Thứ nhất, bố trí 01 công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện công tác chứng thực
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về mẫu sổ chứng thực bản sao từ bản chính phải đảm bảo đầy đủ nội dung như: Số thứ tự/ số chứng thực; Ngày, tháng, năm chứng thực; Họ tên của người yêu cầu chứng thực; Tên của bản chính giấy tờ, văn bản; Họ tên, chức danh người ký chứng thực; Số bản sao đã
được chứng thực; Lệ phí/ Phí chứng thực; Ghi chú. Vì vậy, công chức làm công
tác chứng thực phải thực hiện rất nhiều giai đoạn như: đóng dấu chứng thực bản sao, cho số chứng thực, vào sổ chứng thực dẫn đến tình trạng một người yêu cầu chứng thực phải chờ một khoản thời gian khá lâu để nhận được bản sao đã chứng thực và áp lực đối với công tác chứng thực là rất lớn. Hiện nay, có xã chỉ bố trí 01 công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện tất cả nhiệm vụ, gây rất nhiều áp lực cho công chức. Mặt khác, công tác chứng thực là công tác quan trọng, đòi hỏi sự tham mưu nghiệp vụ cao, giấy tờ, văn bản chứng thực ảnh hưởng rất lớn đến giá trị pháp lý, giá trị chứng cứ, chứng minh rất cao. Đồng thời, theo quy định về chứng thực, cán bộ tiếp nhận và trả kết quả về chứng thực phải là công chức Tư pháp – Hộ tịch. Vì vậy, việc bố trí 01 công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện công tác chứng thực là cần thiết, nên việc bố trí 02 công chức Tư pháp – Hộ tịch (01 phụ trách hộ tịch, 01 phụ trách tư pháp) để có sự đầu tư chuyên sâu, 01 công chức phụ trách cả 02 lĩnh vực áp lực rất lớn, chỉ giải quyết được hồ sơ hành chính cho người dân, các mảng công tác tuyên truyền, giải quyết khiếu nại… khó có khả năng thực hiện tốt, không đảm bảo việc tham mưu thực hiện tốt các chức năng của ngành tư pháp, tiềm ẩn nhiều nguy cơ và rủi ro.
Thứ hai, xây dựng Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ tư pháp trong đó có chuyên đề về chứng thực
Theo quy định Luật Hộ tịch và Quyết định số 224/QĐ–BTP ngày 25 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, công chức Tư pháp – Hộ tịch xã phụ trách công tác hộ tịch bắt buộc tham gia Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ hộ tịch. Tuy nhiên, công chức Tư pháp – Hộ tịch phụ trách công tác chứng thực
thì chưa có văn bản pháp lý hay chương trình đào tạo bắt buộc. Việc xây dựng chương trình đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tư pháp, trong đó có chuyên đề chứng thực là vấn đề rất cần thiết nhằm đảm bảo việc áp dụng quy định pháp luật vào thực tế trên cả nước một cách đồng bộ, bởi lẽ việc nhận thức của mỗi người là khác nhau dẫn đến việc vận dụng vào thực tế khác nhau.
Thứ ba, tăng cường tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ và biện pháp phát hiện các loại giấy tờ giả mạo
Tình trạng làm giả, sử dụng giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả đang rất phức tạp, các đối tượng làm giả thường cam kết với người mua, bằng thật, họ chứng minh bằng cách đem các giấy tờ này đến các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nơi mà lựu chọn nhiều nhất là Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi thực hiện