Thứ nhất, ban hành Luật Chứng thực
Trong chương trình tổng kết công tác chứng thực, đánh giá kết quả thực hiện chứng thực từ 2007 đến 2015 của Bộ Tư pháp đã nhận định văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực còn thấp, chưa có sự tương đồng với quy định pháp luật về công chứng (Luật Công chứng được ban hành từ năm 2006). Đồng thời, hội nghị cũng đề ra định hướng cơ bản của Dự án xây dựng Luật Chứng thực nhằm thể chế hóa chủ trưởng, chính sách của Đảng và Nhà nước. Luật hóa hoạt động chứng thực trên cơ sở đánh giá tổng kết hoạt động chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính và tạo thuận lợi nhất cho nhân dân.
Thứ hai, xây dựng cơ chế pháp lý cho phép Chủ tịch Ủy ban nhân dâncấp
xã ủy quyền cho công chức Tư pháp – Hộ tịch trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh được ký chứng thực và đóng dấu Ủy ban nhân dân xã đối với việc chứng
thựcsao y bản chínhcác giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ kýtrong các giấy tờ, văn bản.
Thành phố Hà Nội đã có nhiều kiến nghị về việc đề xuất cho công chức tư pháp xã được ký chứng thực [45], [47], [48]. Đến ngày 29 tháng 3 năm 2021, Chính phủ đã ký ban hành 03 Nghị định, trong đó tại khoản 3 Điều 7 Nghị định
số 32/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Nghị quyết số 97/2019/QH14 ngày 27 tháng 11 năm 2019 của Quốc hội về thì điểm tổ chức mô hình chính quyền đô thị tại thành phố Hà Nội; khoản 3 Điều 18 Nghị định số 33/2021/NĐ-CP ngày 29 tháng 3 năm 2021 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Nghị quyết số 131/2020/QH14 ngày 16 tháng 11 năm 2020 của Quốc hội về tổ chức chính quyền đô thị tại thành phố Hồ Chí Minh và khoản 3 Điều 16 Nghị định số 34/2021/NĐ-CP ngày 29 tháng 3 năm 2021 quy định chi tiết và biện pháp thi hành Nghị quyết số 119/2020/QH14 ngày 19 tháng 6 năm 2020 của Quốc hội về thí điểm tổ chức mô hình chính quyền đô thị và một số cơ chế, chính sách đặc thù phát triển thành phố Đà Nẵng
Chủ tịch phường được ủy quyền cho công chức giữ chức danh Tư pháp - Hộ tịch thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân phường đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật. Công chức Tư pháp - Hộ tịch được ủy quyền phải có kinh nghiệm từ 3 năm công tác trở lên ở lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch.
Đây là một bước tiến trong việc cải cách thẩm quyền về chứng thực. Tuy nhiên, mới dừng lại ở Ủy ban nhân dân phường, trong khi áp lực và số lượng công việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã trên địa bàn huyện Bình Chánh không thua kém Ủy ban nhân dân phường, trình độ và thâm niên công chức Tư pháp - Hộ tịch xã tương đương công chức Tư pháp - Hộ tịch phường. Tác giả kiến nghị việc ủy quyền mở rộng cho phép Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền cho công chức Tư pháp- Hộ tịch cấp xã ký chứng thực.
Thứ ba, chuyển giao thẩm quyền chứng thực tại Ủy ban nhân dân xã, huyện sang tổ chức hành nghề công chứng; đưa việc chuyển giao chứng thực hợp đồng giao dịch vào văn bản pháp luật.
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định Ủy ban nhân dân cấp xã được chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; di chúc; văn bản từ chối nhận di sản; văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản. Tuy nhiên, tại Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện khoản 1 Điều 2 Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND quy định “Chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất (trừ di chúc) từ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn sang tổ chức
hành nghề công chứng”. Như vậy, phạm vi chứng thực hợp đồng giao dịch của
Ủy ban nhân dân cấp xã tại Thành phố Hồ Chí Minh hẹp hơn các tỉnh khác. Ủy ban nhân dân xã được chứng thực di chúc, văn bản từ chối di sản, vụ việc phát sinh không nhiều, trong năm mỗi xã giải quyết từ một đến hai trường hợp, thậm chí không phát sinh. Văn bản kê khai thừa kế, phân chia di sản thừa kế thẩm quyền thuộc về các tổ chức hành nghề công chứng, nên thực tế giải quyết hồ sơ hành chính nhiều Ủy ban nhân dân xã cũng tư vấn người dân liên hệ tổ chức hành nghề công chứng để thực hiện, vừa đảm bảo giá trị pháp lý cả về hình thức và nội dung, vừa thuận lợi cho việc mở thừa kế. Vì vậy, việc chuyển giao toàn bộ việc chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, lập di chúc, văn bản từ chối nhận di sản cho các tổ chức hành nghề công chứng tạo thuận lợi hơn cho người dân.
