyết tâm của ban lãnh đạo và sự tham gia của mọi người trong cơ quan hành chính.
HTQLCL này áp dụng được đối với mọi thành phần kinh tế, mọi loại hình tổ chức, không phân biệt ngành nghề, sản phẩm, quy mô. Riêng đối với cơ quan hành chính nhà nước, HTQLCL có thể nhân rộng, áp dụng đối với tất cả các cơ quan từ trung ương đến cơ sở.
Trong quá trình duy trì HTQLCL, ngoài việc đảm bảo khả năng duy trì và định kỳ cập nhật phiên bản mới của ISO 9001:2000, cơ quan hành chính cần lưu ý đến mở rộng sản phẩm hay lĩnh vực áp dụng.
Mô hình Hệ thống quản lý theo kết quả (PMS).
Sau khi triển khai thí điểm tại 3 Sở và 2 Quận/Huyện tại TP Hồ Chí Minh, có thể rút ra kết luận đối với việc áp dụng mô hình PMS tại các cơ quan hành chính nhà nước như sau:
Việc thực hiện hệ thống quản lý theo kết quả (HTQLTKQ) được coi là khâu đột phá mới trong cách tiếp cận quản lý đối với công tác hành chính nhà nước và đã thu được những kết quả bước đầu đáng khích lệ. Cụ thể:
- Trong giai đoạn thiết kế, HTQLTKQ đã giúp đơn vị chủ trì hình dung ra tất cả điều kiện khó khăn và các điều kiện cần và đủ để thực hiện mục tiêu công việc. - Trong quá trình triển khai, có xây dựng hệ thống kiểm tra và giám sát các đầu ra xem có bị vướng mắc hay có gì phát sinh để có giải pháp giải quyết kịp thời.
- Chú trọng quản lý theo kết quả hơn là quản lý số lượng. Chất lượng nội dung công việc có tăng lên do có phân công tách bạch nhiệm vụ của các đơn vị liên quan.
- Cơ chế báo cáo khá đơn giản, súc tích và nhanh gọn, giúp lãnh đạo đánh giá nhanh kết quả.
- Thu thập số liệu để đánh giá kết quả hoàn thành có chính xác hơn, không dùng số liệu ước tính, không có cơ sở.- Công tác phối hợp nội bộ tốt và rõ ràng hơn.Tính khả thi để nhân rộng mô hình
Theo kết quả đánh giá, Mô nhình này có thể áp dụng được sang các đơn vị khác thuộc TP Hồ Chí Minh và áp dụng sang các Bộ, ngành trung ương và các tỉnh, thành phố khác trên cả nước. Đối với TP Hồ Chí Minh:- Nhân rộng theo chiều ngang: Mô hình này có thể được nhân rộng sang các đơn vị khác. Việc nhân rộng này có thể theo các bước và nội dung mà các đơn vị thí điểm đã tiến hành.
- Nhân rộng theo chiều dọc: Mô hình này có thể được nhân rộng ở cấp phường , xã. Tuy nhiên cần lưu ý đến trình độ, năng lực của đội ngũ cán bộ của cấp này. Có thể trong giai đoạn đầu, nên cử chuyên gia tư vấn ở cấp quận/huyện đến các phường/xã để xây dựng đề án HTQLTKQ và hướng dẫn cán bộ cơ sở cách thức triển khai.
Đối với các địa phương khác: Các địa phương hoàn toàn có thể xem xét để triển khai thí điểm HTQLTKQ tại địa phương mình trong thời gian sớm nhất. Điều quan trọng nhất để bắt đầu thí điểm là nên tổ chức tham quan, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm trước khi quyết định triển khai. Cần hết sức chú trọng đến sự cam kết và hỗ trợ của cấp lãnh đạo cao nhất của địa phương, đồng thời cần có những tính toán phù hợp trong việc bố trí ngân sách cũng như tranh thủ sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế để triển khai mô hình (Nguyễn Mạnh Cường, 2013).