dân cấp xã
Để đánh giá hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã một cách khách quan, tác giả tiến hành khảo sát thông qua ứng dụng Google Drive tạo Phiếu khảo sát công tác chứng thực [Phụ lục 1, 2] từ ngày 22 tháng 01 năm 2021 đến ngày 28 tháng 02 năm 2021 theo link
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeK9kSYidHg-
9gu5SPMptWOCDychfZkYz_O5op9dwrk9nqHzg/viewform?usp=sf_link
2.2.4.1. Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trên địa bàn huyện
Pháp luật về chứng thực quy định Ủy ban nhân dân Huyện có 7 nhóm nhiệm vụ, quyền hạn, tuy nhiên nhiệm vụ theo điểm c, d khoản 2 Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ về chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp.
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn.
Phòng Tư pháp huyện là cơ quan tham mưu Ủy ban nhân dân huyện trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực, hàng quý, Phòng Tư pháp tổ chức họp giao ban với công chức Tư pháp – Hộ tịch 16 xã, thị trấn, duy trì chế độ giao ban định kỳ hàng quý, đối với các xã bố trí 02 công chức Tư pháp – Hộ
tịch thì phải tham gia đủ cả hai. Đồng thời, Phòng Tư pháp cũng đưa tiêu chí dự giao ban đầy đủ, đúng thành phần vào tiêu chuẩn thi đua của ngành Tư pháp. Tại các buổi họp giao ban, công chức Tư pháp – Hộ tịch xã trao đổi nghiệp vụ, hồ sơ cụ thể để được hướng dẫn, đồng thời trao đổi kinh nghiệm, cách làm hay, cách xử lý tình huống giữa công chức Tư pháp – Hộ tịch xã với nhau, tạo mối quan hệ đoàn kết và hỗ trợ nhau giải quyết công tác tốt hơn. Đặc biệt, Phòng Tư pháp còn phối hợp công chức Tư pháp – Hộ tịch xã thành lập group zalo chuyên về chứng thực, nhằm tạo điều kiện cho công chức Tư pháp – Hộ tịch xã trong quá trình giải quyết hồ sơ nếu có khó khăn thì chủ động đưa thông tin lên group, chuyên viên Phòng Tư pháp hướng dẫn ngay, qua đó các xã, thị trấn khác cũng học hỏi kinh nghiệm và nâng cao nghiệp vụ.
Phòng Tư pháp cũng được Ủy ban nhân dân Huyện giao nhiệm vụ xây dựng bộ ngân hàng câu hỏi nhằm sát hạch người đủ điều kiện bổ nhiệm công chức Tư pháp – Hộ tịch, đây cũng là bước kiểm tra kiến thức chung trước khi bố trí công chức Tư pháp – Hộ tịch xã.
Nhằm kịp thời, kiểm tra cũng như bồi dưỡng nghiệp vụ cả về tư pháp lẫn hộ tịch, đảm bảo chức danh công chức Tư pháp – Hộ tịch xã có thể hỗ trợ nhau trong công tác, thay thế hoặc luân chuyển với nhau, Phòng Tư pháp định kỳ hàng năm tổ chức Hội thi tìm hiểu pháp luật xoay quanh các nhiệm vụ chính của Tư pháp nhằm kịp thời bổ sung kiến thức, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ Tư pháp.
Đối với văn bản nghiệp vụ về chứng thực như Nghị định số 23/2015/NĐ- CP và Thông tư số 01/2020/TT - BTP, Phòng Tư pháp chủ động mời Báo cáo viên là Trưởng, Phó Phòng Bổ trợ Tư pháp tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ và giải đáp thắc mắc cho công chức Tư pháp – Hộ tịch xã. Đây là dịp để công chức Tư pháp xã – thị trấn kịp thời phản ánh các vấn đề thực tế phát sinh, các vấn đề pháp luật quy định còn chồng chéo, chưa rõ ràng, chưa quy định có 100% công chức Tư pháp – Hộ tịch xã tham gia nghiêm túc và mạnh dạn trao đổi.
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực:
Phòng Tư pháp chủ động xây dựng các tài liệu hỏi đáp, các bài tuyên truyền phân biệt công chứng và chứng thực, khi chứng thực chữ ký cần phải mang theo giấy tờ gì, nếu cam đoan sai thì chịu hậu quả pháp lý gì...; xây dựng trang tuyên truyền trên zalo “Tư pháp Bình Chánh” kịp thời đưa thông tin hoạt động và các tài liệu tuyên truyền, trang tin xây dựng đầu 2019, đến nay có 114 bài tuyên truyền, bài, được 9.000 lượt người quan tâm chia sẻ, Trang tin cũng cung cấp số điện thoại của lãnh đạo và chuyên viên để người dân khi có nhu cầu cần tư vấn có thể liên hệ để được hỗ trợ.