Việc chuyển giao thẩm quyền công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh theo Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND, văn bản do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành lại có nội dung không phù hợp Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Tuy nhiên, việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực sang tổ chức hành nghề công chứng là một chủ trương về cải cách tư pháp của Chính phủ, hiện nay Thành phố Hồ Chí Minh đang thực hiện tốt và đưa vào nền nếp, người
dân cũng đã nhận thức được thẩm quyền của tổ chức hành nghề công chứng. Vì vậy, nên tiếp tục thực hiện việc chuyển giao chứng thực hợp đồng giao dịch tại Thành phố Hồ Chí Minh, kiến nghị có văn bản pháp lý ngang tầm Nghị định ghi nhận việc này.
- Thứ tư, sửa đổi quy định tại điểm a,b khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
Thẩm quyền chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã điểm a,b khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
Qua thực tế công tác giải quyết hồ sơ hành chính có các Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận hiện nay lại được cấp hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài, do một số đơn vị có chương trình liên kết với các tổ chức đào tạo nước ngoài, thực hiện giảng dạy bằng tiếng nước ngoài, nên khi cấp các chứng chỉ đào tạo lại cấp hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài. Như vậy, về thẩm quyền theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp thuộc về Ủy ban nhân dân xã, nhưng giấy tờ hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài, Ủy ban nhân dân cấp xã phải hướng dẫn người dân liên hệ Phòng Tư pháp huyện chứng thực.
Đối với việc chứng thực chữ ký cho phép Ủy ban nhân dân xã chứng thực trong các giấy tờ văn bản nhưng không quy định thuộc ngôn ngữ nào, vì vậy Ủy ban nhân dân xã được chứng thực chữ ký đối với tất cả ngôn ngữ, tuy nhiên giấy tờ văn bản đó hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài, Ủy ban nhân dân xã khó xác định nội dung “Không được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của
chứng thực khó có thể hiểu được nội dung của giấy tờ, văn bản đó để giải quyết hay từ chối chứng thực, người dân phải tìm người dịch các văn bản rồi mới làm thủ tục chứng thực chữ ký; cơ quan thực hiện chứng thực khi có bản dịch thì mới yên tâm để chứng thực chữ ký đối với các loại văn bản giấy tờ đó. Việc tìm được người dịch tại các xã rất khó khăn, thông thường Phòng Tư pháp quận huyện có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật, vì vậy, để thuận lợi cho người dân việc chứng thực chữ ký đối với các giấy tờ bằng nước ngoài do Phòng Tư pháp thực hiện. Từ thực tế, kiến nghị Chính phủ đánh giá điều chỉnh thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã tại điểm a, b khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP theo hướng loại trừ việc chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.
Thứ năm, kịp thời hướng dẫn thi hành Nghị định số 82/2020/NĐ – CP ngày 15 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã (Nghị định số 82/2020/NĐ – CP)
Nghị định số 82/2020/NĐ –CP có hiệu lực thi hành ngày 01 tháng 9 năm 2020. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều vấn đề rất khó áp dụng và thi hành, trong thực tế, Điều 34 quy định chủ yếu hai nhóm hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký gồm hành vi vi phạm của người yêu cầu chứng thực tại khoản 1 Điều 34 và nhóm hành vi liên quan nghiệp vụ của người thực hiện chứng thực quy định tại khoản 2,3,4 Điều 34, chiếm số lượng lớn; khoản 5,6,7 Điều 34 được đặt ra nhằm ràng buộc trách nhiệm của Công chứng viên khi thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, đến nay vẫn chưa có công chứng viên nào bị nhắc nhở hay xử phạt về các hành vi trên. Vấn đề đặt ra là việc phát hiện các hành vi như: Ghi lời chứng không đúng mẫu theo quy định của pháp luật; Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà
không ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu theo đúng quy định; không ghi lời chứng vào trang cuối của bản sao giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên; không đóng dấu giáp lai đối với bản sao giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực đã ký có từ 02 tờ trở lên… thời điểm vi vi phạm xác định khi nào? là thời điểm phát hiện vi phạm hay thời điểm thực hiện hành vi chứng thực sai quy định. Mặt khác, theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ và Thông tư số 01/2020/TT-BTP, công chức Tư pháp – Hộ tịch phụ trách việc chứng thực và kiểm tra chữ ký người yêu cầu chứng thực, vậy khi lập biên bản vi phạm và xử phạt vi phạm hành chính thì người vi phạm là công chức Tư pháp – Hộ tịch hay Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, người ký chứng thực để việc chứng thực có giá trị pháp lý.
Đối với một số xã, thị trấn không phân công hoặc không đủ nhân sự để phân công phụ trách công tác chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả mà phân công cán bộ hợp đồng, cán bộ không chuyên trách tiếp nhận, đây có thể xem như là chứng thực không đúng quy định, là hành vi vi phạm quản lý về chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ không là công chức Tư pháp – Hộ tịch theo quy định tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP, Nghị định số 82/2020/NĐ – CP chưa quy định vấn đề này, kiến nghị, sớm có văn bản hướng dẫn thực hiện Nghị định số 82/2020/NĐ – CP để đảm bảo việc thi hành pháp luật trong thực tế.
Thứ sáu, kiến nghị quy định cho phép các cơ quan có thẩm quyền chứng thực tiếp giữ lại 20% lệ phí chứng thực
Số lượng người dân thực hiện thủ tục chứng thực các xã rất lớn, cao điểm Ủy ban nhân dân xã, thị trấn phải phân công 01 lãnh đạo và bố trí ít nhất 02 nhân sự để thực hiện (có xã bố trí tới 04 nhân sự) mới có thể đảm bảo việc chứng thực bản sao theo yêu cầu của người dân. Nghị định số 34/2019/NĐ-CP quy định về số lượng, cán bộ, công chức, cán bộ không chuyên trách xã đang theo hướng tinh giảm cùng với việc Ủy ban nhân dân cấp xã phải tự chủ tài chính,
không còn nguồn kinh phí thuê mướn lao động. Vì vậy, để bổ sung nhân sự hỗ trợ công tác chứng thực, kiến nghị, Bộ Tài chính quy định cơ quan có thẩm quyền chứng thực được giữ lại 20% lệ phí chứng thực để thuê mướn lao động, hỗ trợ công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện các khâu đóng dấu chứng thực, nhập liệu hồ sơ, trình ký…giảm áp lực công việc cho công chức Tư pháp – Hộ tịch xã.
Thứ bảy, quy định thời hạn lưu trữ và giá trị văn bản, giấy tờ chứng thực bản sao từ bản chính là 02 năm
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không quy định việc lưu trữ chứng thực bản sao từ bản chính. Thực tế phát sinh trường hợp bản sao đã được chứng thực nhưng người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối, sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực do không lưu trữ bản sao, không có cơ sở để đối chiếu xử phạt theo Điều 35 Nghị định số 82/2020/NĐ – CP. Đặc biệt, việc nhận biết giấy tờ giả hiện nay cũng rất khó khăn do việc làm giả rất tinh vi, khó phát hiện nhất là trong thời đại công nghệ thông tin.
Thời hạn sử dụng của bản sao có chứng thực hiện nay chưa có quy định cụ thể, đa phần các công ty, xí nghiệp tự “quy ước” với nhau là 06 tháng, nhất là một số công ty thực hiện nhiều dự án, tham gia đấu thầu nhiều công trình, việc sao y chứng thực là rất lớn, thậm chí còn có một bộ phận phụ trách lưu trữ hồ sơ chứng minh năng lực công ty và phụ trách liên hệ Ủy ban nhân dân xã nơi đóng trụ sở và Phòng Tư pháp Huyện để thực hiện việc chứng thực sao y bản chính. Quy định thời hạn sử dụng tiết kiệm chi phí cho người dân, vừa giảm áp lực cho cơ quan thực hiện chứng thực.
Để đồng bộ việc lưu trữ và thời hạn sử dụng bản sao chứng thực từ bản chính, kiến nghị bổ sung quy định thời hạn lưu trữ và giá trị văn bản, giấy tờ chứng thực bản sao từ bản chính là 02 năm vào Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.