Nhằm đánh giá hiểu biết của người dân về chứng thực, tác giả xây dựng 24 câu hỏi khái quát cơ bản về chứng thực. Tuy nhiên, qua 414 phiếu khảo sát, trong đó nông dân 37 phiếu chiếm tỷ lệ 9%; học sinh, sinh viên 55 phiếu chiếm tỷ lệ 13,3%, công nhân người lao động 122 phiếu chiếm tỷ lệ 29,5%; công chức, viên chức nhà nước 199 phiếu chiếm tỷ lệ 48,2%, tỷ lệ khảo sát trong cán bộ công chức chiếm khoảng 2/5 tổng số người [Phục lục 2]. Kết quả:
+ Chỉ có 60,6% người được khảo sát biết được công chứng và chứng thực khác nhau, trong khi quy định về công chứng có từ ngày 10 tháng 10 năm 1987 theo Thông tư 574/QLTPK của Bộ Tư pháp. Đến Luật Công chứng được ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2006, mở ra việc thành lập văn phòng công chứng tư thực hiện thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời cũng chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch (chủ yếu là bất động sản) từ Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp quận, huyện sang tổ chức hành nghề công chứng, hiện nay trên địa bàn huyện Bình Chánh có 7 văn phòng công chứng. Như vậy, việc người dân còn chưa hiểu sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản công chứng, chứng thực ảnh hưởng đến việc lựa chọn nơi giải quyết thủ tục hành chính, phục vụ nhu cầu người dân.
+ Về chứng thực sao y từ bản chính: khảo sát quan tâm đến hiểu biết của người dân về cơ quan có thẩm quyền chứng thực, cơ quan nào được người dân lựa chọn chứng thực nhiều nhất, khi thực thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính người dân xuất trình các loại giấy tờ gì, giá trị của bản sao đã được chứng thực sao y từ bản chính, người dân phải chịu trách nhiệm gì khi sửa chữa, giả mạo giấy tờ để thực hiện sao y bản chính, giấy tờ chứng thực bản sao từ bản chính không đúng quy định có giá trị hay không. Đây là những vấn đề cơ bản nhất của chứng thực sao y từ bản chính.
Kết quả: có đến 70,3% phiếu khảo sát lựa chọn tất cả các tổ chức: Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền chứng thực có thẩm quyền chứng thực sao y từ bản chính, người dân đã nắm bắt được việc các tổ chức hành nghề công chứng được giao một số quyền về chứng thực. Cơ quan mà người dân lựa chọn thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính nhiều nhất là Ủy ban nhân dân cấp xã (79,7%), chứng thực bằng cấp, hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy tờ khác đến 82,4% tổng các việc yêu cầu. Mặc dù, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không quy định rõ thời hạn sử dụng bao lâu, do tùy thuộc vào nhiều yếu tố, đồng thời khoản 2 Điều 3 quy định bản sao có giá trị thay thế bản chính, số ý kiến cho rằng bản sao đã chứng thực có thời hạn 6 tháng chiếm tỷ lệ rất lớn 52,2%, số ý kiến cho rằng không có quy định yếu thế hơn (23,4%), chưa bằng 1/2 ý kiến thời hạn 6 tháng. Kết quả này cho chúng ta thấy dù Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị số 17/CT- TTg ngày 20/6/2014 về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính nhưng nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính vẫn rất lớn, vừa do cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, vừa trong nhận thức của người dân. Việc người dân chủ yếu liên hệ Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực, đây cũng là vấn đề cần quan tâm có phương án giảm áp lực hoặc bố trí nhân sự phục vụ người dân tốt hơn. Đối với giấy tờ cần mang theo khi thực hiện chứng thực còn 41,1%
cho rằng chỉ mang theo bản chính, từ đó Ủy ban nhân dân cấp xã phải tính đến việc trang bị phương tiện để người dân photo giấy tờ cần chứng thực.
Việc sửa chữa giấy tờ bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp là hành vi vi phạm pháp luật, từ Nghị định số 76/2006/NĐ– CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp đã quy định phạt tiền để nâng cao tính răng đe và tùy thuộc mức độ bị xử lý vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Đến Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định
rõ “Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này
thì không có giá trị pháp lý” [8, khoản 1 Điều 7], áp dụng quy định này về
nguyên tắt không cần văn bản của bất kỳ cơ quan nào tuyên bố nó không có giá trị hay chỉ không còn giá trị chỉ khi cơ quan thực hiện chứng thực ra quyết định tuyên bố hủy bỏ, quyết định tuyên bố hủy bỏ phải được đăng trên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Về chứng thực hợp đồng mua bán quyền sử dụng đất, nhà ở tại Thành phố Hồ Chí Minh đã chuyển giao hoàn toàn cho tổ chức hành nghề công chứng từ 2011 theo Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND, tuy nhiên vẫn còn người dân cho rằng Ủy ban nhân dân xã nơi có đất hoặc Phòng Tư pháp chứng thực, đánh lo ngại là tình trạng hiện nay xuất hiện thêm thuật ngữ “công chứng vi bằng” hoặc “mua bán vi bằng”, đây là thuật ngữ do các “cò đất” đề ra nhằm đánh lạc hướng người dân, tạo sự tin tưởng của người dân việc mua bán là hợp pháp, đồng thời qua khảo sát có 6,1% người được khảo sát chọn Văn phòng Thừa phát lại được chứng thực.
- Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn, nhằm bảo đảm quyền, lợi ích của cá nhân, tổ chức
Ủy ban nhân dân huyện Bình Chánh rất quan tâm công tác chứng thực, do đây là lĩnh vực mà người dân liên hệ giải quyết thủ tục hành chính nhiều nhất, thời gian giải quyết trong ngày làm việc, đặc biệt trên địa bàn có một vài công ty, xí nhiệp yêu cầu số lượng lớn, lượng hồ sơ yêu cầu không tính bằng tờ mà thường tính bằng gram giấy A4, các xã, thị trấn phải hẹn nhận kết quả vào ngày làm việc tiếp theo. Đây cũng là khoản thu không nhỏ đối với các xã, thị trấn. Để đánh giá hoạt động chứng thực Ủy ban nhân dân xã, hàng năm Phòng Tư pháp huyện thực hiện kiểm tra chứng thực kết hợp với công tác kiểm tra chấm điểm thi đua của ngành tư pháp 100% các xã, thị trấn; công tác kiểm tra công tác chứng thực thực hiện từ việc niêm yết văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực, thủ tục hành chính, sổ chứng thực, hồ sơ lưu trữ, quyết định phân công nhiệm vụ, việc thu phí, đồng thời, kiểm tra quá tình tiếp nhận và trả kết quả. Quá trình kiểm tra thực tế trên tất cả hồ sơ chứng thực được lưu trữ, kiểm tra thực tế việc tiếp nhận và trả kết quả tại các xã.
Qua kiểm tra, các ghi sổ chứng thực bản sao từ bản chính giữa các xã chưa thống nhất, có xã ghi rất đơn giản, có xã ghi chi tiết.
Về cách ghi sổ chứng thực bản sao từ bản chính cột (4) Tên của bản chính giấy tờ, văn bản, có xã ghi rất đơn giản “TB số nhà”, có xã ghi chi tiết “TB số 213/TB-UBND ngày ... tháng …năm… của Ủy ban nhân dân huyện X”. Cách viết theo sau là cách viết đầy đủ nhất, tra cứu thông tin chính xác nhất, cách viết trước tuy vẫn ghi đầy đủ các thông tin theo sổ, tuy nhiên khi tra cứu giấy tờ bản chính thì chưa đủ thông tin để xác định bản chính. Thông qua xem xét, đánh giá hồ sơ thực tế, từ đó đánh giá tổng quan về việc áp dụng pháp luật về chứng thực đề ra chương trình tập huấn, bồi dưỡng sát với thực tế địa phương; đáp ứng nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính người dân.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền
Chưa phát sinh vấn đề khiếu nại, tố cáo trên địa bàn huyện Bình Chánh, hầu hết các thắc mắc của người dân đều được giải đáp thỏa đáng, cá biệt một vài trường hợp có gửi đơn phản ánh hoặc gặp trực tiếp lãnh đạo phản ánh về thái độ tiếp dân, thời gian chờ đợi quá lâu cũng được lãnh đạo xã, thị trấn giải thích cho người dân.
- Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định
Thực hiện chế độ báo cáo theo biểu mẫu Thông tư số 03/2019/TT–BTP ngày 20 tháng 3 năm 2019 của Bộ Tư pháp quy định một số nội dung về hoạt động thống kê của Ngành Tư pháp, định kỳ 6 tháng, năm và năm chính thức, Phòng Tư pháp đôn đốc các xã, thị trấn thực hiện. Từ 2020, việc báo cáo còn được thực hiện tực tuyến qua trang web https://thongke.moj.gov.vn/, bước đầu các xã, thị trấn còn lúng túng do chưa được tập huấn, hướng dẫn cụ thể. Để áp dụng thống nhất và phát huy hiệu quả, Bộ Tư pháp đã tổ chức biên soạn, xuất bản cuốn sách “Sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ công tác thống kê đối với Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã”. Theo đó, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ được cấp phát 01 quyển tài liệu để nghiên cứu và thực hiện.
2.2.4.2. Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương
Thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã bao bồm 06 nội dung:
- Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;
- Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
- Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định [18, khoản 2, Điều 43].
05/06 nội dung quản lý nhà nước gắn liền với thực hiện thủ tục hành chính và 01 nội dung về tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực. Quản lý nhà nước về chứng thực của cấp xã thể hiện từ khâu bố trí lựa chọn người phân công chức danh công chức Tư pháp – Hộ tịch, ngoài việc có bằng cấp chuyên môn cử nhân Luật, còn phải là người nhiệt tình, năng động, có kỹ năng giao tiếp, vận động, thuyết phục nhân dân, thực hiện phương châm trong cải cách hành chính “biết chào; biết cười; biết nghe dân nói; biết nói dân hiểu; biết làm dân tin; biết trách nhiệm; biết xin
lỗi” và rèn luyện 4 kỹ năng: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý công việc, kỹ năng